Обозначьте приоритеты в управлении
Нельзя планировать выполнение работ, не определив их приоритетность. Вы, конечно, обратили внимание, как осторожно я отношусь к определению приоритетов. В работе они часто используются для оправдания бездеятельности. Когда вы увлекаетесь выбором между нужными и очень важными делами, это не доводит до добра — в работе воцаряется хаос. Тем не менее, если игнорировать приоритетность работ, в особенности учитывая их объем и жесткие сроки, это также может привести к неприятным последствиям.
Мой друг и коллега из Нидерландов говорит, что планирование — это операция, определяющая ваши приоритеты и затем распределяющая время в соответствии с этими приоритетами. Для определения приоритетов нужно четко представить себе структуру целей или задач и в соответствии с ними обозначить последовательность работы. Вы должны определить, необходимы ли эти работы для достижения ваших целей, и решить, будете ли вы выполнять их самостоятельно или их можно поручить кому-то другому. Если вы даете задание, проследите за его исполнением.
Управление выполнением работ может оказаться особенно полезным для тех, у кого мало свободного времени. Работники телефонных станций или справочных бюро и банковские служащие как раз относятся к тем, чья работа в значительной степени зависит от тех, с кем они вступают в контакт. Чем меньше ваши возможности распоряжаться вашим временем, тем в большей степени вы вынуждены проводить различие между очень важными и менее важными работами.
Распределение времени
Распределение времени может рассматриваться как искусство наилучшего его использования. Коль скоро вы определили, что надо делать и как лучше это сделать (управление задачами), вам нужно оптимизировать использование времени, отведенного на выполнение работ. Планируя свой день, неделю, месяц, год, вы определяете работы, которые должны быть выполнены в течение этих промежутков времени. Правильный подход к распределению времени включает в себя несколько элементов.
• Определение рутинных операций и установление графика их исполнения (для ежедневных операций, подобных обработке электронной почты; для еженедельных операций, подобных встречам с подчиненными; для ежемесячных операций по завершению месячной отчетности и т. п.).
• Определение режима общения в рабочее время. Когда вам нужно работать непрерывно, не отвлекаясь от выполняемой работы?
• Учет ваших биоритмов при составлении графика выполнения творческих операций. В какое время дня вы наиболее энергичны (приспособлены к работе, требующей творческого подхода)? Когда наименее энергичны (пригодны для выполнения операций, требующих меньшей концентрации ума, например для сортировки бумаг по папкам)?
• Выделение времени для краткосрочного и перспективного планирования. Планирование работ на день может занимать несколько минут, планирование работ на неделю или месяц может потребовать около часа, а для составления годового плана может понадобиться несколько дней.
• Создание удобной для вас системы календарного планирования — на бумаге для вашего личного пользования или на компьютере, что удобно вашим коллегам, которые при необходимости могут внести в нее дополнения. Чем больше ваше планирование времени связано с другими людьми, тем точнее вам нужно расписывать график своих действий. Ведет ли секретарь график ваших встреч? Насколько хорошо ему известны ваши предпочтения относительно планируемых встреч, свободного времени, рутинных работ и т. п. ? Тип используемого вами календаря, позволяющий фиксировать график работы по дням, неделям, месяцам, определяет ваше восприятие времени.
• Наконец, важнейшим элементом управления временем является защита вашего времени! Рекомендации о том, как избегать тех, кто отнимает его понапрасну, вы найдете в Приложении 2.