Календарные системы
Даже если вы используете журнал, вам понадобится некая календарная система. Есть несколько типов таких календарей. Система для разработки планов (FranklinCovey Planner), органайзеры, программы планирования времени (Time Manager International) — это лишь часть из множества календарных систем, с которыми вы можете столкнуться. Каждая из них основана на определенной философии управления временем. Они являются прекрасными средствами календарного контроля. Во всяком случае, вы можете быть совершенно уверены, что у вас будет удобный ежедневник, куда вы сможете записывать любые данные, которые захотите запомнить. При необходимости его можно использовать и для планирования долгосрочных работ.
В наших скандинавских офисах задействованы календарные системы, в которых воплощена концепция планирования программы ОПД. Подобно упомянутым выше календарям, их можно носить с собой (они помещаются в сумочке или в кармане) и использовать для отслеживания выполнения своих задач и для планирования. Они дают возможность наглядно представить календарный план на неделю и имеют отдельные разделы для записи адресов, телефонов и другой информации.
Независимо от того, используете вы крупную настольную календарную систему или портативную, которую носите в сумочке или кармане, информация, которой вы пользуетесь в течение недели, должна быть наглядной. Это повысит возможности недельного планирования и увеличит ваши шансы успешно выдержать недельный график работ и своевременно завершить их.
Если вы склонны к использованию более крупной и сложной системы, можно разбить ее на разделы, такие, как адресная книга, планы работ по темам, записи, касающиеся совещаний. Научитесь использовать все возможности вашей календарной системы. Немного воображения в сочетании с накопленным опытом действий методом «проб и ошибок» помогут вам контролировать исполнение и завершение работ.
Эффективная календарная система поможет вам:
• напоминать себе о предстоящих делах;
• фиксировать договоренности о встречах;
• формировать список дел или план на предстоящую неделю;
• помечать важные сроки;
• связывать сроки с объемами и отмечать важные этапы работ;
• напоминать себе о знаменательных событиях, таких, как дни рождения, праздники, юбилеи и др. ;
• делать заметки во время совещаний;
• записывать адреса и телефоны;
• иметь под рукой справочную информацию, например временные пояса, телефонные коды городов и регионов, почтовые индексы;
• выделять время для запланированных работ и мероприятий;
• составлять графики регулярных мероприятий: еженедельных встреч с сотрудниками, работы с электронной почтой и с бумагами;
• хранить личную информацию: номера страховых полисов, номер водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля и т. п. ;
• планировать операции, связанные с вашими целями и задачами.
Пример рационального использования календаря показан в таблице 5. 1.