Групповое программное обеспечение
Групповое программное обеспечение — это программные средства, предназначенные для поддержки коллективной работы и совершенствующие:
• связь с коллегами и другими организациями;
• связь между рабочими группами;
• координацию процессов и заданий в бизнесе;
• получение данных и обмен информацией;
• отслеживание и контроль за выполнением многих тем, проектов и задач.
Групповое программное обеспечение связано со многими аспектами программы ОПД, включая хранение документации, организационные проблемы, использование электронной почты, календарные системы, планирование отдельных работ и повседневной деятельности. Lotus Notes является наиболее распространенным примером, хотя есть много других аналогичных более простых средств. Подробное описание использования группового программного обеспечения см. в моей книге «The High-Tech Personal Efficiency Program» («Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности») (John Wiley & Sons, 1997).
Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
Распределение обязанностей в значительной степени определяет эффективность вашей работы как начальника, менеджера или инспектора. Качество работы также зависит от вашей способности правильно распределить обязанности между сотрудниками и четко разъяснить каждому суть стоящих перед ним задач. Рациональное разделение полномочий обеспечивает эффективное выполнение и своевременное завершение работ. При правильном распределении обязанностей значительно повышается продуктивность работы.
Чем быстрее в ходе планирования процесса выполнения работ вы обнаружите перегрузки (свои или кого-то еще), тем большего эффекта вы добьетесь после корректировки распределения заданий. Вы не должны надеяться на то, что справитесь со всеми работами самостоятельно.
Вы можете потерять массу времени, стараясь преуспеть в том, в чем вы не очень сильны. Правильное возложение обязанностей на нужных людей, обладающих соответствующей квалификацией, является важнейшим показателем уровня квалификации руководителя. Распределяя обязанности, вы поручаете другому человеку решение задачи и даете ему определенные полномочия, даже если вы не перелагаете на него свою личную ответственность за результат, которая, впрочем, в любом случае с вас не снимается.
Одной из лучших работ, касающихся распределения обязанностей и постановки задач исполнителям, является книга Джеймса Дженкса и Джона Келли «Don't Do. Delegate! » («He делай сам. Поручи другому! ») (Ballantine Books, 1985). Следующие два перечня, позаимствованные из этого и других источников, дают примеры эффективного и неэффективного распределения обязанностей.
Есть и более важная причина для совершенствования процесса выдачи заданий исполнителям. Умение использовать поддержку других — важнейшее условие достижения широкомасштабного успеха и в личной жизни, и в работе. Только готовность принять поддержку может повысить продуктивность вашей работы. Способности, знания и время каждого человека ограничены. Правильная постановка задачи и рациональный выбор исполнителей является одним из важнейших условий повышения продуктивности работы.
Исключения из правила
Отслеживание того, что делают другие, может оказаться довольно хлопотным делом. С другой стороны, отсутствие контроля за работой подчиненных может привести к плачевным результатам. Процесс распределения работ между подчиненными влияет на результат вашей работы. Эффективное распределение работ многократно повышает ваши шансы на успех. Не возлагайте работу на того, кто с ней не справится. Поручите ее комунибудь другому или поищите другие пути ее выполнения.
Я придерживаюсь одного старого правила. Если речь идет о выполнении какой-то ответственной работы, поручайте ее занятому человеку. Бездействующий человек часто продолжает бездействовать и после получения задания. Занятые люди, если они действуют эффективно, заняты оттого, что они привыкли постоянно работать, и таким людям не страшно поручить ответственное дело.