Как написать докладную записку
По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.
Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:
• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
наименование документа;
дата и регистрационный номер документа;
место (город) составления (для внешней докладной записки);
адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.
31. Объяснительная записка
Объяснительная записка – это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ученика в школе на уроках, невыполнения задания и т.п. Также объяснительная может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений.
По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения.
Как написать объяснительную записку
Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:
• шапка – содержит реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресована объяснительная (в дательном падеже);
заголовок документа – «Объяснительная записка» (пишется без кавычек);
дата и номер документа (при записке в школу номер исходящего документа не ставится);
заголовок к тексту - «О …», «Касательно …» (при составлении объяснительной в школу заголовок можно не писать);
сам текст пояснения - сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к написанию текста - чтобы он был убедительным и содержательным;
подпись составителя – должность (при написании записки в школу должность не указывается), собственно подпись, фамилия и инициалы.
32. Особенности деловой переписки
Особенности деловой переписки должен знать каждый, без исключения, предприниматель. Ведь в XXIвеке, когда высокие технологии занимают все большее место в нашей жизни, практически все общение в бизнес-среде осуществляется при помощи электронной почты. Умение писать деловые письма и знание особенностей деловой переписки являются по-настоящему бесценными.
• Важно отказаться от флуда – это бизнес, все должно быть четко и по делу. Не стоит впадать в детство и писать в сообщении много восклицательных или вопросительных знаков, смайликов и т.п. Вы будете выглядеть маленьким ребенком, втихаря пробравшимся за рабочий компьютер отца;
Грамотность. Это – бич современного поколения. Многие считают, что главное – смысл сообщения, а не то, как оно написано. Однако это не совсем так, грамотно сформулированное и написанное письмо воспринимается намного лучше. Если в школе вам было не до изучения правил – начните учить их сейчас;
Дурным тоном считается отсутствие в тексте письма приветствия. А писать его нужно, вне зависимости от того, какой именно темы касается ваше сообщение, даже если оно является логичным продолжением разговора, прервавшегося пару дней назад;
Вне зависимости от обстоятельств не позволяйте себе опуститься до грубости. Пусть вас запомнят вежливым человеком, который никогда не теряет самообладания (даже в том случае, если с адресатом вы уже не имеете ни малейшего желания связываться). Репутация в бизнес-кругах, все-таки, решает многое – пусть же у вас она будет безупречной!
Недопустимая роскошь – писать письмо только для того, чтобы выплеснуть эмоции на собеседника. Пожалуй, ни для кого не является секретом то, что работа вообще место малопригодное для проявления своих эмоций;
Ваше сообщение должно иметь цель. И собеседник об этой причине должен знать, иначе у него может сложиться впечатление, что вы попросту тратите его драгоценное время. Для того, чтобы подобного не случилось, письмо нужно логическим образом завершить: «Жду Вашего ответа», «Рассчитываю на Вашу помощь в данном вопросе» и так далее;
Заканчивая письмо, очень важно вежливо попрощаться с собеседником. Можете пожелать ему хорошего дня или всего доброго – это создаст о вас благоприятное мнение и хотя бы немного поднимет адресату настроение.
33. Речевой этикет в деловой переписке
Как и общественный этикет, этикет делового общения – это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.
На протяжении многих лет деловая переписка ассоциировалась с личной перепиской, поэтому в документах использовались глаголы первого лица. Затем письма стали приобретать общественный характер, и личные формы переписки перестали соотноситься с этим характером. Поэтому со временем словесные формулы, используемые в деловой переписке, стали трансформироваться.
Объектами трансформации стали выражения словесной вежливости. Они начали выходить из деловой речи, уступая место устойчивым выражениям. Сегодня существуют специальные устойчивые формы, позволяющие выразить просьбу или отказ, напоминание или уведомление. Мы начнем объяснять особенности деловой переписки с употребления местоимений.
При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие. Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение «мы», а не «я». Однако само местоимение «мы» не пишется. Общественный характер обращения выражается за счет использования формы глагола. Окончание глагола точно определяет тип изложения от первого лица множественного числа.
