Перечень условий успешного проведения совещаний
Подготовка совещания
1. Необходимость проведения совещания ясна.
2. Обеспечено присутствие нужных участников.
3. Помещение для совещания зарезервировано.
4. Нужные материалы подготовлены и доступны участникам.
5. Приглашения на совещание разосланы вовремя.
6. В тексте приглашения указаны:
♦ цель совещания;
♦ повестка дня;
♦ место проведения совещания;
♦ время начала и окончания совещания;
♦ подготовка, которую должны провести участники.
Председатель
1. Проводит совещание.
2. Следит за соблюдением регламента.
3. Побуждает участников к обсуждению.
4. Предоставляет слово участникам.
5. Препятствует отклонениям от темы обсуждения.
6. Подводит итоги совещания.
7. Обеспечивает принятие решения (кто? что? когда?).
Секретарь
1. Ведет протокол.
2. Фиксирует, кто, что и когда должен сделать в соответствии с принятыми решениями.
3. Распространяет копии протокола среди участников совещания.
Участники совещания
1. Приходят на совещание вовремя.
2. Выслушивают и стараются понять других участников.
3. Не прерывают выступающих.
4. Способствуют установлению открытой творческой атмосферы.
5. Выступают ясно, по-деловому и по существу.
6. Участвуют в распределении документации.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Причины потерь времени
I
Потери времени на совещаниях
♦ Неясна тема совещания.
♦ Неверный состав участников.
♦ Слишком много совещаний.
♦ Нет повестки дня.
♦ Плохо составлен или отсутствует протокол.
♦ Бесполезные беседы и дискуссии.
♦ Нет обратной связи.
♦ Не принимаются решения.
♦ Слабость или отсутствие учета.
♦ Плохой председатель.
♦ Совещание не начинается вовремя.
♦ Слишком много помех со стороны.
♦ Отклонения от повестки дня.
♦ Затягивается окончание.
♦ Затягивается обсуждение.
♦ Отсутствие регламента.
♦ Председатель плохо подготовился к совещанию.
♦ Участники плохо подготовились к совещанию.
♦ Совещание плохо структурировано.
♦ Пассивность или отсутствие обсуждения.
♦ Слишком большое расстояние и долгий путь до места проведения совещания.
Потери времени от телефонных разговоров
♦ Разговоры мешают окружающим.
♦ Беспорядочные разговоры.
♦ Стремление охватить слишком много вопросов.
♦ Неумение кратко излагать свои мысли.
♦ Неправильно выбранное время.
♦ Отсутствие приоритетов.
♦ Слабая работа секретаря.
Неумение распределить обязанности между подчиненными
♦ Ненадежность (т. е. боязнь ошибок исполнителей).
♦ Недоверие к другим.
♦ Чрезмерный контроль.
♦ Нечеткие директивы или отсутствие их.
♦ Возложение формальной ответственности без передачи соответствующих полномочий.
♦ Опасения, что коллеги могут выполнить работу лучше, чем вы.
♦ Вы предпочитаете сделать, а не распорядиться.
♦ Перегруженность сотрудников.
Нерешительность руководителя
♦ Дублирование функций.
♦ Неоднозначность распоряжений.
♦ Отсутствие самодисциплины.
♦ Непродуманные действия.
♦ Отсутствие описания функций.
♦ Неясность приоритетов.
Слабое взаимодействие с коллегами
♦ Недостаток понимания того, что коллеги нуждаются в информации.
♦ Языковые проблемы.
♦ Использование плохих источников информации.
♦ Нерациональное распределение времени.
♦ Неприятие новых идей.
♦ Затягивание ответов.
♦ Переизбыток информации.
♦ Переизбыток связей.
♦ Неясность связей.
♦ Плохое управление информацией.
♦ Плохое управление связями.
♦ Ненужная информация.
♦ Неуместная информация.
♦ Неполная информация.
Недостатки процесса принятия решений
♦ Нерешительностьмедлительность.
♦ Недоверчивость.
♦ Боязнь последствий ошибок.
♦ Нереальные сроки.
♦ Откладывание неприятных и сложных дел.
♦ Игнорирование последствий принимаемых решений.
♦ Слабость (стратегических) представлений.
♦ Слабое понимание задач, стоящих перед подразделением.
♦ Туманность целей.