Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
«Рабочий стол» (desktop) — это экран, который вы видите перед собой, когда включаете свой компьютер. По существу, это электронный аналог поверхности традиционного стола. Принципы его организации те же, что и описанные выше принципы организации обычного рабочего места. Документы, электронные файлы и текущие проекты, к которым вы обращаетесь чаще, могут быть скомпонованы на компьютерном «рабочем столе».
Например, большинство Windows-программ позволяет создавать категории и группировать программы или документы, чтобы вы могли легко вызвать их непосредственно с «рабочего стола». Группа «Финансовые программы» может включать Quicken для персональных финансов, Lotus 1-2-3 для работы с электронными таблицами и QuickBooks для деловых счетов.
Часто используемые документы можно поименовать, сгруппировать и поместить на них пиктографическую ссылку на «рабочем столе». Простой щелчок мышью по соответствующей пиктограмме приведет к запуску необходимой программы и открытию документа.
Уверяю вас, что удобства, которыми будет характеризоваться доступ, осуществляемый с помощью правильно скомпонованного «рабочего стола», стоят усилий по изучению принципов его организации в рамках вашей операционной системы.
Организация других средств
Другие вещи, включая книги, полки, портфель, адресные книги, визитные карточки, дискеты, тоже нужно правильно скомпоновать и организовать (см. рис. 2. 11).
Вот правила грамотной организации этих средств.
• Складывайте сходные вещи вместе.
• Держите вещи на своих местах.
• Отчетливо маркируйте их.
Такие принадлежности, как скрепки, ручки, бумаги для заметок, кнопки и марки, нужно держать в ящиках, используя специальные пластиковые лотки с перегородками.
Даже салон автомобиля нужно содержать в порядке, если большую часть времени вам приходится разъезжать по клиентам
Резюме
Правильно организовать свою работу не просто. Это может оказаться утомительным и скучным делом. И, как это часто бывает, вы можете предпочесть отложить его до лучших времен.
Входе своей работы наши инструкторы по программе ОПД часто оказываются в роли катализатора — они способствуют приучению клиентов к правильной организации их работы. Но может случиться так, что, когда вы будете готовы приступить к выполнению программы ОПД, наших инструкторов с вами не будет и вам придется самим принимать решения. Постарайтесь помнить, что в результате вы будете тратить гораздо меньше времени на выполнение своей работы.
Чем более тщательно вы будете выполнять предписания нашей программы, тем больше пользы из нее извлечете. Я часто спрашиваю наших подопечных, сколько внимания они уделяют деталям во время демонстрации и продажи товаров. «О, много», — отвечают они. Я внушаю им, что они должны повседневно уделять деталям столько же внимания, сколько при организации специальных презентаций. Делайте так! Вы не будете разочарованы.
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
1. Ликвидируйте завалы и разберите свое рабочее место. На это может понадобиться день, если не больше. По возможности выберите время таким образом, чтобы не помешать текущей работе.
2. Достаньте хотя бы три лотка и обозначьте их «Входящие документы», «Документы для рассмотрения» и «Исходящие документы». В лотке «Входящие документы» будут находиться все вновь поступившие материалы. Лоток «Документы для рассмотрения» предназначен для бумаг, с которыми вы не можете работать сейчас по не зависящим от вас причинам. В лотке «Исходящие документы» должны находиться бумаги, работу с которыми вы закончили.
3. Выложите на письменный стол все бумаги из ящиков, лотков, стенных шкафов и портфеля. Просмотрите везде — под книгами, за занавесками, под столом.