Рис. 1. Структура файла Excel
Элементы рабочего окна Excel
Excel имеет стандартный интерфейс Windows (рис. 13). Строка формул состоит из поля адреса, управляющих кнопок и поля содержимого ячейки. При активизации ячейки таблицы в этих полях появляется соответствующая информация. Управляющие кнопки выполняют: отмену редактирования ячейки (кнопка с крестом); принятие редактирования (кнопка с галочкой – соответствует нажатию Enter); вызов Мастера функций (кнопка fx или =). Редактировать содержимое ячейки можно непосредственно в самой ячейке или в поле содержимого ячейки. В первом случае надо выполнить двойной щелчок по ячейке или нажать клавишу F2, во втором – активизировать ячейку и «щелкнуть» в поле содержимого строки формул.
Рис. 13. Рабочее окно Excel: 1– заголовок строки; 2– указатель адреса или имени ячейки; 3– отмена редактирования; 4– мастер функций; 5– содержимое ячейки; 6– заголовок столбца; 7– указатель ячейки; 8– ярлык листа; 9– подтверждение редактирования; 10– строка формул
В панелях инструментов могут быть заложены возможности быстрого получения результата путем вызова нескольких пунктов меню подряд. Панели инструментов можно выводить на экран и убирать с экрана, за это отвечает пункт меню Вид – Панели инструментов. На рисунке 14 включенные панели помечены галочками, но этот список не полный. Полный список можно получить, если открыть в пункте меню Настройка (внизу списка панелей).
Рис. 14. Технология совместного вызова нескольких пунктов меню
Ссылка на ячейки Excel
Одним из центральных понятий в Excel является ссылка на ячейку. Ссылки используются для записи формул. По форме записи ссылки могут быть двух типов: A1 и R1C1. В типе A1 первым указывается заголовок столбца, вторым – заголовок строки. Например: D5; G24; AF13. В типе R1C1 первой указывается строка с префиксом R, а вторым – числовой номер столбца с префиксом С, например, R12C5. По своим свойствам ссылки могут быть абсолютными и относительными. Относительные ссылки обладают свойством автоматической коррекции координат ячейки при переносе (копировании) формулы в другую ячейку. Абсолютные ссылки таким свойством не обладают. В приведенных выше примерах все ссылки – относительные. Для задания абсолютной ссылки в типе A1 добавляется знак "$" перед заголовком столбца и (или) перед заголовком строки, например: $A$10; D$25; $AF16. Для типа R1C1 номер строки и (или) столбца при задании абсолютной ссылки заключается в квадратные скобки, например, для приведенных выше примеров можно записать: R[10]C[1]; R[25]C4; R16C[34].
Диапазон ячеек записывается как две ссылки, на верхнюю левую и нижнюю правую ячейки прямоугольной области, разделенные двоеточием, например D5:F13. Диапазоном может быть частичный
столбец (например, R4:R25) или частичная строка (например, A12:Z12). Если двоеточием разделены только номера строк или столбцов (например, A:F или 5:13), то в диапазон входят все ячейки таблицы, ограниченные этими строками или столбцами.
Общие принципы форматирования
Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент Объединить и поместить в центре и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.
Формат ячейки
Каждая ячейка имеет формат. Это понятие включает много параметров:
• цвет текста и фона,
• выравнивание,
• обрамление,
• отображение.
Для того чтобы изменить формат ячейки, или просмотреть текущий нужно ячейку выделить. После этого нужно выбрать в меню Формат – Ячейки, затем появиться диалоговое окно с настройками формата ячейки (рис. 15).
Рис. 15. Доступ к меню Формат – Ячейки
Вкладки формата ячейки:
• Число – устанавливает отображение информации в ячейке,
• Выравнивание – устанавливает характер выравнивания информации в ячейке,
• Шрифт – позволяет выбрать шрифт и установить дополнительные параметры отображения,
• Граница – устанавливает вид отображения границ,
• Вид – устанавливает вид фона,
• Защита – предназначена для установки защиты ячейки (рис. 16).
