Обеспечение и принцип Сделайте это сейчас же 235
Сделайте обеспечение работ привычкой 236
21-дневное испытание 238
Обеспечение и разъезды 238
Превентивное обеспечение 240
Обеспечение и постоянный прогресс 240
Периодическое наведение порядка на рабочем месте 241
Минимум обеспечения 242
Если все летит в трубу 242
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 243
ЭПИЛОГ
Станьте хозяином своих привычек 246
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Перечень условий успешного проведения совещаний 247
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Причины потерь времени 249
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Об Институте технологии бизнеса 254
Указатель упомянутых книг 257
Предметно-тематический указатель 258
Список сокращений 270
Предисловие
Программа оптимизации персональной деятельности, далее — ОПД (The Personal Efficiency Program, PEP), была опубликована на 17 языках и разошлась по всему миру, что свидетельствует о широком интересе к теме этой книги. Работая со многими людьми, представляющими разные страны и культуры, я заметил, что мир бизнеса подчиняется определенным закономерностям. Люди бизнеса во всем мире сталкиваются с одними и теми же проблемами. Мы страдаем от того, что у нас слишком много дел и слишком мало времени на их осуществление. Почему? Может быть, вам хочется купить вторую машину, а для этого нужно заработать больше денег; или, возможно, из-за того, что ваша компания решила отказаться от помощи секретарей, вам приходится самому заниматься мелочами. Или у вас свой малый бизнес и без ваших стараний он зачахнет.
Хотя меня всегда поражало, почему люди готовы жертвовать своим временем и жить для того, чтобы заработать побольше денег или купить вторую машину, я постарался не философствовать, а просто понять, как можно делать то, что необходимо, лучше, быстрее и эффективнее.
С момента публикации этой книги прошло несколько лет. За это время достигнуты большие успехи в технологии, которые оказали серьезное влияние на нашу деятельность. Компьютерные микросхемы позволили создать электронные приборы, благодаря которым мы можем работать поистине в любом месте и в любое время. Интернет основательно изменил наши методы ведения бизнеса. В компаниях теперь используется оборудование, позволяющее работать дома, работать в виртуальном режиме, — и все это благодаря новым технологиям.
Персональный компьютер, калькулятор, гибкая офисная структура и интранет, несомненно, усложнили оборудование современного офиса. Но при всей сложности современных технических средств многие люди сумели овладеть этими новшествами, эффективно работают в виртуальном офисном окружении и экономят на этом массу времени! Эти люди преуспевают, многое знают и многое умеют, и у них, безусловно, есть чему поучиться.
Было время, когда от нас требовалось только прийти в офис и выполнить несколько заданий начальника. Этим работа и ограничивалась. Теперь все уже не так. Старые методы работы не подходят для новой экономики. Задания нужно выполнять сейчас же. От свойственного всем нам стремления откладывать дела, особенно те, которые делать не хочется, нужно избавляться.
Россия хорошо оснащена с технической точки зрения и продвинулась далеко вперед в программах по менеджменту офисов. Но основная проблема — как вовремя выполнить задания — остается.
Книга вобрала лучшее из собранного по крупице за последние 15 лет опыта работы Института технологии бизнеса, ИТБ (Institute for Business Technology, ITB), где обучались люди, деятельность которых теперь эффективна. Нашей целью было повышение продуктивности персональной деятельности. Что делают эти люди? Как они это делают? Можно ли их опыт считать образцом для всех нас? Книга представляет собой практически исчерпывающий свод идей и правил работы, с помощью которых эти столь успешные люди экономят время. В нее включены проверенные стратегии, разработанные для того, чтобы помочь нашим клиентам усвоить эти продуктивные идеи и сделать их основой своего стиля работы.
Чарлз Диккенс как-то сказал: «Я никогда не сделал бы того, что сделал, если бы не имел привычки к пунктуальности, порядку и усердному труду, если бы у меня не было решимости сконцентрироваться на нужном предмете в нужное время». Эта цитата содержит многие основополагающие ингредиенты успеха в работе и в жизни: привычка к пунктуальности и порядку, усердие, решимость и умение сконцентрироваться.
Во времена Диккенса технические средства были другими. Да и само время воспринималось иначе. Но для достижения успеха всегда необходима последовательность!
Керри Глисон
Бока Ре Итон, Флорида
Январь, 2000 г.
От автора
Я благодарю всех, кто прямо или косвенно помог появлению этой книги.
Моего агента и моих издателей из Executive Excellence Кена Шелтона, Трент Прайс и Мег Макай.
Редактора Ренану Майерз, помощника редактора Линду Индиг, редактора первого издания Джона Мани, помощника редактйра первого издания Мэри Даниэлло.
