Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП
На основе нашего десятилетнего опыта работы с сотнями организаций и тысячами людей, которые переходили на использование РМНП, мы разработали следующий перечень основных условий, помогающих успешному осуществлению этого процесса и определяющих роль руководства в нем.
1. Руководство должно словом и делом принимать непосредственное участие в этом процессе и следить за ним.
2. Необходимо выделить время на предварительный инструктаж и обучение как отдельных работников, так и коллективов в целом.
3. Недопустимо привлечение к текущим делам персонала, занятого освоением учебных программ по переходу к РМНП. Руководство на всех уровнях должно осознавать важность обучения и во время его прохождения не давать этому персоналу других поручений.
4. Высшее руководство должно при необходимости предоставлять возможность среднему и нижнему звену руководителей принимать участие во всех учебных программах, связанных с освоением РМНП.
5. Руководители всех уровней должны предоставить персоналу стопроцентную возможность участвовать в процессе обучения использованию новых рабочих мест.
Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП
Чтобы работать на РМНП эффективно и продуктивно, каждый служащий должен быть обеспечен необходимым оборудованием. В большинстве случаев это: персональный или портативный компьютер, zip-диски и дисководы, jazz-диски и дисководы, лазерный или струйный принтер, факс или модем, телефон и ксерокс. Такое оборудование, как правило, в офисах имеется. Переход к рабочему месту нового поколения в большинстве случаев требует значительного обновления и повышения качества или производительности этих видов оборудования для лучшего удовлетворения потребностей служащих в новых условиях работы. Однако последним словом технологии является сканер, поистине обеспечивающий переход офисов к «продуманно бумажной» технологии.
Очень часто от людей, с которыми нам приходится сталкиваться, приходится слышать: «Я должен хранить этот документ (или эту информацию) в моих папках, потому что он не занесен в компьютер». Тогда мы задаем вопрос, есть ли у этого человека доступ к сканеру, и часто получаем ответ: «Нет», «Мы как раз собираемся приобрести его» или «Есть один в соседнем отделе».
Сканер — это важнейший компонент решения проблемы бумажногобезбумажного делопроизводства. С его помощью любая информация, будь то машинописные тексты, рисунки, журнальные статьи или рукописные заметки, может быть переведена в электронный формат.
Мы убеждаем организации и отдельных людей, стремящихся использовать электронное оборудование, сделать использование сканера составной частью своего рабочего процесса. За последние несколько лет сканеры прошли большой путь развития. Однако часть производителей должна еще много и серьезно поработать, чтобы сделать пользование сканером столь же простым, как и пользование принтером. Мы уверены, что эти производители, такие как наш клиент компания Hewlett-Packard, учитывают потребности и усердно работают над созданием сканеров, использование которых не представляло бы затруднений для пользователей и позволяло бы выполнить работу быстрее и качественнее.
Очень важно помнить, что при работе со сканируемыми документами так же, как и при работе с остальными электронными документами, важнейшей проблемой остается организация и хранение их таким образом, чтобы при необходимости их было легко найти.