Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
Хотя я обычно рекомендую использовать компьютеризированные календарные системы, кое-кому может показаться, что они не всегда подходят для их нужд. Например, с портативным компьютером не совсем удобно пойти к знакомым на обед. Многие успешно сочетают использование бумажных и электронных систем запоминания, ориентируясь на положительные стороны каждой из них. Большинство программ управления информацией позволяет получать распечатку вашего календаря практически любого размера. Собираясь на встречу, вы можете взять ее с собой.
Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
После недавнего успеха Pilot PDA уже не осталось сомнений в том, что малые средства организации труда окончательно завоевали сферу бизнеса. Pilot решил множество проблем, стоящих перед портативными средствами, и, в зависимости от модели, теперь может:
• совмещаться с вашим портативным или настольным компьютером (запускать программное обеспечение популярной системы управления информацией PIM);
• легко передавать находящуюся в нем информацию в ваш настольный компьютер;
• служить полноценным средством для доступа к файлам вашего персонального компьютера;
• исполнять роль средства связи, подсоединяясь с помощью модема к компьютерной сети вашей компании или к Интернету, пересылая и получая сообщения по электронной почте или факсу, а также голосовую почту.
Теперь имеются электронные средства настолько компактные, что их можно носить в кармане или кошельке, и при этом такие мощные, что их можно использовать в качестве многоцелевые средств обработки информации.
Я использовал Pilot и убедился в том, что это замечательный инструмент самоорганизации.
Рабочие группы
Появление сетевых систем предоставило весьма удобную возможность соединять несколько групп в одну внутри одной организации. То, на что раньше нужно было тратить миллионы долларов, стало теперь доступным большинству малых групп пользователей. Аппаратное и программное обеспечение, необходимое для создания сети и осуществления связи, теперь доступно практически для любого бизнеса.
Календарный контроль за исполнением работ значительно усовершенствовался за счет того, что теперь целые группы могут разрабатывать проекты, подключая к ним большое число соисполнителей. Участники могут одновременно осуществлять, отслеживать и контролировать их выполнение.
Руководители получают возможность легко наблюдать за ходом множества работ, исполнением любого задания и контролировать своих подчиненных. В зависимости от типа программного или технического обеспечения можно получать информацию о сроках выполнения проекта по многим темам или рассматривать отдельные (или многочисленные) задания по нескольким темам одновременно. Это позволяет контролировать сразу множество сроков.
Вы можете получить представление о работах, выполненных разными соисполнителями, отслеживать работы, идущие одновременно, или работы, предварительная подготовка которых одними соисполнителями обеспечивает возможность выполнения работ другими соисполнителями и координации этих работ. У вас появляется возможность легко выявлять проблемы, о которых вам ничего не известно или о существовании которых вы можете только догадываться. Например, если вы смотрите на экране на список задач, решаемых несколькими вашими сотрудниками, и видите, что кто-то из них перегружен, вы сразу можете пересмотреть распределение работ в вашем офисе.
Когда информация обновляется, модифицируется или корректируется, эти изменения автоматически становятся доступны каждому, кто подключен к сети. Информация может быть рассмотрена с точки зрения сроков выполнения работ. Если один из сотрудников заболевает, легко определить его задачи и обязанности, чтобы распределить их между коллегами. Значительно снижается необходимость встреч и совещаний для обсуждения текущих задач и планов, благодаря чему освобождается больше времени для непосредственного выполнения конкретных работ.