2 Статистическая обработка данных в MS Excel
2.1 Представление электронной таблицы Microsoft Excel
Рабочая область Excel состоит из таблицы, минимальный адрес-ячейка. Каждая ячейка имеет свой адрес, он определяется по имени столбца и № строки. Его можно посмотреть в имени ячейки (см. выше)
Рабочая книга - это многостраничный документ Excel, каждая страница которого называется рабочим листом. Рабочий лист состоит из 16384 столбцов (от A до XFD) и 1485076 строк. Каждая ячейка имеет собственный электронный адрес.
Рисунок 1 - Вид электронной таблицы MS Excel.
Ввод данных.
В ячейке рабочего листа могут быть введены данные трёх типов:
1) числа (представляют собой величины, использующихся в вычислениях)
2) формулы (инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления). Начинаются с "="
3) текст (информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов).
Данные электронной таблицы.
Excel умеет различать типы данных. По умолчанию все типы данных относятся к общему формату. Пользователь настраивает вид формата сам в зависимости от типа данных.
Типы данных:
1) Текстовый тип данных - текст (набор символов). Действия над текстовыми данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессе.
2) Числовой тип данных: последовательность цифр, которые могут быть разделены запятой и начинаться с плюса или минуса. Над числовыми данными производятся различные математические операции.
Тип данных даты
Процентный формат: переводит числа в %. Значение ячейки умножается на 100
Денежный формат: к числу добавляется единица измерения, которую вы захотите выбрать, например, рубль, доллар и т.д. Число знаков после запятой (копейки) лучше ставить точнее.
Настраивать формат можно двумя способами: через главную панель инструментов и через контекстное меню.
Построение диаграмм.
Диаграмма - это средство отображения числовой информации в наглядном виде.
Чтобы отобразить числовую информацию в виде диаграммы, нужно выделить диапазон с информацией, нажать вкладку «Вставить» и нажать нужный Вам тип диаграммы.
Функции в Excel.
Чтобы найти какое-либо значение можно использовать функции.
Все функции делятся по категориям:
- функции надстроек и автоматизации.
- функции кубов.
- функции для работы с базами данных.
- функции даты и времени.
- инженерные функции.
- финансовые функции.
- информационные функции.
- логические функции.
- функции ссылки и поиска.
- математические и тригонометрические функции.
- статистические функции.
- текстовые функции.
- условное форматирование.
- условное форматирование-оформление ячеек в зависимости от введенных данных.
Находится на Главной ленте - Панель инструментов - стиль.
Условное форматирование помогает ответить на эти вопросы, упрощая выделение интересующих ячеек или диапазона ячеек, выделение нетипичных значений и визуализацию данных с помощью гистограммы, цветовых шкал и наборов значков. Условный формат изменяет внешний вид диапазона ячеек на основе условия (или критерия). Если условие истинно, диапазон ячеек форматируется на основе этого условия; если условие ложно, диапазон ячеек не форматируется на основе этого условия.
При создании условного формата можно ссылаться на другие ячейки на листе, например =FY2006!A5, но внешние ссылки на другую книгу использовать нельзя.
Чтобы настроить изменение цвета ячейки в зависимости от её значения, нужно нажать условное форматирование на главной ленте и выбрать тип правила. Правило можно создать самому, выбрав в контекстном меню создать правило, при этом можно настроить свой тип оформления, а не предложенный программой. Правилом может служить любая условная функция, ссылающуюся на ячейку этого листа.
Чтобы удалить или изменить правило, нужно в контекстном меню условного форматирования выбрать «управление правилами» и сделать соответствующие поправки.
2.2 Статистическая обработка данных в MS Excel
MS Excel позволяет использование таблиц в качестве базы данных. Сама по себе структура из строк и столбцов электронной таблицы отлично подходит для создания информационных списков. Списки позволяют работать эффективно с большими наборами данных. Список – упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру, и состоит из трех основных элементов:1. записи;2. поля;3. заглавной строки. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. При работе со списками часто требуются разные представления одних и тех же данных, для этого Excel позволяет использовать встроенные типы сортировки, а также создавать собственные.
| Данные | Исходные значения | Доля | Про-цент | Про-милле | Экст. пок. (в %) | Числен-ность (для инт. показ.) | Инт.пок. (на 10 000) | Показатель наглядности (к первому) | |
| 1 | 120 | 0,06 | 6,00 | 60,00 | 6,00 |
| 2000 | 600,00 | 100,00 |
| 2 | 395 | 0,20 | 19,75 | 197,50 | 19,75 | 12000 | 329,17 | 54,86 | |
| 3 | 685 | 0,34 | 34,25 | 342,50 | 34,25 | 36000 | 190,28 | 31,71 | |
| 4 | 425 | 0,21 | 21,25 | 212,50 | 21,25 | 15000 | 283,33 | 47,22 | |
| 5 | 375 | 0,19 | 18,75 | 187,50 | 18,75 | 35000 | 107,14 | 17,86 | |
| ИТОГО | 2000 | 1 | 100 | 1000 | 100 | 100000 | 200 | 33,33 |
Таблица - Расчет относительных показателей
Различные экономические, финансовые, учетные и многие другие задачи требуют представления электронных таблиц в виде так называемых списков. Так, например, обработка всевозможных прайс-листов компьютерных фирм является типичной задачей бизнес-анализа, которая решается средствами MS Excel.
Списки в MS Excel – это таблицы, строки которых содержат однородную информацию. Строки таблицы называются записями, а столбцы – полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка – строку заголовка.
Выводы и рекомендации
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых, конструкторов и людей целого ряда других профессий, чья деятельность связана с расчетами.
Электронные таблицы (ЭТ) – это программа для математической, статистической и графической обработки текстовых и числовых данных. Они позволяют автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. Это программное обеспечение использует столбцы и строки для выполнения математических операций над введенными ранее данными. В ячейки электронной таблицы можно вносить текст, числа, формулы.
Электронные таблицы часто используются в качестве простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм. В настоящее время разработано большое количество электронных таблиц: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Corel, Calc, Works, QuattroPro, Суперплан и другие. Среди них выделяют коммерческий продукт — Microsoft Excel и открытый продукт — OpenOffice.org Calc.
Электронные таблицы активно используются учителями в школьной деятельности: для проведения уроков по различным предметам (подготовка методических и дидактических материалов к уроку, подготовка отчётных докладов по результатам самостоятельной работы школьников, ведение электронных журналов и т.п.), а также административными кадрами (отчёты деятельности образовательного учреждения и т.п.)