Справочные материалы
Теперь вам предстоит создать справочные файлы. Они должны содержать:
• исследования, необходимые для осуществления проектов;
• выполненные работы, к результатам которых вы часто обращаетесь;
• информацию о ресурсах;
• информацию о кадрах;
• административные данные;
• финансовую информацию;
• документы, касающиеся расчетов с клиентами.
Систематизируя вспомогательные материалы, обратите внимание на два вопроса.
• Какую информацию вы хотите сохранить?
• Как лучше ее организовать для облегчения поиска?
Многие люди не могут себя заставить расстаться с вещами. Какой объем информации вам нужно хранить? Продумайте несколько важных моментов.
• Не стремитесь ли вы хранить информацию «на всякий случай»?
• Не слишком ли разбухли ваши вспомогательные папки?
• Принимая решение сохранить что-либо или уничтожить, последуйте совету Стефани Уинстон из ее книги «Getting Organized» («Как организовать работу») (Warner Books, 1991) и спросите себя: «Если эти данные мне снова понадобятся, где я смогу их найти? »
• Может ли кто-нибудь еще в вашей организации предоставить вам информацию? Не дублируйте файлы коллег, если только вам не придется пользоваться этой информацией часто.
• Не нужно ли вам объединить свои усилия с кем-нибудь из коллег, чтобы та или иная информация хранилась у него?
• Не нужно ли вам посоветоваться, как систематизировать ваши справочные материалы, с тем, кто тоже ими пользуется?
Следующие предложения помогут вам структурировать ваши вспомогательные файлы (см. рис. 2. 6).
1. Составьте список ключевых элементов вашей работы (контракты, выставки-продажи, разработка продукции, финансы, кадры). Это и есть основные категории ваших справочных материалов.
2. Аккуратно маркируйте папки соответствующими заголовками на основе выделенных категорий.
3. Отфильтруйте имеющуюся информацию и выбросьте бесполезные бумаги.
4. Используя подвесные папки, выделите по одному ящику на одну или две категории.
5. Расположите массивы в алфавитном порядке по категориям и подкатегориям.
6. Пометьте ящики и папки крупными и разборчивыми буквами, чтобы облегчить и ускорить поиск и пополнение информации.
Архивные материалы
В архив чаще всего помещаются материалы общего пользования. Они могут быть структурированы и разбиты на разделы не так, как ваши личные файлы. На самом деле могут потребоваться две системы: одна индивидуальная, используемая в вашем офисе для архивации документов, имеющих прямое отношение к вашей работе, и другая, предназначенная для общего пользования за пределами вашего офиса.
В одной компании я нашел ящик с памяткой, помеченной 1906 г. С 1906 г. ею не пользовался никто! Информация касалась того, как нужно производить уборку офиса. Честное слово! Один из наших консультантов носил с собой маленький кейс с от-вертками и молотком, потому что уже стало привычным приходить в офисы и обнаруживать, что некоторые шкафы открыть не удается.
Сотрудники офиса обычно неохотно используют архивные материалы, полагая, что этим данным нельзя доверять. В обязанность руководства входит обеспечение служащих функциональными системами архивов; в обязанности служащих входит умение правильно использовать эти системы.
Предлагаемые вопросы дадут вам возможность оценить, как относятся к архивной информации в вашей компании.
• Есть ли архивы в вашем отделе? А в компании?
• Какую политику проводит компания по отношению к сохранению документов?
• Кто отвечает за поддержание архивов?
• Существует ли у вас система индексации архивов?
• Какова процедура поиска документов в архивах?
• Можете ли вы полагаться на восстановленные в случае необходимости документы?
• Проверяли ли вы эту систему в последнее время?
• Должны ли пополняться массивы информации архивов? Если да, то кем?
Я полагаю, что независимо от того, насколько сложно организованы архивы отдела, в каждом офисе почти всегда необходимо иметь свои архивы. Поскольку информация, находящаяся в архивах, используется редко, они могут находиться в шкафах, расположенных на некотором удалении от столов.