Я признателен Бари и Линн Шерман за вклад в создание восьмой главы. Их многолетний опыт обогатил эту книгу и, несомненно, поможет многим из тех, кто работает в условиях виртуальных офисов с соответствующим техническим оснащением.
Я благодарю персонал Cape Cod Compositors, Inc. за его слаженную работу.
Дагфинн Ланде, Джона Бёрча, Франса Хенрика Кокума, Кёрка Стромберга, Майка Галлико, Розалин Хейз, Нэнси Фредерике и Майка Джёрки, чья помощь значительно повысила качество книги.
Аиру Чалефа, чье время и внимание способствовали написанию книги и чьи идеи и формулировки можно найти во многих ее частях.
Всех сотрудников Института технологии бизнеса, чьи опыт и разработки в сфере оптимизации персональной деятельности легли в основу этой книги.
Лину Гольмберг, Джей Хервитц, Рона Хопкинса, Эрика Магнуссона, Менно ван дер Хавена, Питера Дерсона, Иохана Кр. Хольста, Рэнди Боу Хольста, Бруно Савойат, Денизу Хили, Энн Серлз, Бука Боуму, Шерон Маганн, Бенно Янгеборга и Таню Селдомридж за усердный и самоотверженный труд.
Джима Робинсона за его неоценимую помощь в развитии программного обеспечения Института технологии бизнеса и усовершенствовании работы компьютеров.
Бриту Норберг и Джаниту Томер из шведского банка Svenska Handelsbanken за предоставление мне возможности разработать первоначальный вариант программы оптимизации персональной деятельности.
Всех моих клиентов-приятелей, которые научили меня многому из того, что вы найдете в этой книге.
Я благодарю мою жену Джил за ее любовь и моих детей Брука, Макензи и Куинна за ту радость, которую они мне приносят.
Всем вам огромное спасибо.
К. Г.
Памяти моих родителей
ВВЕДЕНИЕ
Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
Очевидные вещи замечают только тогда,
когда о них сказано просто.
Капип Гибран
• Вам постоянно не хватает времени?
• У вас чересчур много дел?
• Вас подавляет все, с чем вы сталкиваетесь в офисе?
• Вас постоянно одолевают горы бумаг?
• Вам не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите?
• Приходится ли вам работать сверхурочно, вечерами, в выходные дни, чтобы доделать то, что не сделано в рабочее время?
• Вы испытываете стрессы из-за недоделок?
• Вы не можете наладить свою жизнь и работу из-за постоянных авралов и перегрузок?
• Вы удивляетесь, когда вам удается добиться своего в жизни и на работе?
• Вы хотели бы эффективнее использовать свое время и работать продуктивнее?
• Вам хотелось бы почаще иметь передышки в работе и брать отпуск?
На все эти вопросы большинство людей уверенно отвечают «да». Если и вы отвечаете «да», могу вас приятно удивить: эти проблемы можно решить. Вы в состоянии успеть то, что важно для вашей работы, и еще найти время для себя и своей семьи.
Источник проблемы
Почему людям всегда не хватает времени? Почему они страдают от перегрузок и при этом ощущают неэффективность своих усилий? Ответ очень прост. Хотя многие из нас имеют хорошее профессиональное образование, очень немногих — и в особенности это касается служащих — учили тому, как работать результативнее. Многие и понятия не имеют, как разумно организовать самих себя и свою работу. Мы можем начертить архитектурный план, написать хорошее рекламное объявление, договориться о сделке, но не умеем эффективно спланировать неделю, справляться с простоями в работе. Мы теряемся, столкнувшись с неожиданными обстоятельствами или необходимостью определить приоритеты в работе.
Мой друг и коллега из Великобритании так описывает подобную ситуацию:
Вы идете в университет, обучаетесь своей профессии и получаете работу. Вы начинаете работать, и внезапно на вас обрушивается бумажный поток. Вы и не подозревали, что на свете так много бумаг! Что с ними делать? Куда их деть? Где их потом искать?
За время своей работы я встречал много ярких и умных людей, хорошо знающих свое дело. Они легко решали проблемы, к которым я не знал, как подступиться. Они строили здания, перевозили грузы, разрабатывали новую продукцию, предоставляли различные услуги населению, лечили больных. Но при всех своих очевидных способностях и высокой образованности они жили в постоянном напряжении только из-за того, что старались успеть выполнить то, что должны были делать. Почему? Потому что, подобно вам и мне, эти профессионалы никогда не учились азам работы в условиях офиса.
Неумелая организация труда свидетельствует о пробеле в нашем образовании. Программа ОПД призвана восполнить этот пробел.
