Контроль за ходом исполнения работ
Секрет успеха — в доведении дела до конца.
Ф. У. Никол
Обзор пятой главы
В этой главе речь идет о том, как:
• упорно добиваться своего; настойчивость — это главная составляющая успеха в жизни и работе;
• применять системы запоминания, чтобы не упустить детали;
• использовать календарь и другие инструменты для контроля за графиком работ;
• правильно распределять обязанности между подчиненными; достичь серьезных высот можно только при поддержке коллег.
В четвертой главе мы говорили о том, насколько важно эффективное планирование для понимания задач и целей работы. Оно вносит ясность и определенность в ваши действия. Но успех этих действий зависит главным образом от неуклонности стремления к поставленной цели — иными словами, от того, как вы контролируете выполнение работ и их завершение.
Настойчивость
Говоря о неуклонном стремлении к цели, я понимаю это буквально. Делают дело, решают задачи, добиваются своего, как правило, люди настойчивые. Калвин Кулидж, тридцатый президент США, говорил:
Ничто в мире не может заменить настойчивость. Ни талант — ничто не встречается чаще, чем талантливый неудачник. Ни гений — слова «непризнанный гений» стали почти общим местом. Ни образование — мир полон образованных бездельников. Только настойчивость и решимость всемогущи.
Думаю, что ваш опыт подтверждает это. Дела делаются потому, что их делают, делают настойчиво, доводя их до конца. Соотношение планирования и настойчивости лучше всего отражено в высказывании Наполеона Хилла из его книги «Think and Grow Rich» («Думай и богатей») (Ballantine Books, 1960):
Большинство людей терпит неудачи из-за недостатка настойчивости в поиске замены тех путей, которые привели их к неудаче.
В этом суть рабочего процесса. Знайте, чего вы хотите. Планируйте, как этого достичь. Действуйте по плану. Добивайтесь желаемого или ищите новые возможности для достижения цели. Будьте настойчивы в реализации этих планов. Результат определяется тем, насколько хорошо вы организуете свою работу.
Следуя шаг за шагом программе ОПД, вы сделали свои действия целенаправленными. Вы научились делать это сейчас же. Вы организовали свое рабочее место и содержите его в порядке. Вы знаете, как ставить перед собой цели и планировать их достижение. Этим же принципам нужно следовать при осуществлении контроля за выполнением и завершением работ.
Перестаньте запоминать
Большинство людей, с которыми мне приходилось сталкиваться, гордятся тем, что помнят «все», что нужно сделать. Они играют в игры со своей памятью. В некоторых случаях это, может, и неплохо, однако темпы современной работы и частной жизни настолько возросли, а число дел, которые мы должны переделать, настолько увеличилось, что держать в голове тысячу дел, которые нам приходится делать, просто нереально. Если даже вы и вспомните о каждом из них, это может случиться отнюдь не в самое подходящее время. Например, в три часа ночи вы можете сесть в постели и подумать: «О, я должен позаботиться о... » Эти всегдашние перегрузки, постоянное обдумывание планов, отслеживание того, что надо сделать, стремление запомнить все, что еще не сделано, просто изматывают многих людей.
Я не верю в то, что способность помнить множество мелких дел, которые тяжким грузом висят на вас, стоит в себе культивировать. Руководители и менеджеры не должны стараться держать в памяти все те дела, которые им нужно переделать. Они должны научиться забывать о них. Именно забывать. Вместо того чтобы перегружать свои и без того занятые мозги, нужно выработать для себя систему, позволяющую вспоминать об этих делах тогда и только тогда, когда это нужно.
Это звучит странно? Вовсе нет.
Говорят, что Альберт Эйнштейн не мог назвать номер своего телефона. На вопрос «Почему? » он отвечал: «Зачем мне его помнить? Я всегда могу найти его в телефонной книге».
Постоянные заботы и время
Вы замечали, что первая поездка на машине в незнакомое место вам кажется более долгой, чем вторая, третья и последующие? Вы задумывались — почему? Во время первой поездки вы думаете о том, где вы сейчас и куда вам ехать дальше. Вы следите за дорогой. «Три квартала после аптеки на Хилтонстрит», — вспоминаете вы, заметив аптеку, и считаете кварталы. Проехав по этой дороге несколько раз, вы почти не обращаете внимания на знакомые ориентиры. Вы садитесь в машину и просто доезжаете до места, не думая о дороге. Чувство времени вовсе не связано со скоростью, с которой вы ведете машину. Оно напрямую связано с тем, на что направлено ваше внимание. Каждый, кто водит машину, согласится со мной, что многие во время езды думают не о дороге.
