Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
Как руководителю, вам, возможно, приходится иметь дело с несколькими нижестоящими уровнями управления, отделяющими вас от непосредственных исполнителей работ. Это может создать серьезные проблемы. Решение их следует искать на пути применения достижений электроники. Одним из способов реализации управления, приближенного к исполнителю, является применение электронной техники. Если вы не можете часто посещать своих сотрудников на их рабочих местах, электроника придет вам на помощь.
Электронная почта является одним из таких средств. Предоставление служащим всех уровней возможности делиться как проблемами, так и предложениями, касающимися их решения, способствует улучшению процессов коммуникации. Ваше периодическое физическое присутствие на рабочих местах сделает контакты с помощью электронной почты еще более эффективными.
В малом бизнесе осуществление прямой связи через сеть персональных компьютеров на основе использования имеющегося программного обеспечения не связано с большими затратами. Программное обеспечение Lotus Notes легко приспособить для нужд вашего бизнеса. Доступ к необходимым базам данных может быть обеспечен в любой географической зоне через телефонную сеть. Любой сотрудник организации получает возможность участвовать в разрешении важных вопросов и проблем, поставленных вами или кем-то другим. Большинство телефонных компаний предоставляет услуги электронной почты, и, имея персональные компьютеры и модем, вы можете общаться с сотрудниками.
Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
Управление, приближенное к исполнителю, предполагает выполнение в одном и том же месте управленческих функций и работы с персоналом. Но, как известно, современная индустрия стремится к возможно более тесному приближению персонала к клиенту. Для работников торговли и сервиса это обычно означает пребывание вне офиса в контакте с клиентами. Многие ведут работу из дома, по крайней мере, часть времени. Модель альтернативного офиса (нестандартный дизайн офиса, при котором у персонала нет постоянных рабочих мест или столов) затрудняет выяснение вопроса, где находится работник в данное время. Что должен в этих условиях делать руководитель, решающий вопросы на месте? Больше работать! При работе в таких условиях еще большее значение приобретает посещение сотрудников во время их работы, где бы они ни находились.
За многие годы Институт технологии бизнеса разработал специальный вариант программы ОПД для компаний, занимающихся продажами (в некоторых случаях с удаленными от офиса представителями), в рамках которого мы посещали сотрудников-надомников и помогали организовать их домашние офисы. Основной целью этой очень популярной программы является выяснение, насколько полезно иметь сотрудников вне компании (не вне штата компании, а вне ее территории), и ознакомление с условиями их работы. В ходе этих посещений люди, не являющиеся сотрудниками компании, глядя со стороны, не только помогают лучше организовать взаимодействие с офисом и установить наиболее благоприятный и продуктивный режим работы, но с их помощью также удается быстро и эффективно устранить все, что мешает работе. Роль консультанта программы ОПД, по сути, похожа на роль руководителя, осуществляющего управление в ходе посещения рабочих мест.
Хороший менеджер стремится принять участие в торговых операциях, выполняемых его сотрудниками, наблюдая при этом за компетентностью продавца и организацией процесса продажи. Речь может идти, например, о том, в каком состоянии у работника его автомобиль или насколько легко или трудно связаться с файловым сервером компании и воспользоваться электронной почтой.
Из-за того что теперь очень многие сотрудники мобильны, они оказываются за пределами той сферы, где разрабатывается текущая стратегия и определяются стоящие перед компанией задачи (или выявляются изменения в стратегии и постановке задач). Руководитель, решающий вопросы на месте, должен стараться держать этих сотрудников в курсе новостей, касающихся изменений в стратегии компании.
Такие технические средства, как мобильные телефоны, дистанционный доступ к электронной почте, пейджеры и т. п. , играют важную роль в современном бизнесе. Однако иметь и использовать их — это лишь начало. Есть качественное различие при обсуждении важных проблем между телеконференцией и живой беседой, в ходе которой вы видите глаза человека, сидящего напротив. Эти технические средства не заменят личное общение, когда вы хотите выяснить, как люди выполняют свою работу, хотя можно надеяться, что в ближайшем будущем организация видеоконференций и видеотелефон облегчат решение и этой задачи.
Помните, что, как руководитель, наиболее полную информацию вы можете получить только там, где работают непосредственные исполнители работ.