Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
Предлагаемые рекомендации (см. также рис. 2. 7) помогут повысить эффективность вашей системы хранения информации.
• Используйте подвесные файлы. В подвесных файлах удобно хранить папки, в них удобнее помещать документы. Расположенные в ящиках подвесные файлы позволяют хранить по нескольку прочных папок, содержащих информацию по одной теме.
• Маркируйте файлы разборчиво, крупными буквами. Это облегчает поиск информации.
• Располагайте на одной линии метки разделов и подразделов. Это облегчает просмотр файлов. Разделы в целях облегчения поиска можно маркировать цветными наклейками. (Сначала убедитесь в необходимости и полезности этого шага. Одна секретарша рассказала мне, что потратила целый день на раскрашивание меток массивов информации для своего начальника, а он оказался дальтоником.)
• Сделайте индексы для больших файлов справочного характера. Это облегчает поиск документов в отсутствие секретаря, препятствует дублированию информации и координирует ее совместное использование.
Систематизация и маркировка
Основная цель систематизации чего-либо — облегчение поиска. Лучше всего систематизировать информации по крупным разделам, которые легко понять и использовать другим пользователям. При формировании системы хранения информации нужно стараться, чтобы поиск необходимых документов не вызывал затруднений не только у вас, но и у других людей. С одной стороны, это обеспечит возможность использования вашей информации коллегами, с другой — если созданная вами система понятна другим, значит, она удобна и для вас. Вы всегда можете разбить крупные разделы на подразделы, но старайтесь их понапрасну не дробить. Маркируйте ваши ящики и помещенные в них файлы, используя крупные, жирные, легко читаемые надписи.
Электронные файлы
Не так давно нас мучили только бумаги (как будто этого мало!). Теперь большинство из нас в своей работе в той же мере, что и от бумаг, зависят от компьютеров. Электронные документы получают все более широкое распространение. Сюда входят письма, электронная почта, страницы Интернета, которые можно загружать и сохранять на локальном диске, электронные таблицы и т. п. Поскольку создание и хранение цифровых документов проще, они постепенно вытесняют бумажные. С тех пор как произошло относительное удешевление компьютерных носителей, облегчилось хранение документов. Но проблема заключается не в сохранении и накоплении документов, а в возможности их повторного поиска.
К счастью, достижения в компьютерной технологии значительно облегчили поиск информации. Те из нас, кто начинал пользоваться компьютерами с операционной системой MS-DOS (Microsoft Disk Operating System), помнят, как трудно было тогда организовать информацию на жестком диске. Самым неприятным было, наверное, требование ограничивать наименование файлов восемью знаками. В результате файл, содержащий электронную таблицу денежных потоков за четвертый квартал, прихолилось называть, скажем, 4Q99cshf.wk3, что было трудно расшифровать и еще труднее запомнить.
Компьютеры упростили нахождение документов, предоставив возможность копировать файл и размещать его в нескольким местах.
Чтобы тратить меньше времени на поиск и обработку компьютерных документов, при их организации имейте в виду следующее.
Компьютер очень похож на пустой шкаф для бумаг. Используя информацию на бумажных носителях, вы можете побросать ваши приложения и массивы данных в кучу или сгруппировать их по разделам, разложив по ящикам и разбив информацию в этих ящиках на подразделы. Аналогичным образом можно и нужно организовать информацию на жестком диске, скомпоновать «рабочий стол» (в операционной системе Windows так называется размещение на экране графических символов или пиктограмм, используемых для выполнения различных процедур), сформировать меню (список команд иили инструкций, с помощью которых осуществляется управление работой компьютера), создать файлы (электронные документы, созданные и названные вами).
При организации работы с компьютером и использовании электронной почты рекомендуется:
• создавать систему для хранения в компьютере файлов документов;
• создавать систему для хранения сообщений, получаемых по электронной почте и факсу;
• иметь систему, идентичную организации другой информации (бумажной или электронной);
• сохранять нужные документы в соответствующих электронных папках;
• организовать на экране систему пиктограмм и меню, облегчающую доступ к документам и приложениям.