Повысьте эффективность совещаний
Изучение персонала наших клиентов показывает, что совещания сотрудники считают самым бесполезным делом, когда из-за плохой подготовки и нерационального проведения большая часть их времени тратится понапрасну.
Очень важно установить в компании правило вести протоколы совещаний. Но это довольно трудно осуществить. Программа ОПД направлена на совершенствование тех аспектов деятельности, которые вы можете контролировать. Характер совещаний часто зависит от других людей, включая начальство! Изменение поведения других несравненно более сложная задача, чем изменение своего поведения. Несмотря на это, мы разработали несколько правил, позволяющих повысить эффективность совещаний. Вот они:
1. Определите цель совещания. В одной из компаний, которая была нашим клиентом, совещания руководства плохо посещались; некоторые участники не приходили вовремя, другие вообще отсутствовали. Создавалось впечатление, что эти совещания никому не нужны.
Руководство никогда не обсуждало и не определяло цель регулярно проводившихся совещаний. Для того чтобы повысить эффективность этих совещаний, мы уточнили с участниками, что их целью является «совершенствование управления и работы отдела». Когда руководство с нашей помощью стало четко формулировать конкретные вопросы, выносимые на обсуждение, эти совещания стали рассматриваться как самые важные из проводимых в отделе, и посещаемость немедленно выросла.
2. Тщательно подготовьте совещание. В другой компании руководство вдвое сократило время проведения совещаний за счет ясного обозначения целей и определения той информации, которую должен представить каждый участник, чтобы совещание прошло продуктивно. В результате оказалось, что большая часть информации, которую участники сообщали и обсуждали в ходе еженедельных совещаний, просто не нужна другим участникам, и от нее отказались. Полезная информация распространялась по внутренней информационной сети компании перед совещанием, так что каждый имел возможность с ней ознакомиться и на самом совещании время можно было посвятить собственно обсуждению проблем и способов их решения.
3. Обеспечьте порядок в ходе совещания. Все мы бывали на совещаниях, на которых председатель не знал, что делать, пускал обсуждение на самотек, и люди без толку перекрикивали друг друга. От таких совещаний мало пользы. Председатель должен вести совещание, придерживаться повестки дня, руководить обсуждением и добиваться того, чтобы цель совещания была достигнута.
4. Проявляйте решительность. В результате совещания должно быть принято решение и намечены конкретные действия. Каждое решение должно определять:
• что должно быть сделано;
• кем это должно быть сделано;
• когда это должно быть сделано.
Предупреждение. Часто оказывается, что ответ на первый вопрос неясен, а на последний вообще нет ответа.
5. Раздавайте протокол сразу и добивайтесь выполнения решений. В одной из компаний записи совещаний руководства появлялись через три — пять дней после проведения совещания и участники не всегда узнавали в текстах решения, которые были на этих совещаниях приняты. Руководитель этого офиса, который председательствовал на совещаниях, готовил протоколы и временами менял решения и вносил поправки, заставляющие участников спрашивать, зачем вообще проводилось совещание. После нашей работы с этим коллективом секретарь стал с помощью портативного компьютера вести протокол совещаний и раздавать его участникам по окончании совещаний. Участники получили возможность ознакомиться с протоколом и предложить внести в него необходимые поправки немедленно в конце совещания.
О путях повышения эффективности совещаний см. Приложение 1: «Перечень условий успешного проведения совещаний».
Но даже проработав этот вопрос до конца, вы можете попасть в абсурдную ситуацию, противоречащую всякой логике. Один из моих клиентов попросил меня помочь ему собрать сотрудников его отдела у него дома в подходящее время. «Зачем это? » — спросил я. «Понимаете, у нас очень много дел, у меня есть офисы в Германии, Англии и Соединенных Штатах, в которых я должен бывать. Штат занимается двумя объединениями, и мы собираемся перебираться в другое место. — Вдобавок он заметил: — И у меня отведено 50 часов в неделю на совещания». Пятьдесят часов! Ведь это же превышает полную рабочую неделю! Для того чтобы от этих совещаний могла быть какая-то польза, их необходимо тщательно подготовить, а некоторые просто отменить.
