Способы оптимизации работы с электронной почтой
Один из наших клиентов — компания SmithKline Beecham из Филадельфии была настолько любезна, что поделилась с нами некоторыми секретами своих методов работы с электронной почтой. Я суммирую их рекомендации и добавляю кое-что из того, к чему мы пришли сами. Используя эти идеи, вы избавитесь от некоторых неприятностей и лишней работы.
• Создавая письмо для электронной почты, убедитесь, что тема сообщения ясно обозначена в соответствующей строке.
• В начале сообщения кратко определите его цель.
• Ограничивайтесь одной темой в каждом сообщении.
• Направляйте сообщения только тем, кому они нужны. Не пользуйтесь командой «Reply All» («Ответить всем»).
• Для дополнения сообщений электронной почты лучше используйте команды «Сору» («Копировать») или «Paste» («Вставить»), а не команду «Attach» («Присоединить»).
• При внесении изменений или добавлений в имеющийся документ выделяйте их полужирным начертанием, чтобы обратить на них внимание.
• Если кому-нибудь нужно изменить или прокомментировать документ, предваряйте комментарии инициалами автора.
• Получив документ по электронной почте, перед чтением текста прочтите заголовок или тему. Решите, нужно ли вам читать все сообщение или достаточно просто передать его, а может быть, уничтожить.
• Выключите сигнал поступления почты. Вы не должны постоянно отвлекаться на каждое сообщение. Вместо этого обрабатывайте сообщения электронной почты два или три раза в день в специально предназначенное для этого время.
• Будьте вежливы и снисходительны со всеми.
Почта и деловые записки
Работайте с деловыми записками, полученными от сотрудников по внутренней почте офиса, в определенное время дня, например утром, перед началом обычных встреч и дел. В зависимости от характера вашей работы выделяйте от 30 до 60 минут на занятия со всеми бумагами, скопившимися в вашей входящей почте за день. Если у вас есть секретарь, просмотрев почту, передайте ее ему. Попросите его рассортировать поступившие материалы по разделам, используя принятую у вас систему распределения документов, чтобы облегчить вам дальнейшую работу с ними. После очистки почты от неизбежного мусора секретарь должен поместить ту часть поступивших материалов, с которыми вы намерены работать, в вашу корзинку, а ту часть материалов, с которой должны работать другие сотрудники, — в их корзинки. После этого вам не придется заниматься материалами, предназначенными для других сотрудников. Кроме того, на следующий день в числе ваших входящих материалов окажутся документы, работа с которыми предусмотрена по плану выполнения долгосрочных заданий.
Некоторые руководители приглашают к себе своих секретарей для совместного ознакомления с почтой. В этом случае секретарь собирает бумаги, записывает распоряжения и обычно помогает руководителю выполнить работу быстрее. Между прочим, я советую таким образом вводить новых секретарей в курс дела. Руководитель должен вслух произносить указания по каждой бумаге, чтобы секретарь начал понимать манеру работы своего начальника — что для него важно, что он хочет видеть, а что нет. Я думаю, что пара недель такого совместного рассмотрения бумаг стоит года совместной работы.
С секретарем вы работаете или нет, в любом случае не ограничивайтесь лишь сортировкой бумаг. Обрабатывайте каждый документ один за другим, отвечая, переадресовывая, читая и распределяя их по папкам. Если бумага относится к работе, которой вы будете заниматься позднее, в намеченное время, немедленно положите ее в папку рабочих материалов. Если бумага требует вашей реакции, действуйте сейчас оке. Если какую-то бумагу вам нужно обсудить с подчиненными или руководством и это не горит, поместите ее к вашим рабочим материалам в папку с именем того, с кем вы будете обсуждать этот вопрос. Если что-то нужно просто прочесть, прочтите сейчас же.
Старайтесь не делать исключений из этого правила. Это момент истины. Если бумага требует двух или трех часов работы, выделите для этого время и поместите бумагу в папку-календарь в соответствии с датой предполагаемого рассмотрения. Но большую часть работы сделайте сейчас же и опустошите ваш лоток от бумаг, которые в ней находятся. Некоторые могут оказаться не очень важными, но в любом случае покончите и с ними.
Кое-кто может сказать, что одного просмотра бумаг в день может оказаться недостаточно. С этим соглашусь и я, и 300 000 наших клиентов. Весьма важные проблемы возникают и в связи с телефонными звонками, визитами, электронной почтой. Поскольку очень многие люди не обрабатывают свои бумаги сразу, они не полагаются на них, когда дело касается срочных вопросов, требующих сиюминутного решения. Ежедневно полностью обрабатывая свою корреспонденцию, вы приятно удивите ваших коллег своей оперативностью!