Оптимизация Персональной Деятельности
Керри Глисон
Оптимизация Персональной Деятельности
Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
С 331. 101. 1 С 65. 24 Г54
Перевел с английского А. Марантиди
Редактор перевода И. Седакова
Научный редактор Д. Савицкий
Книга является русским переводом всемирно известной программы оптимизации персональной деятельности Керри Глисона, основателя и президента Института технологии бизнеса (Institute for Business Technology). Программа представляет собой свод простых правил и принципов поведения, помогающих увеличить личную продуктивность труда и изменить стереотип организации рабочего и личного времени, гарантируя его экономию — до одного месяца в год. Выполнение рекомендаций автора программы позволяет улучшить качество жизни. Книга уже переведена на 17 языков мира. Она может быть полезна руководителям крупных компаний, работникам мелкого и среднего бизнеса, госслужащим, секретарям и учащимся.
Содержание
Предисловие
От автора
ВВЕДЕНИЕ
Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов 1
Источник проблемы 2
Как мы справляемся? 3
Обратимся к деталям 4
Пора восполнять пробелы 4
ГЛАВА ПЕРВАЯ
Сделайте это сейчас же! 7
Обзор первой главы 8
В чем сила ОПД 9
Начните с вашего стола или рабочего места 11
Не откладывайте в долгий ящик 13
Не все можно и нужно делать сейчас же 23
Пусть решительность станет вашим рабочим навыком 24
Превратите принцип Сделай это сейчас же в свой рабочий навык 25
Качество 26
Дисциплина 27
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 28
ГЛАВА ВТОРАЯ
Организуйте это сейчас же! 29
Обзор второй главы 30
О воспитании солдат 31
Долой беспорядок! 31
Откуда берется беспорядок? 32
Кому нужен беспорядок? 33
С глаз долой? 34
Не пренебрегайте мелочами 34
Начните с главного 36
Оснащение вашего офиса 37
Следите за новинками офисного оборудования 41
Размещение бумаг на вашем рабочем месте 41
Рабочие материалы 43
Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ 45
Организация рабочих материалов 46
Справочные материалы 48
Архивные материалы 50
Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации 51
Систематизация и маркировка 53
Электронные файлы 53
С чего начать: операционная система 54
Создайте резервную копию своего жесткого диска 55
Имена файлов в компьютере 56
Компьютер должен сам отыскивать документы 60
Работа с электронной почтой 60
Компьютер и факс 61
Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса 62
Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты 63
Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам 64
Организация других средств 65
Резюме 66
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 66
ГЛ ABA ТРЕТЬЯ
Делайте это регулярно 69
Обзор третьей главы 70
Расписывайте свое время 71
Электронный график затрат времени 72
Борьба с переизбытком информации 74
Содержимое корзины для входящей информации 74
Группируйте рутинные операции 75
Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения 77
Закон Паркинсона и распределение времени 79
Отрезки времени 79
Выделение времени на телефонные переговоры 80
Электронная почта 82
Рациональное использование электронной почты 83
Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте 84
Способы оптимизации работы с электронной почтой 85
Почта и деловые записки 86
Использование Интернета 88
Поиск в Интернете 88 Чтение 89
Еженедельные беседы один на один 90
Повысьте эффективность совещаний 91
Перестаньте отвлекаться 93
Стоит ли соблюдать эти правила? 96
«Ловушки» и метод «проб и ошибок» 96
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 98
ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ
Планируйте сейчас же! 101
Обзор четвертой главы 102
Цель планирования 104
Принципы планирования 106
Обозначьте приоритеты в управлении 106
Распределение времени 107
Программа ОПД и процесс планирования 108
Планирование на день 108
Планирование на неделю 109
Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для. руководящих работников 115
Планирование работ по теме 117
Критерии необходимости составления плана работ по теме 119
Разработка технологической карты 119
Планирование с использованием компьютера 121
Стратегическое планирование 123
Цели 124
Личные цели 126
Оценки 127
Личные ценности 127
Мы становимся такими, какими хотим себя видеть 129
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 131
ГЛАВА ПЯТАЯ
Контроль за ходом исполнения работ 133
Обзор пятой главы 134
Настойчивость 135
Перестаньте запоминать 136
Постоянные заботы и время 136
Формируйте эффективные системы контроля 137
Бумажный контроль 138
Журнал 138
Календарные системы 139
Электронные системы контроля за ходом выполнения работ 142
Совместное использование бумажных и электронных календарных систем 145
Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры 145
Рабочие группы 146
Групповое программное обеспечение 147
Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей 148
Исключения из правила 150
Дублируйте свои информационные системы 150
Сделайте контроль составной частью рабочего процесса 151
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 152
ГЛАВА ШЕСТАЯ
Делайте хорошо сразу! 155
Обзор шестой главы 156
Корни программы ОПД 157
Кайзен 160
Программа ОПД — практическое средство повышения качества работы 161
4С 162
Изучение потребностей клиентов 162
Эталонное тестирование 163
Превентивный подход 164
Неуклонное совершенствование 164
Постепенность изменений 165
Программа ОПД и реорганизация 165
Реорганизация и технология 167
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 169
ГЛАВА СЕДЬМАЯ
Менеджер, решающий вопросы на месте 171
Обзор седьмой главы 172
Управление, приближенное к исполнителю 173
Пример управления на рабочем месте исполнителя 177
Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно 178
Личное общение 179
Метод календарного контроля 180
Выдача заданий подчиненным 180
Что делает руководитель, решающий вопросы на месте? 181
Концентрируйте внимание на рабочем процессе 181
Создание рабочих групп 182
Не засиживайтесь за рабочим столом 182
Начните с самого себя 183
Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя 184
Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис 185
Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя 186
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 187
ГЛАВА ВОСЬМАЯ
Делайте это сейчас же, где бы вы ни были! 189
Обзор восьмой главы 190
Изменение условий работы в офисе 192
Почему именно сейчас? 192
Что представляет собой РМНП? 194
Изучите литературу о РМНП 197
Намеревается ли ваша компания организовать РМНП? 198
Ставите ли вы перед собой цель работать без бумаг? 199
Как вы выбираете оборудование, наиболее подходящее для ваших нужд? 200
Форма и функциональность 201
Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП 202
Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП 202
Программа ОГЩ и переход к использованию РМНП 204
Программа ОПД в процессе перехода к РМНП 204
Рациональная структура информации — залог успеха 206
Найти иль не найти — вот в чем вопрос 206
Молекулы или электроны? Одно из двух 207
Работа в мире РМНП 208 Эффективность управления и обеспечения 208
«С глаз долой» не значит «из сердца вон» 208
Куда обращаться и что делать, если нужна помощь 209
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП 210
Индивидуальные проблемы 210
Проблемы взаимодействия в коллективе 213
Голосовая почта 216
Электронная почта 218
Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП 219
Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем РМНП 222
РМНП в мобильном офисе 225
Вниманию пользователей портативными компьютерами — предупреждение 226
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ 226
ГЛАВА ДЕВЯТАЯ
Займитесь обеспечением сейчас же! 229
Обзор девятой главы 230
Энтропия 231
Поддержание системы в порядке и рабочий цикл 232
Облегчайте себе жизнь 234
Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей? 235