Перестаньте отвлекаться
Разумеется, не все перерывы мешают работе. Бывают действительно полезные перерывы. Если ваш коллега сунул голову в дверь вашего кабинета и сказал: «Послушай-ка, мне пришла в голову блестящая идея, как провернуть сделку, и я хотел бы по этому поводу позвонить по телефону», — такой перерыв я называю полезным.
Тем не менее не мешает знать несколько испытанных и верных способов, позволяющих избавиться от нежелательных перерывов. Приведу некоторые из них, которые должны быть вам знакомы.
Сделайте это сейчас же!
• Избавьтесь от недоделок, и вам не придется расхлебывать их последствия и отрываться от других работ.
• Сделайте все к назначенному сроку, чтобы с вас не требовали промежуточных отчетов.
Сделайте это сейчас же и как следует
• Выполняйте любую работу до конца и качественно, чтобы не пришлось ее переделывать.
• Давайте ясные и подробные инструкции подчиненным, чтобы избежать лишних вопросов с их стороны и собственных переживаний, когда работа не выполняется как положено и с первого раза.
• Помните, что вашей обязанностью является обучение ваших сотрудников выполнению рутинных операций и решению сложных задач.
Стремитесь рационально использовать коммуникацию
• При передаче сообщений излагайте информацию в полном объеме, чтобы избежать дополнительных телефонных разговоров.
• Требуйте полной информации от тех, кто звонит вам.
• Используйте средства связи, позволяющие передавать информацию в полном объеме и не отрывающие вас при этом от работы, например электронную почту и автоответчик.
Возьмите себе за правило
• Вовремя прерывать любую беседу, сообщая о своем графике: «Джим, у меня осталось всего 20 минут, чтобы закончить доклад. Если не возражаешь, я зайду к тебе в офис после совещания и мы договорим. Тебя устроит, если я буду у тебя в 2. 30? »
• Решительно останавливать посетителей, пришедших просто поболтать.
• Придерживаться порядка работы с более редкими перерывами.
• Группировать общение по тематике.
Группируя операции, вы можете сократить перерывы в работе (см. рис. 3. 2), что позволит вам лучше сосредоточиться на том, что вы делаете.
Стоит ли соблюдать эти правила?
Вы можете подумать: «Но я вовсе не хочу расписывать свою жизнь по минутам» или «Все, о чем здесь говорится, хорошо в идеале, но мой офис далек от идеала». Эти расписанные по времени операции могут потребовать не более 20% вашего времени. Поскольку все мои исследования показывают, что на дела, о которых мы говорили, уходит половина вашего времени, вы можете поблагодарить меня за то, что я освободил вам, как минимум, 25% времени.
Я тоже не люблю расписывать день по минутам. Но речь идет лишь о том, как организованно и эффективно выполнять несложные и ежедневно докучающие вам операции. Мы вынуждены делать много весьма прозаических дел, чтобы сконцентрировать свои усилия и действительно получать деньги. Так почему бы не справиться с мелочами малой кровью? Разделывайтесь с ними таким образом, чтобы это доставляло вам минимум хлопот. Тогда оставшуюся часть дня вы сможете посвятить более интересным и значительным аспектам вашей работы.
«Ловушки» и метол «проб и ошибок»
Одной из проблем, с которыми люди сталкиваются в начальный период обучения нашим методам работы, является неправильный выбор времени для выполнения определенных операций. Вы можете выбрать время для ежедневных телефонных переговоров с 16. 00, а потом выяснится, что, находясь на западном побережье, вы не можете связаться в это время с кем-либо, находящимся восточнее Денвера. Значит, логичнее выбрать промежуток времени между 8. 00 и 9. 00, чтобы иметь возможность созваниваться с восточным побережьем. Почему бы не заняться этим до того, как вы займетесь, например, входящими документами из вашего лотка?
