5. В тексте не должно быть орфографических, грамматических и стилистических ошибок.
6. Текст должен быть «живым», то есть сформулирован вполне естественно, как будто вы разговариваете с адресатом, до которого важно донести смысл обращения.
7. Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в двух случаях:
− письмо оформляется на должностном бланке;
− письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Составителю деловых писем не следует:
1. Возвращать автору письмо-запрос или письмо-предложение с размещенной на них ответной информацией.
2. Побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами срочно, незамедлительно, в более короткие сроки. Лучше воспользоваться этикетными формулами Прошу Вас ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении.
3. Намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа Предлагаю внимательно изучить….
4. Начинать послание с констатации отказа. В первую очередь, следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.
РАЗДЕЛ 2.
РЕЧЕВЫЕ НОРМЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
2.1. Документная орфография
В этом разделе предлагается справочная информация и приводятся некоторые орфографические правила, которые необходимо помнить при осуществлении делового общения.
В служебных письмах используется преимущественно специальная лексика, называющая различные правовые аспекты жизни, людей как субъектов права и т.д. В Приложении 1 представлен список слов, которые могут использоваться при составлении письма.
Составители писем часто допускают орфографические ошибки и в следующих словах, которые, по нашему мнению, легче запомнить парами:
| дАтировать (указывать дату) коДироваться (подвергаться кодированию) кОмпания (группа, объединение) чуВствовать следующий | — — — — — | дОтировать (начислять дотацию) коТироваться (иметь хождение на бирже) кАмпания (совокупность мероприятий) учАСтвовать будущий |
Прописная или строчная
Нередко авторы-составители писем затрудняются при необходимости использовать прописную или строчную для написания наименования органов власти, учреждений, и организаций, например: (А,а)дминистрация города Перми, (А,а)рбитражный краевой суд Пермского края, (А,а)ппарат администрации города Перми. В «Справочнике» Д.Э.Розенталя находим правило: «С прописной буквы пишется первое слово и входящие в состав названия имена собственные, а также первое слово включаемых в них названий других учреждений и организаций, в официальных названиях органов власти, учреждений, организаций, обществ, научных, учебных и зрелищных заведений, политических партий и т.д.» [Розенталь 2006: 25].
Но в тексте документа реализуется зачастую не языковая, а правовая норма: написание наименования органа власти, использованное в основном правовом акте (Уставе), становится его официальным написанием и воспроизводится во всех локальных нормативно-правовых документах. Список официальных (нормативно-правовых) написаний предлагаем в Приложении 2.