Использование Интернета
Интернет приобрел большую популярность и у частных пользователей, и в деловом мире. Если раньше электронная почта была необходима в основном для связи внутри компании, теперь все ее применяют в рамках Интернета. Интернет, в особенности World Wide Web (WWW), стал важным источником информации. Многие компании стали использовать Интернет для обмена информацией с клиентами, поставщиками и служащими. Электронная почта уже рассматривалась в этой главе. Если у компании есть свой сайт, важно своевременно пополнять его новой информацией.
Поиск в Интернете
Если вы считаете, что раньше теряли время в поисках бумаг в своих папках, вас может поразить, насколько больше времени можно потерять в поисках информации в Интернете. Поиск в Интернете стал требовать так много времени, что многие постоянные пользователи Web просто этим больше не занимаются. Вместо этого они пользуются излюбленными сайтами, которые постоянно посещают в поисках важной для себя информации. Тем не менее следует ожидать роста использования этого ресурса, и есть много путей уменьшить потери времени на поиски. К правилам, повышающим эффективность использования Интернета, рекомендуем отнести следующие.
• Ведите собственные ссылки на интересные и полезные странички. Статьи часто ссылаются на Web-сайты и отсылают к унифицированному указателю ресурсов (URL — Uniform Resource Locator), т. е. к адресу сайта. Это самый простой и быстрый способ получения информации на сайте.
• Ознакомьтесь с различными механизмами поиска, используемыми в Web. Механизм поиска — это программа, с помощью которой осуществляется поиск в Интернете. Как правило, это лучший способ нахождения того, что вам нужно. Разные механизмы поиска могут осуществлять доступ к разным видам информации, поэтому желательно знать, какая поисковая программа лучше всего подходит для поиска нужной вам информации. Имеются даже средства, позволяющие активизировать сразу несколько программ поиска. Одним из таких средств является программа Bulls Eye (www. intelliseek. comprodbullseye.htm). С помощью BullsEye вы вводите название темы, по которой хотите найти информацию, и программа предлагает 450 механизмов поиска, информационных групп новостей, списков адресов рассылки, досок объявлений о рабочих местах, электронных коммерческих сайтов и различных тематических Web-сайтов.
• Научитесь эффективно использовать механизмы поиска. Каждый из них предлагает средства, помогающие выбрать наиболее эффективные методы. В том, насколько эффективно сработает механизм поиска, решающую роль играет формулировка запроса.
• Наконец, работая с Интернетом, сдерживайте свое любопытство. Старайтесь не поддаваться искушению, иначе это отнимет слишком много времени. Если у вас есть доступ в Web, поставьте определенную цель, придерживайтесь ее и избегайте потери времени на охоту за чем-нибудь другим. Ищите только то, что вы планируете найти в первую очередь.
Чтение
Последнее касается и чтения. Выделите для этого удобное время. Часть его придется на почту и деловые записки. Помните, что, когда вы берете лист бумаги, работу с ним нужно завершить сразу. Кое-кто читает утром по дороге на работу, в поезде или автобусе; кто-то делает это в самолете; иные просматривают бумаги в конце рабочего дня, готовясь к завтрашнему дню. Я читаю во время перерыва на обед. Очень важно найти для чтения время. Сделайте это правилом. Назначьте удобное для вас время, внесите его в распорядок дня и следуйте ему.
Важно не только когда читать, но и как читать. Можно вдвое сократить время чтения, научившись читать быстро, просматривая основные понятия, формулировки, параграфы, просматривая страницу целиком, вместо того чтобы, как это делают многие из нас, читать слово за словом. Это не мешает усвоению содержания. Просто вы усваиваете его быстрее!
Еженедельные беседы один на один
Еженедельные беседы один на один между руководителем и его прямыми подчиненными должны стать правилом вашей работы.
Встречи один на один являются наиболее эффективным средством установления рабочего контакта с подчиненными.
Если, для того чтобы увидеться с вами, ваши коллеги привыкнут заглядывать в ваш кабинет в любое время, они будут постоянно отвлекать вас от работы. Испытывая неловкость из-за того, что помешали вам, они тем не менее станут оправдывать себя необходимостью сделать дело. Вы, в свою очередь, можете оказаться неподготовленным к решению вопроса, по которому они обратились к вам в неурочное время, оторвав вас от другой работы. То же самое относится и к вам, если вы выступаете в роли спрашивающего.
Вы можете возразить, что не имеете другого времени для встреч. Однако позвольте вам заметить, что многие руководители являются таковыми только на бумаге. Например, при сокращении штатов компании принуждают руководителей брать на себя больше обязанностей, чем раньше. Вам приходится искать эффективные способы взаимодействия с теми, кто несет перед вами ответственность за выполняемую работу.
Это не собрания всего отдела. Это персональные встречи. Заведите для каждого сотрудника, с которым вы встречаетесь один на один, специальную папку, куда в течение недели вы будете складывать различные записи, не требующие срочного рассмотрения, но вы должны обсудить их со своим коллегой при следующей встрече. Точно так же каждый подчиненный должен иметь подобную папку, в которой он собирает все вопросы для обсуждения с вами.
Назначайте еженедельные встречи с сотрудниками на одно и то же время. Если оно не определено, к вам станут обращаться по поводу нерешенных вопросов в любое время. Если вы часто уезжаете или период отпусков не позволяет выдерживать принятый график встреч, в конце последней назначьте новую с учетом этих обстоятельств.
Помните, что эти встречи посвящаются несрочным вопросам, когда с решением можно подождать несколько дней, а не вопросам, требующим немедленного решения.