Совсем недавно во многих университетах страны была введена замечательная программа, цель которой — научить профессоров тому, как учить. Представьте: преподавать преподавателям, как преподавать! Как правило, профессора не обучались этому важнейшему аспекту своей профессии — от них требовалось только знание преподаваемого предмета. Но, как нетрудно убедиться, побеседовав со многими студентами, хорошее знание академической дисциплины не гарантирует хорошего преподавания.
Воспитание — это другая сфера, в которой ощущается отсутствие специального обучения. Сколько супружеских пар получили какие-либо знания о воспитании, прежде чем заимели детей? Точно так же мало кто из бизнесменов учился тому, как вести свой бизнес!
Как мы справляемся?
Мы, конечно, не лыком шиты. Мы сами знаем, что можно работать и эффективнее, и продуктивнее. Как мы управляемся с упомянутыми пробелами в нашем образовании? Увидим у коллеги органайзер или ежедневник — купим себе такой же. Ошибки и опыт учат нас в меру наших возможностей работать лучше. И по большей части мы добиваемся своего. Мы учимся обходиться тем, что имеем. Но из-за того, что режим нашей работы не соответствует оптимальным принципам ее организации, мы недостаточно эффективны в своих действиях. Например, наши трудовые навыки могут очень пригодиться в некоторых обстоятельствах, но при смене службы, укрупнении или сокращении размеров компании, в которой мы трудимся, на выполнение такого же задания может потребоваться вдвое больше усилий. Иными словами, наши прежние методы работы могут не подойти к новым условиям, требующим иных подходов.
Сила привычки делает болезненными любые перемены, даже если нам кажется, что к ним легко привыкнуть. Как же разумнее всего организовать свою работу? Как приспособиться к переменам? Как работать более продуктивно? Ответы на эти вопросы вы найдете в книге, которая перед вами. Она приучит вас к правильной постановке вопросов. Вы научитесь тратить на работу меньше времени и сил, а делать то, что вам приходится делать, станет легче.
Обратимся к деталям
Однажды я попросил одного очень богатого и преуспевающего человека поделиться секретом своего успеха. Он ответил двумя словами: «Детали, детали». Все мы понимаем, что наши профессиональные успехи зависят от внимания к деталям, но не умеем соотнести это понимание с тем, как работаем сами. Предлагаемая программа определяет именно детали, от которых зависит наша работа. Сведения и рекомендации, содержащиеся в этой книге, касаются процесса ОПД. Собираетесь ли вы только немного улучшить свою работу или полностью перестроить весь ее процесс, вам придется сконцентрироваться на деталях. Разобравшись в них, вы измените режим своей работы к лучшему. Вы заметите многие возможности, о существовании которых раньше не подозревали.
Западные производственные фирмы потратили много времени и денег на анализ и совершенствование каждого элемента производственного процесса, в особенности сейчас, в условиях усиливающейся конкуренции. Результаты налицо. Продуктивность производства растет, качество продукции непрерывно улучшается. Но в конторской работе, начиная со сферы обслуживания вплоть до информационного обеспечения управленческой деятельности, рабочие процессы труднее поддаются анализу и реорганизации. А уж персональные рабочие процессы вообще не воспринимаются как часть процесса управления бизнесом. Их не только не стремятся совершенствовать, но даже не пытаются анализировать.
Пора восполнять пробелы
Из-за того что в мире служащих не принято задумываться над тем, как повысить продуктивность и качество работы, даже в тех компаниях, где этим вопросам уделяют много внимания, многие звенья в цепи, связывающей два данных показателя, отсутствуют. Поэтому мы часто их не замечаем: трудно заметить то, чего нет. Тем не менее отсутствие этих звеньев становится причиной бесчисленных неприятностей, испытываемых нами на наших рабочих местах в офисах.
Программа ОПД может восполнить эти отсутствующие звенья. Она поможет каждому, кто перегружен работой. За последние 15 лет эта программа помогла 300 000 человек делать гораздо больше, чем они успевали, за 168 часов недели. Наша программа научит вас:
• лучше контролировать вашу деятельность;
• облегчить вашу службу;
• сэкономить время;
• определить, что для вас важнее всего;
• осуществить то, что для вас важно.
Программа ОПД — это новый подход к вашей работе, который должен повысить вашу личную продуктивность. Я твердо верю, что подавляющее большинство людей может удвоить, если не утроить, результативность своего труда, главным образом потому, что они делают не все, что могут. Я не хочу сказать, что они работают мало. На самом деле работа с людьми в сотнях компаний в десятке стран научила меня обратному. Люди работают очень много. И огромное большинство старается работать отлично. Все очень стараются. Но чаще всего, несмотря на старания, им не удается добиться многого. Если правильно организовать труд, его эффективность практически беспредельна. Программа ОПД — это ноу-хау, которое учит делать то, что надо, так, как надо.