Рис. 16. Доступ к вкладкам окна Формат ячеек
Границы для ячеек устанавливаются на вкладке Формат ячеек – Граница. Границы ячеек всегда печатаются и служат для оформления таблиц. Для создания границы следует выбрать тип линии в окне Линия. Кроме этого можно выбрать цвет. Границы устанавливаются как все сразу, так и по отдельности. Следует обратить внимание на то, что кнопка внутренние заблокирована или нет. Эта кнопка станет активной, если выделить несколько ячеек, а затем установить параметры формата ячейки. Эта кнопка позволит установить границы между ячейками, создав сетку (рис. 17).
Рис. 17. Оформление границ ячеек
После любых изменений окно настройки формата ячейки нужно закрыть, но предварительно, нажать OK (для подтверждения изменений), или отмена (если вдруг передумали).
Форматирование текстовой информации
Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т. д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат – Ячейки... . В окне Формат ячейки нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке Выравнивание в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:
• флажок переносить по словам – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
• группа полей Ориентация – для расположения текста вертикально или с наклоном;
• поле отступ – для задания отступов слева (единица измерения – символ) (рис. 18).
Рис. 18. Содержание вкладки Выравнивание в окне Формат ячеек
Для того, что объединить несколько ячеек, предварительно их следует выделить, затем в меню Формат ячейки установить галочку рядом с надписью объединенные ячейки (рис. 19).
Рис. 19. Установка команды объединение ячеек
После объединения серии ячеек воспринимается как одна ячейка. Имеется возможность разъединить объединенные ячейки, если их выделить и снять галочку в формате ячейки. Следует обратить внимание на то, что разъединить ячейки можно только в формате ячейки, но объединить можно и через панель инструментов (рис. 20).
Рис. 18. Содержание вкладки Выравнивание в окне Формат ячеек
Для того, что объединить несколько ячеек, предварительно их следует выделить, затем в меню Формат ячейки установить галочку рядом с надписью объединенные ячейки (рис. 19).
Рис. 19. Установка команды объединение ячеек
После объединения серии ячеек воспринимается как одна ячейка. Имеется возможность разъединить объединенные ячейки, если их выделить и снять галочку в формате ячейки. Следует обратить внимание на то, что разъединить ячейки можно только в формате ячейки, но объединить можно и через панель инструментов (рис. 20).
Рис. 20. Инструмент панели для объединения ячеек
Форматирование числовой информации
Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части, выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке Число окна Формат ячейки (рис. 21).
Рис. 21. Меню вкладки Число окна Формат ячеек
Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат Денежный или Финансовый, в которых предусмотрен отступ справа.
Вводимые числа выравниваются по правому краю ячейки. Для разделения целой и дробной частей десятичных чисел используется запятая. Если целая часть числа не умещается по ширине ячейки, на экран выводятся знаки "####".
9
Автозаполнение
Создание таблиц связанно с массовым вводом некоторых чередующихся последовательностей. Например, цифр от 1 до 100, или названий месяца от января до февраля. В Excel есть возможность автоматизации подобных операций. Рассмотрим эту процедуру на примере цифр.
Шаг 1: в соседних ячейках ввести две цифры.
Шаг 2: выделить эти ячейки.
Шаг 3: следует обратить внимание, что в правом нижнем углу появился черный квадратик [+]. Именно за него можно производить автозаполнение. Схватите его левой кнопкой мыши и потащите вниз, цифры будут подставляться автоматически (рис. 22).
Рис. 22. Подготовительная процедура для проведения «автозаполнения» чисел
Растаскиваются цифры не только последовательно. Если ввести, например, 1 и 3 и растащить, то Excel выяснит разницу между числами, и, ориентируясь на нее будет производить растаскивание. Кроме того, растаскивать можно в любую сторону, а не только вниз.