Отдельное внимание уделяется залоговым формам. Использование страдательного залога является более предпочтительным. Например, фраза «Вы не выполнили обязательств, замена батарей отопления не произведена» выглядит слишком резко, будто пишущий обвиняет в этом конкретное лицо. Использование страдательного залога – «Обязательства, по замене батарей отопления, не были выполнены», позволяет обозначить сам факт невыполнения обязательств, а не несет в себе обвинение. Виновники подразумеваются, но конкретно не выделяются.
Использование действительного залога целесообразно при выделении должностного лица, который является источником описываемых действий. Например, «юридическая служба разъясняет…» В этом случае предпочтительно использовать прямой порядок слов, а в качестве глагольной формы выбирать настоящее время.
Использование страдательного залога связано с характером подаваемой информации. Если необходимо сделать акцент на действии, а не на исполнителе, то можно применять страдательные залоговые формы: письмо отправлено, заявка получена и т.д. Также страдательный залог уместен в предложениях, где объект очевиден. Например, «сроки работ уже определены».
Более того, правила деловой переписки регламентируют выбор формы глагольного вида. Несовершенный вид используется для акцентирования внимания на нежелательном действии, которое постоянно повторяется. Например, «Работники постоянно нарушают правила безопасности». Совершенный вид может подчеркнуть законченность действия, например, «Сотрудники приступили к своим обязанностям».
Хотя документы носят нейтральный оттенок, иногда необходимо внести дополнительные акценты. Для этого используются вводные слова и выражения. Часто вводные конструкции позволяют снять напряжение в тоне повествования. Например, фраза «Просим отправить документы, находящиеся в Вашем офисе» звучит слишком категорично. Если изменить предложение, добавить вводное слово: «Просим отправить документы, находящиеся, судя по всему, в Вашем офисе», то тон станет нейтральным, категоричность и напряжение пропадут. Следовательно, все предложение будет соответствовать нормам тактичности и вежливости.
Другой пример демонстрирует придание уважительного тона документу. Фраза «Ваш запрос не может быть удовлетворен» существенно отличается от фразы «К сожалению, Ваш запрос не может быть удовлетворен». Второй вариант более приемлем для этикета деловой переписки. Так можно показать свое уважение, избежать излишней грубости.
Также вводные конструкции делают текст менее сухим. Предложение «Просим направить, если это возможно, своего представителя в качестве эксперта для определения качества нашей продукции» будет соответствовать правилам делового этикета.
Использование вводных слов и конструкций делают деловой текст менее сухим и категоричным. С их помощью можно продемонстрировать уважение к адресату, показать свою доброжелательность и деликатность. Это позволяет сохранить профессиональное самолюбие адресата.
34. Основные языковые формулы при деловой переписке
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
Гарантируем возврат кредита в сумме…,
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…,
Контроль за выполнением возлагается….
Само название письма обусловлено языковой формулой. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтверждение нашего телефонного разговора…», «В ответ на Ваше письмо…», «В соответствии с нашей договоренностью…».
Однако любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с…». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с…».
Предлагаемые ниже варианты являются наиболее распространенными началами стандартного делового письма.
Если автор – лицо «юридическое», то действия передаются: от третьего лица единственного числа.
Например:
«Завод «Прогресс» не возражает…»;
«Кооператив «Поиск» гарантирует…»;
«Совместное российско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…»;
От третьего лица множественного числа.
Например:
«Дирекция и профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят…»;
От первого лица множественного числа.
Например:
«Просим…», «Сообщаем…», «Подтверждаем…».
Если автор – физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа.
Например:
«Прошу…»;
«Ставлю Вас в известность…»;
«Довожу до Вашего сведения…»;
От первого лица множественного числа.
Например:
«Поздравляем…», «Поддерживаем…», «Одобряем…», «Мы получили Вашу телеграмму…».
35. Письмо-гарантия, письмо-сообщение
Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.