Использование этой программы упростит ваш труд. С ее помощью вы будете тратить меньше сил на работу, которую выполняете.
Неважно, что вами движет — желание стать миллионером или оставаться лежебокой, достичь большего или просто отделаться от работы, — основные принципы и положения этой книги помогут вам.
В книге «Программа оптимизации персональной деятельности» я попытался сохранить простоту программы ОПД в том виде, как она преподается (один на один) сотней или более преподавателей, работающих в Институте технологии бизнеса. Это воплощение опыта тех, кто преуспел в обучении людей лучшим навыкам работы. Это личный вклад 300 000 людей, которым разработанные системы, процедуры и решения позволили избавиться от проблем и повысить продуктивность своего труда. Все это поможет вам выработать подходящий режим работы, который, в свою очередь, изменит ваше отношение к труду и улучшит его результаты.
Одно дело — обладать информацией, другое — действовать в соответствии с ней, и совсем другое — изменить свое поведение. Последнее — дело нелегкое, но мы разработали весьма действенные средства. Если вы полностью преобразите свой офис, то признаете принцип: хочешь изменить поведение — проще менять его полностью. Концепция Сделайте это сейчас же войдет в вашу плоть и кровь. Это не только позволит вам делать больше, но и отучит откладывать дело со дня на день. Вы начнете меняться. Если уж нам суждено быть рабами привычек, пусть, по крайней мере, это будут хорошие привычки! Мы вынуждены стремиться к переменам, коль скоро на карту поставлено наше время и спокойствие.
Программа ОПД подобна системе тренировок' если хочешь чего-то добиться, нужно выполнять каждый ее элемент. Так что если вы не собираетесь следовать всей программе, не читайте эту книгу. Отбросьте ее сразу и сэкономьте немного времени. Или следуйте программе и сэкономьте много времени. Выбирайте сами. Я лично надеюсь, что вы все-таки ее прочтете и станете следовать программе. Уверяю, это здорово облегчит вашу жизнь.
ГЛАВА ПЕРВАЯ
Сделайте это сейчас же!
День потеряешь, промедлишь второй,
Третий — второй повлечет за собой,
Где колебание, там промедление,
Где опоздание, там сожаление
Губят нещадно мгновенья сомнений
Магию, силу и творческий гений
Смело за дело берись, чтоб начало
Смелого дела свершенье венчало
Иоганн Вольфганг Гете
Обзор первой главы
В этой части вы научитесь:
• делать больше, делая сразу;
• не откладывать дело в долгий ящик;
• экономить время, выполняя работу за один раз;
• проявлять решительность и, взвесив худший из возможных исходов и найдя его приемлемым, действовать;
• не оправдывать свое бездействие наличием более важных дел;
• оценивать степень важности каждого дела и решать, нужно ли его делать;
• быть столь же изобретательным, выполняя работу, каким вы бываете, убеждая себя ее отложить.
Сейчас же! Не сомневаюсь, что это слово вы слышите постоянно. Если не от босса, то от супруги или от детей, от рекламодателей и торговцев. Иногда кажется, что все и вся требуют от вас чего-нибудь сейчас же, сию минуту. Начальник или сослуживец говорит вам, что кто-то не пришел на работу и вам придется сейчас же делать то, что должен был сделать он. Или кто-то звонит вам из дома, чтобы сообщить, что у вас сейчас протекают трубы. Или звонит телефон, и надо сейчас же снять трубку. Реклама убеждает вас сейчас же что-то купить. Люди и вещи претендуют на ваше время и ваше внимание сейчас же, сию минуту, немедленно. И таким образом, несмотря на все милые теории и способы распределения времени, мы ощущаем, что перегружены работой.
Иногда от гуру в сфере менеджмента мы слышим, что нужно игнорировать все, отвлекающее от работы, включая телефон. Они предлагают не реагировать на окружающее и окружающих, считая, что вместо этого мы должны организовать, упорядочить и контролировать свою жизнь, отбрасывая некоторые дела и фиксируя внимание на тех, которые являются «самыми главными», или «первоочередными», или «основными приоритетами».
Планирование, постановка задач и определение приоритетов конечно же нужны. Но очень часто мы, устанавливая приоритеты, не учитываем весь список наших дел. «Менее важное» оказывается вытесненным «более срочным». В итоге «менее важные» дела остаются невыполненными. Неудивительно, что, когда это выявляется, они становятся очень даже приоритетными. А теперь угадайте, что должно исправить положение? Вы угадали: разумеется, сейчас же.
В чем сила ОПД