Или вы можете решить отвечать на почту и деловые записки раз в день обязательно с 10. 00. Как назло, на это время окажется назначено совещание с персоналом или по причинам, известным только ей самой, почтовая служба изменит свой график и начнет доставлять вам почту к 15. 00. Весьма вероятно, и это выяснится через день, ваш новый график по какой-то причине оказался непригодным. А коль скоро это так, вы начинаете думать, что придерживаться его вообще невозможно, и отказываетесь от него, вместо того чтобы продумать, что произошло, и постараться приспособить свое расписание к сложившимся обстоятельствам. Возможно, лучше заниматься с деловыми записками с 11. 45 до 12. 15 или даже до 12. 30, поскольку вы в любом случае редко выходите из кабинета обедать раньше этого времени, а работу с дневной почтой выполнять между 15. 30 и 16. 00. Я хочу сказать, что вы можете испробовать несколько вариантов в поисках наиболее удобного графика вашей работы.
Попытка не пытка, и в поисках лучших методов выполнения работы естественны ошибки. Например, вполне возможно, вам придется общаться с людьми во время выполнения тех операций, о которых мы говорим. Если ваша работа связана с обслуживанием клиентов, то вы не можете отключить свой телефон. Или ваша работа может быть связана с посещениями клиентов, и вы никогда не знаете, когда к вам заявится клиент. Разумеется, если он к вам уже пришел, вы должны уделить ему некоторое время.
У одного моего клиента было пять сотрудников, которые имели дело с 3000 клиентов и общались с ними главным образом с помощью телефона или факса. Но каждый день они могли ожидать по крайней мере 10 клиентов, пришедших без предварительной договоренности к своим финансовым представителям. Визиты не были деловыми и в той или иной степени приводили к потере времени. Служащие старались проявлять внимание к клиентам и хорошо обслуживать их, но непредвиденные посещения нарушали график работы. Это продолжалось годами и казалось неизменным до тех пор, пока работа в отделе не была организована таким образом, что каждый представитель стал принимать клиентов без предварительной договоренности раз в неделю в специально отведенный для этого приемный день и получил возможность спокойно заниматься своим делом оставшиеся четыре дня. Я не могу сказать, какие другие решения были до этого испробованы, но этот достаточно простой и удобный способ прекрасно сработал.
Когда вы попытаетесь использовать некоторые из этих принципов в своей практике, то тоже столкнетесь с необходимостью применения метода «проб и ошибок». Вам придется проявить упорство. Решая проблему, вам придется искать не просто решение, а решение, которое больше всего подходит вам.
Все мы знаем, как трудно преодолевать привычки и годами сложившийся уклад. Привычное поведение не удается изменить с первой попытки. Ваши первые 14 попыток могут оказаться неудачными. Но на 15-й попытке что-то случится и все станет на свои места. Даже если вы приобрели новую привычку, это вовсе не обязательно означает, что делать неприятные и скучные дела легче. Каждый раз, когда я встаю в 5. 30, чтобы сделать утреннюю пробежку, я делаю это через силу. Но привычка помогает мне преодолевать себя. Если бы эти пробежки не вошли в привычку, мне было бы еще труднее и я, может быть, вообще отказался бы от них.
Пусть режим и простые привычки облегчат вашу жизнь.
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
1. Организуйте работу рационально. Продуманная организация работы позволит вам повысить ее эффективность и качество. Только вы можете определить, какие аспекты вашей работы заслуживают и требуют внимания. При рациональной организации всей своей работы вы сможете уделять этим аспектам больше времени. При этом вам поможет простое упорядочение неизбежных повседневных операций.
2. Проанализируйте, куда уходит ваше время. Это может оказаться полезным, если вы никогда не задумывались над тем, на что и как вы его тратите. Используйте записи, чтобы проследить, что вы делаете и сколько времени на это тратите. Вас поразит, как много времени уходит на рутинные операции и как мало его вы можете уделять собственно решению сложных задач. Только осознав, что делаете, вы сможете подумать над тем, как это нужно делать.
