Перемещение по таблице
Для перемещения по таблице с помощью мыши можно использовать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки. В левой нижней части
Рис. 4.3. Поле номера записи
окна таблицы находится поле номера текущей записи (см. рис. 4.3), которое позволяет быстро перейти к нужной записи путем указания ее номера. Это поле содержит несколько кнопок перехода на первую, последнюю, следующую, предыдущую и новую запись. Для этой цели можно также воспользоваться командами Правка/Перейти, а затем выбрать нужный пункт открывающегося подменю.
Редактирование записей в таблице
Таблица в любой момент доступна для редактирования. Движение курсора по полям и записям таблицы осуществляется с помощью отдельных клавиш или их комбинаций. Чтобы внести изменения внутри содержимого поля, нужно перейти в режим редактирования. Для этого достаточно нажать клавишу F2 или щелкнуть в нужном месте поля мышью.
Отмена изменений
Изменения, внесенные в содержимое полей текущей записи, можно отменить с помощью комбинации клавиш Ctrl+Z, а также команды Правка/Отменить ввод или кнопки на панели инструментов Отменить ввод. Отмена сделанных изменений остается возможной и после перехода на другую запись до начала ее редактирования.
Использование буфера обмена Windows
При добавлении в таблицу данных, содержащихся в других таблицах БД, можно воспользоваться стандартным средством — буфером обмена Windows. При работе с буфером обмена применяются стандартные команды Вырезать, Копировать и Вставить, находящиеся в меню Правка, а также соответствующие им комбинации клавиш Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V и кнопки на панели инструментов.
Чтобы добавить в таблицу-приемник записи из таблицы-источника, нужно выполнить следующие действия:
1. Выделить копируемые записи в таблице-источнике и скопировать их в буфер обмена.
2. Открыть таблицу-приемник и выполнить команду Правка/Добавить из буфера или выделить последнюю (пустую) запись и выполнить команду Вставить.
3. После проверки возможности осуществления этой операции Access предложит подтвердить ее и затем добавит записи в таблицу. Значения полей строки-источника будут вставлены в соответствии с порядком столбцов таблицы-приемника, независимо от имен полей.
Иногда требуется перенести данные, содержащиеся в прямоугольном блоке ячеек одной таблицы, в другую таблицу. В этом случае нужно выделить блок ячеек в таблице-источнике и выполнить команду Копировать. Затем следует выделить в таблице-приемнике такой же прямоугольный блок, как и в таблице-источнике, и выполнить команду Вставить. Если будет выделен блок меньших размеров, то Access вставит лишь часть данных из буфера обмена.
В ряде случаев Access отказывается выполнить операцию вставки данных из буфера обмена или выполняет ее частично. Перечислим типичные причины невыполнения этой операции:
· таблица-приемник имеет ключевое поле или поле с уникальным индексом, и осуществление операции приводит к нарушению уникальности его значений;
· таблица-приемник связана с другими таблицами и в результате операции нарушается целостность связей в БД;
· сделана попытка вставить содержимое поля или полей без указания места их назначения;
· вставка не может быть осуществлена из-за несоответствия типов данных (вставляется текст в числовое поле), нарушения условий на значения полей (сделана попытка вставить в текстовое поле слишком длинный текст) и т.д.
Невставленные данные Access помещает в специальную таблицу Ошибки вставки. После корректировки они могут быть позднее вставлены в таблицу-приемник.
Буфер обмена можно использовать и при вставке в поля таблицы данных из других приложений Windows, например фрагмента таблицы Excel, текста, подготовленного в Word, или графического изображения.