1 Теоретические основы организации электронных таблиц
1.1 Основные понятия
Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессы.
Электронные таблицы - Это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных. Основная особенность - это связь между собой ячеек.
Основное назначение табличного процессора - автоматизация расчетов в табличной форме.
Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel. Использование подобных интегрированных гибких программных систем - характерная черта современных информационных технологий. При этом разработчики стремятся к тому, чтобы расширение возможностей системы не усложняло работу пользователя. Во всех приложениях Windows пользователь имеет дело с одинаковым интерфейсом. Используются стандартные приемы работы, как с системными средствами, так и с прикладными программами.
Первые разработки электронных таблиц принадлежат к 70-ым годам, хотя первая промышленная система появилась уже на персональных компьютерах - ею стала система 1-2-3 фирмы Lotus. Электронные таблицы имеют, пожалуй, меньше аналогов в реальной жизни, чем текстовые процессоры или базы данных - именно за счет своей динамичности, автоматизма выполнения операциями над данными, которых не достичь на бумаге.
Каждая электронная таблица состоит из 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы начиная с 1. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую свой адрес - имя столбца и номер строки. Все данные таблицы размещаются в ячейках. Электронные таблицы не единственный тип документа, создаваемый в Excel. Дополнительно к таблицам можно получить диаграммы, которые будут помещаться в собственных окнах на экране.
Диапазон ячеек - группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или её части), а также из совокупности ячеек, охватывающую прямоугольную область таблицы.
Столбец - все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.
Строка - все ячейки одного горизонтального ряда.
1.2 Области применения электронных таблиц
Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни (однако на практике такое преимущество, по данным разработчиков, нередко приводит к тому, что «средний пользователь» применяет только пять процентов функциональных возможностей, заложенных в Ехсеl).
Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.
Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Ехсеl можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса Фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсеl можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.
Применение электронных таблиц при решении прикладных задач позволяет избежать ошибок, связанных с исследованием квадратичных функций, заданных на множестве натуральных чисел.
Однако область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Ехсеl можно решить множество задач также в области естественных и технических наук, возможности использования этой программы, безусловно, далеко выходят за рамки упомянутых.
1.3 Возможности табличных процессоров.
- создание и редактирование электронных таблиц;
- создание многотабличных документов;
- оформление и печать электронных таблиц;
- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
- создание многотабличных документов, объединенных формулами;
- работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
- создание итоговых и сводных таблиц;
- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
- создание слайд-шоу;
- решение оптимизационных задач;
- решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
- разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.
Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диаграмм, а также можно копировать, удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них в определенном порядке); производить над всей таблицей или ее частью, и распечатывать частично или полностью на бумагу; изменив одну из цифр, мгновенно произойдет изменение во всем документе.
1.4 Основные элементы электронной таблицы.
Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.
Объекты электронной таблицы – это её элементы. Основными элементами электронной таблицы являются:
- строка;
- столбец;
- ячейка;
- лист;
- блок ячеек.
Кроме того, элементом электронной таблицы может являться диаграмма.
Каждая строка определяется номером, обозначенным на левой границе рабочего поля. Каждый столбец определяется латинскими буквами (A-Z, AA-AZ, BA-BZ и т. д.), обозначенными на верхней границе рабочего поля. Каждая ячейка определяется пересечением строки и столбца и обозначается соответствующими буквой и номером, что составляет её адрес. Например: B5, G23, AA1.
Текущая ячейка отмечается прямоугольной рамкой (курсором). Её можно перемещать по таблице с помощью клавиатуры или «мышью». Ввод данных и другие действия в электронной таблице относятся к текущей ячейке.
Блок ячеек определяется как прямоугольная область смежных ячеек. Адрес блока состоит из адресов ячеек в противоположных углах блока, например: B13:C19, A1:J27.
Электронная таблица имеет трёхмерную структуру. Она состоит из листов, объединённых в книгу. На экране виден только верхний лист, остальные можно выбирать в нижней части рабочего поля. Листы можно добавлять, удалять, копировать.
Диаграмма служит для графического представления данных и результатов.
Элементы или вся электронная таблица в табличном редакторе могут быть защищены от изменений. Защита информации может быть установлена с помощью Главного меню. Обычно защищают данные, которые не должны изменяться пользователем-исполнителем в процессе использования электронной таблицы – заголовки, “шапки” таблиц, расчётные формулы.
С объектами электронной таблицы можно совершать действия с помощью:
- «мыши»;
- меню (главного, встроенного);
- буфера обмена.
- Основные действия:
- копирование;
- перемещение;
- удаление (очистка);
- заполнение (автозаполнение).
При выполнении действий нужно быть внимательным и соблюдать следующие правила:
1) Копируя или перемещая данные, следует указывать, ЧТО копируется (перемещается) и КУДА.
2) Как всегда, перед выполнением действия с объектом электронной таблицы, он должен быть выбран (выделен).
3) Как и в текстовом редакторе, любое действие можно отменить и повторить кнопками в стандартной панели.