3. Не позволяйте незначительным задачам и незначительной информации заполнять ваше рабочее время. И то, и другое снижает продуктивность вашей работы. Выявите эти элементы в полном объеме. Поручайте эти задачи соответствующим сотрудникам. Сведите к минимуму затраты времени на такие рутинные операции, как обработка поступившей почты. Завершайте их скорее и переходите к основной работе.
4. Научитесь группировать виды деятельности. Лучше отвести на телефонные разговоры один или два определенных периода времени, чем позволять им постоянно отрывать вас от основной работы. Так же поступите с вашей почтой. Выделяйте ежедневно время для каждого вида работ или планируйте определенные виды работы на ближайшее будущее. Если вы станете группировать работы, не позволяя несущественным заданиям отвлекать ваше внимание в течение всего дня, то убедитесь, что сможете посвящать основным целям на 25% времени больше. Ответы на телефонные сообщения, работа с деловыми записками и обработка электронной почты — все это операции, которые должны быть сгруппированы.
5. Сделайте сейчас же и вовремя означает придерживаться принятого вами графика работы. Если в момент, когда вы работаете над отчетом, пришло сообщение по электронной почте, продолжайте работу над отчетом. Выделите 30 минут в день на обработку почты и занимайтесь этим только в это время. Не отрывайтесь от одной работы ради другой. В противном случае это может привести к тому, что первая останется невыполненной, как и вторая, прерванная появлением третьей.
6. Распишите время по задачам, и у вас будет меньше оснований для волнений. В этом случае вы будете просто последовательно решать эти задачи и двигаться дальше. Если вы отведете на задачу один час, вероятнее всего, в течение этого часа она будет решена. Если вы выделите на ту же задачу один день, вероятнее всего, на нее уйдет целый день.
7. Расписывайте еженедельно встречи один на один, посвященные рутинным вопросам, решение которых вы контролируете. Это позволит вам меньше отрываться от дел и регулярно общаться с сотрудниками по рабочим и личным вопросам. Создайте папку или файл для работы с каждым сотрудником и приучитесь помещать туда напоминания о вопросах, которые должны быть решены во время этих встреч. Ваши подчиненные должны иметь подобные файлы, предназначенные для подготовки вопросов, которые нужно решить на встречах с вами. Помните, что на этих встречах обсуждаются неприори-тетные задачи, они могут ожидать решения в течение недели и не являются неотложными.
8. Сделайте копию Перечня условий успешного проведения совещаний (Приложение 1) и раздайте его тем, кого вы приглашаете на совещания. Если вы имеете доступ в Интернет, то можете получить электронную копию этой технологической карты бесплатно на сайте IBT (www. ibt-pep. com). Начните кампанию с председателем и другими участниками совещаний по применению наиболее подходящих усовершенствований.
9. Рассмотрите шаги, которые вы можете предпринять во избежание перерывов, и осуществите их на практике.
ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ
Планируйте сейчас же!
Есть такая психологическая закономерность: если вы мысленно представляете себе, каким вы хотите быть, и сохраняете это представление достаточно долго, то скоро становитесь именно таким, каким себя представляли.
Уильям Джеймс
Обзор четвертой главы
В этой главе речь пойдет о том:
• что главной причиной нехватки времени является неорганизованность, а рассуждая о том, что вы намерены сделать, вместо того чтобы рационально спланировать то, что надо сделать, вы попусту теряете время;
• что ваши действия отображают ваши представления, а ясные представления о том, что надо делать, всегда являются залогом успеха; неясность приводит к колебаниям, ясность достигается планированием работ;
• как определить, что для вас важно;
• как сформулировать стоящие перед вами задачи (определяющие, что для вас важно);
• как добиться эффективного планирования, еженедельно выделяя определенное время на организацию своей работы, рассмотрение задач и планов и планирование работ на следующую неделю.