Деловых документов
1.1. Основные черты официально-делового стиля
Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых − обслуживание сферы деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.
Язык служебных документов – это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Документ обладает юридической силой, и этот факт обусловливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. Это влияет на его язык: письменная форма речи требует развернутости и полноты изложения.
Чем характеризуется язык и стиль служебных документов в целом? Деловая речь демонстрирует максимально сдержанный и строгий характер изложения, использование стилистически нейтральных или книжных, а конкретно – официально-деловых, канцелярских элементов. Нейтральность тона предполагает изложение текста от 3-го лица (банк «Красмет» не возражает, компания «Альфа» уведомляет).
Другая черта официально-деловой речи – императивность. Все языковые средства подбираются таким образом, чтобы предписать адресату текста определенный характер поведения.
Документ всегда предельно информативен. Каждая новая фраза передает необходимое содержание. Отметим, что с понятием «содержательная речь» несовместимо многословие. Важно кратко и оперативно преподнести ту или иную информацию, а многословие – недостаток речи независимо от стиля и жанра.
В связи с этим особое значение приобретают точность и ясность изложения. Они достигаются тщательным подбором однозначных слов, прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
Одновременно с этим текст документа лаконичен. Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.
Обязательной чертой делового текста является стандартизованность – использование типовых форм речевого общения (речевых жанров), устойчивых словосочетаний (терминов): в соответствии с решением, согласно приказу, в целях улучшения, в связи с необходимостью, принимая во внимание, считаем необходимым и др., а также определенную структурно-композиционную организацию речи.
Убедительность документа достигается наличием достоверной информации, веских аргументов, логикой изложения, безупречностью формулировок.
Особого внимания при составлении деловых бумаг требует соблюдение логичности. Любое нарушение логико-смысловой структуры текста приводит к возможности инотолкования содержания и не позволяет документу в полной мере осуществлять свое назначение.
Затрудняют понимание смысла текста так называемые слова-паразиты – излишние вводные слова и конструкции: так сказать, как бы, некоторым образом и т.п. Лишними часто оказываются местоимения и близкие к ним слова: Выборы – они показали... ; Хочу сказать следующее ; Он вроде сказал, что все это как бы не имеет значения. Портят речь и неуместно употребляемые наречия, частицы здесь, совсем, в общем и целом, вообще и т.п. Например: Он в общем и целом с работой справился; Здесь мы рассмотрели законы управления...; служебные слова, междометия вот, также, ну.
Гражданин, обратившийся к власти, ждет помощи, конкретного ответа на свой запрос. Поэтому качественное письмо-ответ должно стать не формальной отпиской, а содержательным текстом, в некоторых случаях дающим подробную инструкцию о том, куда следует обратиться или какие документы необходимо предоставить для положительного решения вопроса.
1.2. Деловое письмо. Письмо-ответ как тип текста
Деловое письмо – тип деловых документов, служащих средством общения между учреждениями, а также между учреждениями и частными лицами.
Существует несколько общих требований, предъявляемых к деловым письмам:
1. Деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу.
2. Письмо не должно быть большим по объему (если рассматриваются сложные проблемы, то допускается объем письма до 5 страниц).
3 Автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате рассмотрения письма. От целевой установки письма будет зависеть и характер приводимой аргументации, и композиция текста.
4. Следует обращать особое внимание на композицию текста. Композиция − последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.).
Письмо корректно начинать с обращения к адресату. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа!