Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем РМНП
Эффективный домашний офис предоставляет благоприятные условия для формирования, хранения и поиска информации, необходимой для успешной работы (рис. 8. 3). Ниже перечислены условия эффективной работы в таком офисе.
1. Соответствующее рабочее пространство. Это обязательное условие. Нельзя работать в столовой или за кухонным столом. В небольшой квартире рабочее место может быть расположено в огороженном пространстве, например за ширмами. Домашний офис может занимать и часть комнаты в небольшом доме. А в большом доме, разумеется, под него можно отвести отдельную комнату.
Предостережение. В литературе встречается утверждение, что рабочее пространство домашнего офиса может быть расположено в нише холла. Если это возможно, остерегайтесь выбирать место, находящееся на проходе. Мы на собственном опыте убедились в том, как важно иметь возможность не отвлекаться и сосредоточиться при работе с информацией. Хождение членов семьи, даже собаки, создает ненужные помехи для работы.
2. Нужна высококачественная мебель. Это не значит, что вы должны потратить уйму денег. Нужно купить мебель, предназначенную для работы дома, новую или подержанную, но хорошего качества. Почти в каждом городе есть магазины, продающие подержанную офисную мебель, которую распродали офисы, модернизировавшие свое оборудование или прекратившие существование. Покупайте качественные вещи. Помните, что ящики для бумаг вам придется открывать и закрывать тысячи раз в течение года и вам совсем не нужно, чтобы они начали разваливаться.
3. Купите себе удобное кресло. Складной стул или стул из столовой не годится для повседневной работы в домашнем офисе. Если вы не можете себе позволить ничего больше, купите отличное рабочее кресло. Поскольку вам придется проводить в нем много времени, это значительно повысит эффективность вашей работы.
4. Освещение, блики и отсвечивание. Это играет важную роль в формировании обстановки в офисе. Вы должны не пожалеть времени на принятие решений, касающихся расположения источников света в вашем домашнем офисе, чтобы добиться нужной освещенности на рабочем месте и тем самым снизить утомляемость во время работы.
5. Звуки могут отвлекать от работы или, напротив, помогать сконцентрироваться. Все мы по-разному реагируем на звук, и эти различия необходимо учитывать при принятии решений, касающихся домашнего офиса. Помогает ли вам музыкальный фон сконцентрироваться? Как реагируете вы или ваши клиенты на собачий лай или болтовню детей, играющих на площадке за домом?
6. Температура в помещении. Любой фактор, влияющий на комфортность помещения, оказывает воздействие и на продуктивность работы. Поэтому нужно обратить внимание на доступ солнечных лучей в помещение, систему отопления и кондиционирования, близость рабочего места к окнам и наличие сквозняков.
7. Планирование рабочего времени. Офис там, где вы. Поэтому вы должны уметь сосредоточиться на работе и вести себя по-деловому. Мне кажется, что лучше установить определенные часы для работы. Все мои домочадцы знают часы моей работы и, хотя я работаю в соседней комнате, мне в это время не мешают и не отвлекают от дела без веских причин.
Если мне хочется заняться семейными делами во время работы, я стараюсь распределить время так, как если бы я работал в офисе компании. Я анализирую, что мне предстоит сделать, отслеживаю ход работ по календарю, обедаю в одно и то же время и ежедневно делаю пробежки по утрам перед работой, независимо от того, насколько тяжелым будет день. Я убежден, что мне удается успешно выполнять свою работу, уделять внимание семье и заканчивать работу вовремя благодаря тому, что я всегда придерживаюсь своих планов и графиков работы.
8. Необходимая помощь. Работая на РМНП в домашних условиях, нужно выявить все возможности получить необходимую помощь в работе или отремонтировать разные вещи. У меня есть список под названием «Помощь и ремонт», в котором по темам записаны телефонные номера всех людей и организаций, к которым я могу обратиться по этим вопросам. У меня есть консультант по компьютеру, который может в случае необходимости проконсультировать меня по телефону или прийти ко мне домой и починить компьютер или привести в порядок программное обеспечение. У меня есть свой постоянный мастер по ремонту принтера, который приезжает по вызову менее чем через два часа после звонка.
В моем списке есть номера телефонов пунктов помощи, связанной со всем моим программным обеспечением и всеми электронными средствами. Если вы работаете в обычном офисе компании, вам также нужно иметь номера телефонов всех пунктов помощи, имеющихся в вашей организации.
9. Работа на дому и проблема одиночества. Работая дома, человек не должен оставаться в одиночестве. Я часто устраиваю встречи за обедом и приглашаю людей в свой домашний офис.
К тому же при наличии РМНП домашний офис отнюдь не всегда свидетельствует об отсутствии корпоративного офиса. Планируйте проводить часть рабочей недели в общем офисе. Оптимальное соотношение времени, проведенного в домашнем офисе, и времени, проведенного в офисе компании, — 4к1; по меньшей мере один день в неделю работайте в общем офисе. По утверждениям наших клиентов, лучше варьировать дни недели, отведенные для посещения корпоративного офиса.
РМНП в мобильном офисе
1. Клиент, автомашина, гостиница или аэропорт. Офис там, где вы, и работа — это то, что вы делаете независимо от того, где находится ваше РМНП. Я много путешествовал по миру, помогая разным подразделениям Института технологии бизнеса, и считаю, что эффективное планирование объясняет, почему мне удается иметь все, что нужно, независимо от того, где я нахожусь и что делаю.
Перед каждым путешествием, мероприятием или встречей расписывайте время в вашем календаре, чтобы спланировать в деталях, куда вы направитесь и что вам понадобится для успешного завершения ваших дел. Планируйте все сразу! Это придаст вам уверенность, столь необходимую для достижения успеха в мире бизнеса.
2. Необходимые принадлежности и поддержка. Помните список «Помощь и ремонт», о котором я говорил в предыдущем разделе, когда речь шла о работе в домашних условиях? Я держу этот список в компьютере и ношу с собой постоянно, так что в любой момент, когда мне это понадобится, могу обратиться за поддержкой в нужную службу.
Я считаю также полезным всегда иметь в своем портфеле небольшое количество канцелярских принадлежностей, рекламные проспекты вашей компании, визитные карточки, почтовые марки. В любой момент может возникнуть необходимость послать благодарственную записку или брошюру кому-нибудь из тех, с, кем вы виделись или разговаривали.
3. Все делать вовремя. Те из нас, кому приходится часто разъезжать, должны так рассчитывать свое время, чтобы оказаться вовремя в офисе компании или в своем домашнем офисе и выполнить работу, связанную с этими разъездами. Известно, что каждая встреча, продолжающаяся час, требует два часа дополнительной работы. Часть этой работы связана с подготовкой встречи, остальная — с действиями и задачами, которые возникают в результате встречи. Во время разъездов я начинаю уточнять свой график и то время, когда я вернусь в офис. Это планирование на ходу позволяет мне выполнить договоренности с клиентами и коллегами.
Вниманию пользователей портативными компьютерами — предупреждение
Если вы используете ноутбук, необходимо создавать резервную копию содержащейся в нем информации хотя бы раз в неделю — во что бы то ни стало. Выберите день и час, когда вы это будете делать. Я делаю это еженедельно по пятницам, и это стало элементом моего режима работы. Отмечайте это в своем календаре и не упускайте из виду. Никаких исключений! Вы не можете позволить себе риск утери информации!
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
1. Определите тип РМНП, пригодных для вас и вашей организации.
2. Прочтите великолепное пособие по вопросу принятия решений: книгу д-ра Франклина Бекера и Фрица Стила «Модель рабочего места».
3. Досконально разберитесь в тех особенностях вашего рабочего места, из-за которых возможна потеря информации, важной для вашей организации.
4. Проанализируйте процесс организации информации и осуществите необходимые изменения, чтобы уменьшить потери времени на поиск нужной информации.
5. Пользователи ноутбуков должны установить эффективный порядок копирования информации, чтобы всегда можно было восстановить утерянные файлы. Решите, как часто вы должны обновлять информацию в вашем компьютере, какой автономный или сетевой процесс хранения информации вы будете использовать и как часто следует производить , резервное копирование. Последнее должно осуществляться не реже раза в неделю.
6. Уменьшение объема бумаг требует планирования. Определите задачи и организуйте обучение по рационализации применения бумаги. Обеспечьте себе внешнюю и внутреннюю поддержку.
7. Существует множество поставщиков мебели с широким диапазоном цен. Займитесь поисками поставщика, который, по вашему мнению, разбирается в различных вариантах РМНП и способен составить ясное представление о стоящих перед вами задачах. С этими людьми вам придется провести больше времени, чем хотелось бы. Убедитесь в том, что им можно полностью доверять и с ними стоит сотрудничать.
8. Существует множество фирм, занимающихся проектированием офисов, работающих в широком диапазоне цен за предоставляемые услуги. Поищите фирму, которая разбирается в различных вариантах РМНП и способна составить ясное представление о стоящих перед вами задачах.
9. Внимательно изучите предложенные вам планы, чтобы убедиться в правильном соотношении между формой и функциональными характеристиками. Опросите людей, которым предстоит работать в офисе, и проанализируйте их оценки предлагаемых проектных предложений.
10. Привлеките руководство. Добейтесь действенной поддержки и участия в процессе осуществления изменения всего персонала сверху донизу.
11. Согласуйте пожелания служащих и задачи корпорации. Отслеживайте потребности служащих и держите их в курсе разработок, касающихся РМНП.
12. В любом деле, большом и малом, нужно быть одинаково на высоте. Обеспечьте подготовку персонала, работу с ним при переходе к использованию РМНП и по окончании их освоения, чтобы убедиться в том, что этот процесс окончательно завершен.
13. Организуйте свою информацию на бумажных и электронных носителях таким образом, чтобы можно было легко найти любой документ (см. вторую главу).
14. Если вы работаете преимущественно дома, планируйте свое рабочее время и уведомляйте об этом членов своей семьи, друзей и коллег.
15. Планируйте и записывайте в своем календаре, когда вы собираетесь работать в офисе своей организации.
16. Работа в домашнем офисе требует создания условий, обеспечивающих эффективное выполнение работы. Если вы намерены работать дома, оцените пригодность помещения и его оборудования, а также распорядок в семье, недостатки этой обстановки и меры для создания условий, обеспечивающих возможность продуктивно работать.
17. Продумывайте предстоящие встречи и командировки, распределяйте время, чтобы эффективно спланировать их.
ГЛАВА ДЕВЯТАЯ
Займитесь обеспечением сейчас же!
Крышу надо ремонтировать, когда светит солнце.
Джон Ф. Кеннеди
Обзор девятой главы
В этой главе речь пойдет о том, что:
• работу можно считать законченной после того, как все, чем вы пользовались при ее выполнении, помещено на прежнее место в состоянии лучшем, чем до начала работы;
• чем меньше вещей, тем меньше хлопот;
• хорошее обеспечение работы сегодня облегчает ее выполнение завтра;
• на каждую неделю вы должны планировать дополнительные мероприятия, направленные на улучшение условий вашей работы.
Мой коллега однажды рассказал мне о молодом человеке, которому родители, когда ему исполнилось 18 лет, в ознаменование окончания школы и поступления на первую службу подарили новый автомобиль. Молодой человек взял за правило каждую неделю мыть его, но никогда не менял масло в двигателе. Естественно, вскоре двигатель застучал и заклинил. В результате из-за невыполнения простейшей операции машина очень быстро пришла в негодность.
Помимо потери денег меня поразила нелепость ситуации и то, что ее могло и не быть. Этот паренек нарушил важнейшее правило ухода за автомобилем, проигнорировав операцию, выполнение которой обеспечило бы нормальную эксплуатацию на многие годы.
Услышав об этой истории, я подумал, что родители этого молодого человека, по всей вероятности, никогда не говорили ему о важности смены масла в двигателе. Впрочем, возможно, они предполагали, что он знал об этом и регулярно менял масло. Им просто не приходило в голову, что он мог не выполнять столь важную операцию по уходу за автомобилем.
Как правило, люди имеют весьма смутное представление о необходимости обеспечения своей административной деятельности. Руководители, объясняя свою бездеятельность, ссылаются на то, что они «полагали», что люди владеют вопросом, потому что «они профессионалы». Если им вообще приходит это в голову, они надеются, что данной проблемой кто-то все-таки занимается, и не требуют ее исполнения от своих подчиненных.
Мы знаем, к чему привела беспечность молодого человека. Последствия аналогичного отношения к организации обеспечения вашей работы и работы ваших подчиненных могут оказаться гораздо худшими, чем поломка двигателя.
Энтропия
Энтропия может быть определена как степень неупорядоченности, приводящая к разрушению любой системы. В физике это понятие положено в основу второго закона термодинамики. Этот закон гласит, что системы эволюционируют от состояния упорядоченности к состоянию неупорядоченности и с ростом не-упорядоченности растет сложность системы. Хотите упростить себе жизнь? Внесите упорядоченность в свою каждодневную работу!
Если вы надеетесь и стремитесь работать в условиях упорядоченности, то должны помнить, что вокруг вас преобладает естественная тенденция к нарушению порядка и вы должны работать над поддержанием этого порядка.
Попробуйте забросить на время свой сад, и вы очень скоро столкнетесь с эффектом энтропии.
Надеюсь, что в результате ознакомления с этой книгой и применения программы ОПД в вашей работе многое изменилось. Наверное, ваш стол стал чище, файлы с информацией организованы лучше, а вещи находятся на своих местах. Вы систематизировали свою работу. Но можете быть уверены, что, по закону возрастания энтропии, любая система, которую вы создали, будет стремиться к саморазрушению, если вы не будете постоянно работать над поддержанием в ней порядка.
Вывод? Поддержание порядка в системе должно стать составной частью вашей работы.