Метод календарного контроля
В пятой главе обсуждалось значение метода календарного контроля при выполнении работы. При контакте с исполнителем на его рабочем месте этот метод становится частью вашего рабочего процесса. Общение с сотрудниками на местах — это чудесная возможность контролировать ход исполнения работ.
Выдача заданий подчиненным
Когда я обсуждаю с руководителями их ошибки при выдаче заданий подчиненным, очень часто от них приходится слышать сетования на то, как заняты их люди и как велики будут испытываемые ими перегрузки, если перед ними поставить дополнительные задачи. Это впечатление нередко обусловлено видом заполненного бумагами стола или разговорами о том, как часто сотрудник или сотрудница задерживается в конце рабочего дня. Управление на рабочем месте даст вам более ясное представление о степени загруженности ваших сотрудников. Более того, вы увидите, что задания можно распределить иначе. Мой опыт подтверждает, что когда руководитель вникает в подробности выполнения операций на рабочих местах, он начинает гораздо рациональнее распределять работы и давать задания подчиненным.
Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
Руководитель, решающий вопросы на месте, обеспечивает предоставление ресурсов, стимулирование, обучение и инструктаж сотрудников, необходимые для выполнения ими своей работы возможно более эффективными и продуктивными методами. Он добивается этого в ходе постоянных личных контактов с непосредственными исполнителями, посещая их рабочие места.
Концентрируйте внимание на рабочем процессе
Для эффективной работы руководителю, решающему вопросы на месте, прежде всего нужно сконцентрировать свое внимание на рабочем процессе. Мой опыт показывает, что руководители, как правило, в достаточной мере воздействуют на персонал, заставляя его много работать, но это воздействие редко касается того, как надо выполнять работу.
Если вы поможете своим сотрудникам разобраться в процессе работы, у вас появятся основания надеяться, что они продолжат совершенствование рабочего процесса и им станет легче работать. Это позволит им решить самые важные задачи и в то же время повысит качество результатов их труда.
Вот на что вы должны обратить особое внимание. Насколько хорошо организованы люди? Обеспечены ли они информацией, необходимой для них и для окружающих, и насколько она доступна? Есть ли у них нужные для работы инструменты и в исправном ли они состоянии? Насколько рационален режим их работы? Планируют ли они свою работу? Не откладывают ли выполнение работы со дня на день? Хорошо ли представляют себе, насколько их труд вписывается в общую схему производства?
Лучше всего осуществлять изменения последовательно и постепенно. Руководитель, решающий вопросы на месте, не станет перегружать персонал слишком большим числом изменений сразу. Обычно вполне достаточно поставить перед сотрудниками несложные задачи и контролировать своевременность их решения. Имейте в виду, что, после того как вы обещали помочь сотруднику в решении стоящей перед ним задачи и не сделали этого, вам будет очень трудно смотреть ему в глаза. Как быть? Срочно выполнить обещание. Взяться за решение проблемы. И пока она решается, поддерживать контакты с персоналом, доводя до его сведения, что вы стараетесь сделать все возможное, и разъясняя, что стоит на вашем пути.