Когда вы поглощены своими мыслями, время течет быстрее. Вам кажется, что рабочий день только начался, и вдруг выясняется, что уже обед, и вы удивляетесь, когда это прошло утро и как мало вы успели сделать. Очень часто причина этой сверхозабоченности связана с тем, что вы стараетесь думать о множестве дел, которые нужно сделать. Это результат неправильного планирования. Это стремление держать в уме все дела, которые нужно сделать.
Я убежден, что эта постоянная озабоченность отнимает массу времени и сил, снижает продуктивность и единственный способ избежать этого — контролировать свое время и работу, а следовательно, и свою жизнь.
Формируйте эффективные системы контроля
Очень часто, подходя к чьему-нибудь столу, я нахожу массу напоминаний о делах, которые нужно сделать, в виде записок, разбросанных вокруг дисплея компьютера или по всему столу. Даже если вы твердо следуете правилу Сделайте это сейчас же, обычно всегда находятся дела, которые по той или иной причине не могут быть сразу доведены до конца. Поэтому люди оставляют себе напоминания об этих делах.
Однако, постоянно бросаясь в глаза, эти напоминания отнюдь не всегда способствуют концентрации внимания, сосредоточенности и повышению продуктивности работы. Если эти мелкие напоминания маячат перед глазами достаточно долго, в конце концов их перестаешь замечать. Постоянно глядя на них и сознательно откладывая на потом, начинаешь привыкать не делать это сейчас.
Простая и удобная система напоминаний позволяет преодолевать эти проблемы и заниматься более важными делами.
Бумажный контроль
Поскольку обилие бумаг является одной из главных помех в работе, давайте обсудим, как с этим бороться. Вы знаете, что лучше убрать бумаги со стола и доставать их для работы в нужный момент. Вы можете делать это, используя систему папок или файлов с материалами, касающимися долгосрочных работ, которая предоставляет вам информацию о том, что вы запланировали сделать по дням месяца (от 1 до 31) и по месяцам (от 1 до 12).
Как отмечалось во второй главе, нужно просто занести пометку в календарь и потом выделить время на выполнение работы. Поместите документ, с которым вы намерены работать, в папку с материалами, касающимися долгосрочных работ, на место, соответствующее дате его выполнения, и тогда вы неизбежно наткнетесь на него в нужный момент. Поместите в эту же папку бумаги, для дальнейшей работы с которыми приходится дожидаться поступления дополнительной информации. Например, если вы отослали письмо клиенту и ожидаете ответа через неделю, положите копию письма в соответствующее этой дате место в папке. Через неделю вы наткнетесь на нее и, если ответ не будет получен, снова обратитесь к клиенту. Если же ответ придет вовремя, его содержание определит ваши последующие действия. В любом случае вы получите напоминание о необходимости довести дело до конца.
Один умный и преуспевающий человек руководил средних размеров банком, используя такую систему напоминаний. Материалы располагались по дням месяца от 1 до 31 и по месяцам от 1 до 12. Это давало ему возможность последовательно отслеживать весь процесс управления банком. Он фиксировал поручения и задания сотрудникам банка, записывал дела, которые нужно было сделать, и использовал систему хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, до того момента, когда, как он полагал, намеченная работа может быть своевременно и качественно выполнена. В соответствующий день он натыкался на напоминание и выполнял намеченное.
Журнал
Чтобы избавиться от разбросанных по столу клочков бумаги с записями мелких дел, их следует заносить в единый журнал или блокнот. Такой журнал является полезным средством для запоминания разрозненных, случайных и неоконченных повседневных дел. Его можно использовать, если вы вдруг вспомнили о чем-то, что нужно сделать, и хотите записать это для памяти. Коллеги, проходя мимо, могут попросить вас записать что-нибудь и напомнить им; в журнале всегда найдется место для чьейлибо просьбы, и одновременно его можно использовать как средство контроля за временем работ.
Я советую использовать большой блокнот или общую тетрадь размером 15x24 см. Не пользуйтесь тетрадями со спиралями, чтобы страницы не могли легко отрываться. Оформите его как ежедневник для занесения намечаемых к выполнению дел. Каждой записи будет соответствовать определенная дата. Делайте записи крупным почерком и отделяйте их друг от друга чертой, чтобы разные задачи не сливались. После выполнения задачи вычеркивайте соответствующую запись (см. рис. 5. 1). Таким образом, вы всегда будете знать, что уже сделано и что еще осталось сделать.
Я знаю менеджера, который именно так вел свои деловые записи. Все, что нужно было запомнить, он записывал в журнал и всегда носил его с собой.
Простое использование журнала для фиксации дел, которые нужно выполнить, может стать хорошим помощником, особенно для секретарей. Почти все профессиональные секретари, с кем мне пришлось работать, вели такой журнал.
Пока вы его используете для записи всех предстоящих дел, он должен всегда лежать открытым на вашем столе. Иначе не исключена возможность, что вы станете подходить к нему только для записи отдельных важных дел и не выработаете у себя привычку пользоваться им постоянно.