Глава 1. Основные понятия баз данных.. 8
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.. 7
Глава 1. Основные понятия баз данных.. 8
1.1.Модели представления данных в базах данных. 8
1.2. Система управления базами данных Access. 14
1.3. Объекты Access…………………………………………………………………………16
Глава 2. Построение базы данных.. 19
2.1. Основные принципы проектирования БД.. 19
2.2. Создание новой базы данных. 21
2.2.1. Создание таблиц.. 22
2.3. Тип данных и свойства поля.. 25
2.3.1. Тип данных. 25
2.3.2. Задание свойства поля.. 26
2.4. Ключевое поле. 34
2.5. Подстановка данных. 35
2.6. Установка свойств таблицы... 36
Глава 3. Связи в ACCESS.. 39
3.1. Определение связей между таблицами.. 39
3.2. Типы связей между таблицами.. 40
3.3. Создание связей.. 42
Глава 4. Работа с таблицей.. 46
4.1. Модификация БД. Операции над таблицами.. 46
4.2. Модификация структуры таблицы... 47
4.3. Ввод и редактирование данных в таблице. 49
4.4. Поиск и замена данных. 54
4.5. Сортировка и фильтрация данных. 57
Глава 5. Функции. Формулы. Выражения. Построитель выражений 61
5.1. Операторы... 61
5.1.1. Арифметические операторы... 61
5.1.2. Операторы слияния строк (конкатенации). 62
5.1.3. Операторы сравнения.. 63
5.1.4. Логические операторы... 65
5.1.5. Операторы идентификации. Идентификаторы... 66
5.2. Константы... 67
5.3. Функции.. 68
5.3.1. Функции для работы с датами.. 68
5.3.2. Функции для работы со строками.. 69
5.3.3. Математические функции.. 70
5.3.4. Статистические функции.. 70
5.3.5. Статистические функции по подмножеству.. 71
5.3.6. Другие полезные функции.. 73
5.4. Построитель выражений.. 73
Глава 6. Формы... 77
6.1. Создание формы... 78
6.2. Структура формы... 79
6.3. Виды форм.. 81
6.4. Содержимое формы... 83
6.5. Создание формы... 83
6.6. Элементы управления.. 85
6.6.1. Изменение стандартных свойств ЭУ.. 87
6.7. Настройка внешнего вида формы... 88
6.8. Создание ЭУ.. 89
6.9. Создание диаграмм.. 94
6.10. Составные формы... 96
Глава 7. Запросы... 98
7.1. Общая характеристика запросов.. 98
7.1.1. Свойства запросов.. 100
7.2. Типы запросов в Access. 101
7.3. Создание запроса. 103
7.3.1. Создание запроса в режиме Конструктор.. 103
7.3.2. Включение полей в бланк запроса. 105
7.3.3. Добавление вычисляемого поля.. 105
7.4. Отбор записей в однотабличных запросах. 107
7.4.1.Точное совпадение значений полей.. 108
7.4.2. Шаблоны общего вида. Оператор Like. 109
7.4.3. Диапазон значений. Операторы And и Between.. 110
7.4.4. Список значений. Операторы Or и In.. 111
7.4.5. Отрицание образца. Оператор NOT.. 112
7.4.6. Отбор записей с Null значениями и пустыми строками.. 112
7.4.7. Использование нескольких строк условий.. 112
7.4.8. Использование вычисляемых полей.. 113
7.5. Запросы с параметром.. 113
7.6. Итоговые запросы... 114
7.7. Перекрестные запросы... 117
7.8. Запросы на изменение. 118
7.8.1 Запрос на добавление. 118
7.8.2. Запрос на удаление. 119
7.8.3. Запрос на создание таблицы... 120
7.8.4. Запрос на обновление. 121
Глава 8. Отчеты... 122
8.1. Структурв отчета.. 122
8.2. Создание отчета. 124
8.2.1.Создание отчета с помощью Конструктора. 126
8.3. Сортировка и группирование. 127
8.4. Режимы окна отчета. 129
8.5. Печать отчета. 130
ВВЕДЕНИЕ
Человечество вступило в новый этап своего развития - переход от индустриального общества к информационному. Это означает, что информация становится важнейшим стратегическим ресурсом. Тем более важным является умение современного менеджера эффективно работать с информацией: быстро находить нужную информацию, упорядочивать имеющуюся, хранить ее и защищать.
