Обращение Уважаемые господа! употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.
При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.
Вступление − это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод его написания. Начинаться письмо должно с того, что известно автору письма и его корреспонденту, что является для них в информативном плане общим, а заканчиваться тем, что является новым, неизвестным адресату, той информацией, ради сообщения которой и составляется текст.
Основная часть − раскрытие темы, которое дается, как правило, через описание сложившейся ситуации и ее анализ. Раскрытие темы и анализ – смысловой центр письма. Предмет изложения в письме может быть подвергнут детальному анализу, рассмотрению по частям, во взаимоотношении частей и в целом. В этой же части письма приводятся доказательства − аргументы, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ относительно предмета письма.
Заключение − это итог рассмотрения темы или предмета письма. Эта композиционная часть обычно начинается словом, являющимся ключевым в выводе: просим, предлагаем, сообщаем и др. Заключение может содержать несколько выводов, которые могут находиться в отношении дополнения друг друга или, напротив, исключения, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или разрешения ситуации.
5. Следует проверять деление текста на абзацы. Абзацу чаще всего соответствует отдельная смысловая часть письма. Письма со сложным содержанием могут состоять из нескольких абзацев. Сложные письма, как правило, посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа и оценки, включают формулировку выводов, мнений, предложений, просьб.
6. Если письмо состоит из двух композиционных частей, то первая часть − это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая часть − заключение-просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, требование и т.п. В качестве обоснования письма может выступать либо ссылка на документ, в соответствии с которым действует адресат или адресат и корреспондент одновременно (нормативный акт, распорядительный документ, договор и т.п.), либо констатация факта − описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или поставленной цели.
Письмо-ответ выступает как вторичный и соотносимый по композиции и тематике с письмом-запросом текст. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания и последовательность их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
– повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о приватизации земельного участка ... сообщаем..., В ответ на Ваш запрос о ... направляем...;
– изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
– повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
– аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
– констатация отказа или отклонения предложения.