Электронный график затрат времени
Компьютер и современное программное обеспечение позволяют более точно фиксировать затраты времени и облегчают их анализ. Вы можете отслеживать, на что уходит не только ваше собственное время, но и рабочее время отдела или компании в целом. Одной из таких программ является Time Tiger (www. timetiger. com).
Программное обеспечение полезно не только в качестве диагностического средства. Бухгалтерам или юристам, которые тратят много времени на работу со счетами, программное обеспечение облегчает этот процесс, к тому же результаты получаются более точными.
Как инструмент планирования (см. четвертую главу, раздел «Планирование работ по теме») программное обеспечение хорошо взаимодействует с программами разработки планов типа Microsoft Project, предоставляющими возможность четко расписать время по выполняемым операциям.
Повторяю, чтобы контролировать свое время, нужно отдавать себе отчет, на что оно уходит.
Борьба с переизбытком информации
Сейчас на всех постоянно обрушивается поток информации. Он может подавить и отвлечь от того, на чем нужно сконцентрировать внимание. Развитие технологий значительно разнообразило способы передачи и обработки информации. Когда-то мы имели дело только с телефоном, находящимся в офисе, и почтой, которая поступала один раз в день. Теперь к этому прибавились факс, электронная почта, мобильные телефоны, пейджеры и непрерывный поток почтовой корреспонденции. В наш век информации знать, какая информация нам не нужна, не менее важно, чем знать, какая информация нужна.
Чтобы избавиться от информационной перегрузки, нужно перекрыть потоки лишних данных. На рисунке 3. 1 изображены разные способы работы с информацией. Работа с не фильтруемой, не сортируемой информацией в полном объеме, по факту ее поступления, обусловливает слабость ваших возможностей контролировать и эффективно обрабатывать поток данных. Контроль за информацией может оказаться действенным, если перед поступлением к вам она проходит направленный отбор. Он может быть осуществлен и силами персонала. К идеальному решению этой проблемы может привести тщательный анализ источников поступления информации с последующим отказом от ненужного путем удаления себя из списков получателей, отказа от подписки и т. п.