Содержимое корзины для входящей информации
Бумаги в вашей корзине (лотке) для входящей информации, голосовая почта и сообщения электронной почты, телефонные звонки и посетители — вся эта суматоха рассеивает ваше внимание. Если добавить к этому все встречи, в которых вы должны принять участие, вряд ли стоит удивляться впечатлению, что вам редко удается завершить что-нибудь важное.
Я встречал людей, считавших продуктивной работой возню с бумагами, поступившими в корзину для входящей информации.
Они ежедневно посвящали этому все свое время, просиживая целыми днями за своим письменным столом.
Очень многое из того, что попадает в вашу корзину для входящих документов, по сути дела является лишь доказательством того, что кто-то что-то делает. Это сделано — и все. Вероятно, 50% этих бумаг поступает к вам. Вряд ли такое занятие может принести вашей компании деньги, а ведь вам очень часто приходится заниматься этой ерундой. Вот почему я рекомендую вам свести к минимуму затрачиваемое на обработку этой информации время и приступить к настоящим делам.
Чтобы управиться с чересчур интенсивным потоком информации, нужно разбить ее на разделы, сгруппировать, и только после этого работа с ней может стать продуктивной.
Группируйте рутинные операции
Классификация и группировка видов вашей деятельности может быть названа «пакетирование». Каждая бумага, каждое сообщение электронной почты, каждый телефонный звонок, каждый элемент информации, который вы отсылаете, и даже каждый перерыв в работе является формой коммуникации. Сгруппируйте идентичные виды коммуникаций и заданий, чтобы сэкономить время и силы. Это повысит эффективность решения каждой задачи.
Многие элементы вашей работы могут быть сведены к простым рутинным операциям, что позволит вам выполнять часто повторяющиеся задачи в кратчайшее время. Такого сорта задачи как раз допускают пакетирование. У подобного подхода к работе множество преимуществ.
• Проще взять из корзины для исходящих документов на вашем столе пакет обработанных бумаг и отправить его по назначению, чем вставать из-за стола каждый раз, как только вы закончите работу с документом.
• Все операции, связанные с обработкой текстов на компьютере, в целях экономии времени лучше выполнять подряд, а не обращаться каждый раз заново к разным программам, когда вам понадобится отредактировать текст.
• Распределив информацию по папкам или файлам сразу, вы потратите гораздо меньше времени, нежели делая это с каждым документом в отдельности.
• 'Вы сами увидите, что, проделав сортировку сразу, вы подготовитесь к основной работе лучше, чем совершая аналогичные операции неоднократно и бессистемно.