Базы данных – необходимая составляющая технологии автоматизированного офиса, поэтому умение эффективно работать с базами данных является залогом успешной работы любого менеджера.
Учебное пособие «Информационное обеспечение управления, часть I» основывается на знаниях, полученных при изучении высшей математики, информатики и пакета прикладных программ Microsoft Office.
Глава 1. Основные понятия баз данных
1.1. Модели представления данных в базах данных
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Данные, относящиеся к некоторой предметной области, объединяются и структурируются таким образом, чтобы над ними можно было выполнять необходимые операции: обновлять, добавлять новые данные, удалять ненужные, извлекать данные, отвечающие условиям поиска. Типичные примеры такой информации: телефонный справочник, сведения о студентах вуза, записи о заказах товаров и т.д.
До появления компьютеров вся эта информация хранилась в папках или картотеках. На каждом листе бумаги или на карточке был напечатан бланк формы, в котором были оставлены пустые места для заполнения данными. Например, в личной карточке студента нужно было заполнить графы для указания фамилии, имени и отчества, даты рождения и других сведений. Информация, относящаяся к отдельному студенту, хранилась на нескольких карточках. Это обстоятельство доставляло немало неудобств сотрудникам деканата, так как простая смена фамилии при невнимательности сотрудника, вносившего изменения в БД, могла привести к появлению «фиктивного» студента. Весьма затруднителен был и поиск нужной информации. Нередко для получения справки приходилось перебирать сотни личных карточек. Использование компьютеров позволило устранить многие проблемы, характерные для некомпьютерных БД. При правильном проектировании компьютерной БД добавление в нее новой информации и модификация уже существующих данных перестает быть трудной задачей, чреватой ошибками. С помощью компьютера можно быстро найти нужные сведения, причем критерий поиска может быть весьма сложным. Резко упростились подготовка и печатание различных отчетов и информационных справок. Но, чтобы возможности компьютера при работе с БД были использованы в полной мере, необходимо при ее создании соблюдать определенные правила организации информации и пользоваться программным обеспечением, специально предназначенным для этих целей. Часто пользователи хранят данные в виде документов Word или таблиц Excel. Однако работа с информацией, содержащейся в изолированных файлах, весьма затруднительна. Как текстовые редакторы, так и электронные таблицы имеют свою сферу применения и не в состоянии обеспечить полноценную поддержку таких традиционных функций БД, как:
– хранение больших массивов информации;
– исключение или сведение к минимуму дублирования данных;
– установление и поддержка связей между данными;
– защита целостности данных
– предотвращающих появление в БД некорректных данных;
– быстрый доступ к нужной информации;
– обеспечение секретности;
– простота внесения изменений;
– возможность одновременного доступа к информации для нескольких пользователей.
Чтобы обеспечить выполнение этих требований, данные в БД должны иметь определенную структуру.
Модель – способ структурирования данных, описания взаимосвязей между данными.
Очевидные требования к модели:
– она должна быть достаточно универсальной, позволяя работать с данными различной структуры и сложности.
– должна допускать автоматическую обработку данных, т.е. должна быть реализуема программными средствами.
– должна быть наглядной, «прозрачной».
Поскольку задача описания структуры данных средствами выбранной модели возлагается на разработчика (человека), то чем сложнее модель – тем труднее избежать ошибок при проектировании.
В зависимости от того, какой способ описания структуры данных используется при создании БД, различают иерархические, сетевые, реляционные и объектно-ориентированные и гибридные БД.
Иерархические модели
Модель (как видно из названия) представляет данные в виде иерархии (рис. 1.1.). Модель ориентирована на описание объектов, находящихся между собой в отношении подчинения. Например, структура кадров некоторой организации. Организация состоит из отделов, каждый отдел имеет руководителя и сотрудников. Другой пример: объект «колесо» является составной частью объекта «автомобиль». Между автомобилем и колесом имеется связь, смысл которой можно озвучить следующим образом: объект «автомобиль» включает в себя несколько объектов «колесо».
Сетевая модель
Сетевая модель (рис. 1.2.) представляет собой развитие иерархической. Модель позволяет описывать более сложные виды взаимоотношений между данными. Однако расширение возможностей достигается за счет большей сложности реализации самой модели и трудности манипулирования данными.