4. Возьмите самый верхний лист бумаги и разберитесь с ним сейчас же.
♦ Сделайте все, чтобы решить вопрос до конца.
♦ Сделайте по этому вопросу все, что можно, а затем отложите его в лоток с бумагами, ожидающими рассмотрения, если это краткосрочная задача, или поместите в папку с материалами, касающимися долгосрочных работ, пометив соответственно срок выполнения.
♦ Передайте эту бумагу сотруднику.
♦ Сложите на полу в стопку все бумаги, с которыми вы собираетесь работать продолжительное время, чтобы затем поместить их в рабочие файлы.
♦ В другую стопку сложите все бумаги, которые вам часто приходится использовать для справок, но которые не нужны вам в данный момент.
♦ Сложите на полу бумаги, которые вы собираетесь поместить в архив.
♦ Уничтожьте это! Выбросьте то, что уже обработано и не нужно вам более, или то, что хранится в другом месте.
5. Точно так же ликвидируйте все недоработки на вашем компьютере (например, с электронной почтой).
6. После этого сформируйте свои рабочие файлы. Создайте отдельные подвесные файлы для каждого рабочего проекта и раздела, для справочных и архивных материалов и промаркируйте их.
7. Создайте индивидуальные файлы для информации, касающейся каждого из ваших подчиненных, вашего начальника и сотрудников, с которыми вы регулярно контактируете по работе. Пометьте эти файлы их именами и помещайте туда заметки с вопросами, которые вам нужно контролировать при выполнении текущих долгосрочных проектов.
8. Создайте файл материалов, касающихся долгосрочных работ. Он должен стать частью рабочих файлов. Если у вас есть секретарь, этим файлом должен заниматься он и хранить его на своем рабочем месте.
9. Выберите время, чтобы разобраться в операционной системе вашего компьютера и предоставляемых ею возможностях, касающихся организации файлов: на жестком диске (универсальные программы, такие как система управления базами данных и обработка таблиц), на «рабочем столе» (объекты или пиктограммы, сгруппированные так же, как директории на жестком диске), в файлах с вашими индивидуальными программами, скомпонованными в директории и поддиректории, и т. п. Организуйте информацию в вашем компьютере, насколько это позволяют программные средства, в соответствии с организацией ваших бумаг.
10. Избегайте неточностей при организации текстовых файлов. Найдите время для их компоновки в директории и поддиректории, которые эффективно распределяют ваши файлы в сходные группы. Используйте наименования файлов в соответствии с ограничениями, накладываемыми вашей операционной системой.
11. Составьте список недостающих принадлежностей и материалов (ручки, скотч, степлеры, ножницы, конверты, марки, запасные папки, наклейки, форматировованные дискеты и т. п.), необходимых для вашей работы. Убедитесь в том, что все нужное у вас под рукой и все в рабочем состоянии.
12. Теперь составьте список всех недоделок, которые не дают вам покоя и висят на вашей совести, не очень срочных дел, мелочей, которые вы перенесли на потом. Переложите все это из головы на бумагу. И начните делать все подряд по списку. Не останавливайтесь, пока не дойдете до конца списка. Тогда вы будете уверены, что сделали все.
Вот так. Дерзайте! Сделайте это сейчас же!
ГЛАВА ТРЕТЬЯ
Делайте это регулярно
Мы то, что мы делаем постоянно
Аристотель
Обзор третьей главы
В этой главе вы научитесь:
• строить рациональный график своей работы, планируя ее на длительные промежутки времени;
• группировать однородные операции, выделять время для работы с почтой и докладными записками; рационально использовать телефон, электронную почту и т. п. ;
• игнорировать ненужную информацию и ограждать себя от нее;
• избегать траты времени и ненужных перерывов в работе;
• предусматривать еженедельные встречи один на один с вашими прямыми подчиненными для совершенствования контактов и повышения эффективности работы.
Качество и эффективность (продуктивность) вашей работы значительно повысятся, если вы разумно распределите свое время между выполняемыми операциями. Их рациональная группировка и правильное планирование отведенного на них времени — это самый простой способ повышения продуктивности работы. С его помощью удается сократить до минимума время, затрачиваемое на относительно неважные дела, с тем чтобы оставить больше времени на выполнение важных дел. Вам необходимо определить, что для вас важно, что вы должны сделать в первую очередь, и затем найти способы сделать это быстро и качественно.
Прежде всего, следует проанализировать, на что уходит ваше время. Потом задайтесь вопросом: «Не лучше ли было бы посвятить это время чему-то другому? » И затем спросите себя: «Как можно было бы выполнять основные операции быстрее и эффективнее? »
Расписывайте свое время
Чтобы составить представление о том, как вы тратите свое время, распишите его. В своей замечательной книге «Effective Executive» («Успешный руководитель») (Harper & Row, 1966) Питер Дракер (Peter Drucker) отмечает, что у нас появляется надежда проконтролировать наше время только тогда, когда мы знаем, на что оно уходит. Как правило, мы думаем, что знаем это, на самом же деле часто это оказывается далеко не так. Дракер пишет:
Я иногда прошу руководителей, которые гордятся своей памятью, хотя бы примерно описать, на что они тратят свое время. Потом я откладываю эти приблизительные данные на несколько недель или месяцев. Тем временем руководители ведут записи того, на что они реально потратили время Практически никогда их представления о том, на что уходит время, не совпадают с их записями.
Только ведение записей о том, на что вы потратили время, может дать вам реальное представление о том, на что оно уходит. Я часто применял этот прием с особенно занятыми клиентами. Они настолько загружены работой, что не имеют ясного пред-ставления о характере своей загруженности и не способны разумно распределить ее во времени. Ведение записей показывает им не только то, на что уходит их время, но и то, кто отнимает его у них, какие функции они не выполняют и у кого зря отнимают время сами.
Чтобы ведение записей не очень отвлекало вас от работы, можно просто держать лист бумаги на своем столе. Занимаясь каким-нибудь делом, вы записываете, что это было за задание, сколько оно заняло времени, и с кем вы общались по этому вопросу. В таблице 3. 1 представлена приблизительная форма записи затрат вашего времени. Очень скоро вы получите ясную картину того, на что оно уходит.
После пары недель ведения таких записей проанализируйте их. Вам станет ясно, где вы теряете время. Вы сможете сосредоточиться именно на тех сферах, которые менее всего эффективны с точки зрения рабочего времени.