Изменение типа данных и размера поля
Для изменения типа данных нужно щелкнуть по ячейке типа данных изменяемого поля. Затем щелкнуть по кнопке справа, открывающей список возможных типов данных, и выбрать новый тип данных. С некоторыми ограничениями Access может успешно преобразовать любой тип данных (кроме типа поле объекта OLE). Например, при преобразовании из текстового в числовой формат поле должно содержать только цифры и допустимые разделители. Для текстового и числового поля задается его размер. Установленный размер поля можно затем изменить. Если он будет уменьшен, то Access выдаст предупреждающее сообщение о возможной потере некоторых данных. Если вы подтвердите свое желание сохранить сделанные изменения в определении таблицы, то операция будет выполнена, но это может повлечь за собой ошибки в преобразовании данных и их потерю. Поэтому перед такой операцией имеет смысл на всякий случай создать копию таблицы.
1.3. Ввод и редактирование данных в таблице
После создания структуры таблицы можно приступать к ее заполнению. Заметим сразу, что изменять данные в таблице можно в любой момент, поэтому не нужно заранее заботиться о полноте данных, их последовательности и т.д. Если данных в таблице еще нет, то при ее открытии пользователь получает готовый для заполнения пустой бланк следующей структуры (см. рис. 4.2).
Рис. 4.2. Ввод данных в пустую таблицу
В первой строке бланка расположены имена полей таблицы в том порядке, в котором они были введены при построении структуры таблицы. Пустая строка предназначена для ввода новой (в данном случае первой) записи в таблицу. Крайний слева столбец бланка является индикаторным. В нем отражается информация о состоянии записей таблицы, а находящийся в нем в данный момент значок означает текущую запись. Этот столбец также используется для маркировки записей. Щелкнув в нем, можно выделить всю запись целиком. При вводе данных в поле пользуются обычными правилами корректировки данных. В каждый момент времени вставка данных происходит в поле, в котором находится курсор. После ввода данных в поле можно перейти к следующему полю записи одним из следующих способов (при соответствующей настройке параметров Access): нажав клавишу перемещения курсора; нажав клавишу Tab; нажав клавишу Enter. Access автоматически сохраняет на диске введенную запись. В дальнейшем любую из введенных записей можно редактировать. Если тип введенного значения не соответствует типу поля или нарушены условия на значение, заданные в свойствах поля, то Access не разрешит выйти из этого поля. Такая ситуация, например, возникает, если в поле типа Дата введено значение, которое Access не может интерпретировать как дату. В этом случае можно исправить допущенную ошибку или отменить ввод нажатием клавиши Esc или комбинации клавиш Ctrl + Z.
Access также не разрешит перейти к новой записи, если при вводе в ключевое поле нарушена уникальность его значений или не введены данные в поле, требующее обязательного ввода значения. Нужно исправить допущенные ошибки или отменить ввод новой записи двойным нажатием клавиши Esc или комбинации клавиш Ctrl + Z.