Вопрос о предоставлении земельного участка для организации приюта будет вынесен на совещание по рассмотрению представленных пакетов документов о предоставлении земельных участков.
О принятом решении Вы будете извещены дополнительно.
Начальник управления М. А. М-ий
Логичнее было бы указать на дату проведения совещания и организаторов, тогда как его тема уже и так ясна.
6. Достаточно часто содержание ответа на обращение гражданина перестает быть понятным потому, что в тексте нарушаются причинно-следственные отношения. Подобное происходит в связи с неправильным использованием или отсутствием необходимых подчинительных союзов оттого что, потому что, так как, ибо, потому, поэтому, или вводных слов следовательно, таким образом, итак и др. Этими союзами и вводными словами одна часть предложения, обозначающая причину, отделяется от другой части, обозначающей следствие. Если в предложении нарушены причинно-следственные отношения, это приводит к тому, что одна часть предложения фактически отрицает другую, например:
По существу поставленных вопросов сообщаем.
Инженерные коммуникации жилого дома находятся в удовлетворительном состоянии. Запорная арматура в подвальном помещении требует ревизии. Шиферное покрытие кровли имеет мелкие дефекты.
В данном примере третье и четвертое предложения отрицают второе, в котором делается утверждение об удовлетворительном состоянии инженерных коммуникаций: получается, что инженерные коммуникации жилого дома находятся в удовлетворительном состоянии и в то же время запорная арматура требует ревизии, а шиферное покрытие имеет дефекты.
Устранить такую ошибку можно было бы следующим образом:
По существу поставленных вопросов сообщаем.
Инженерные коммуникации жилого дома находятся в удовлетворительном состоянии. Однако запорная арматура в подвальном помещении требует ревизии. Шиферное покрытие кровли имеет мелкие дефекты.
Таким образом, любые логико-смысловые нарушения предопределяют возможность различного толкования текста делового письма, что не позволяет документу этого жанра в полной мере осуществлять свое назначение.
4.2. Формулы делового письма
Особенностью деловых текстов является широкое употребление в них устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов.
Их использование способствует экономии времени на составление текста при решении повторяющихся, стандартных вопросов. Привлечение стандартных фраз и выражений облегчает составление служебных писем и обработку документации в целом. Список стандартных конструкций, необходимых при составлении писем, см. в Приложении 7.
4.3. Смысловые модели деловых писем
Смысловые модели деловых писем помогают составлять тексты типового содержания «по образцу» и отражают текстовые нормы документа. Приведем несколько распространенных моделей служебных писем.