«Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя, а чтобы его убедить и победить…»
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Пермский государственный университет»
М.А.Ширинкина, Л.Г.Кыркунова, С.В.Каменских
Служебное письмо:
текстовые, языковые и речевые нормы
мЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Пермь 2009
Авторы-составители: М.А.Ширинкина, Л.Г.Кыркунова – кандидаты филологических наук, доценты кафедры русского языка и стилистики Пермского государственного университета; С.В.Каменских – начальник отдела по работе с обращениями граждан Администрации г. Перми.
Служебное письмо: текстовые, языковые и речевые нормы: методические рекомендации для работников аппарата Администрации г. Перми / Отв. ред. Е.А.Баженова; Перм. гос. ун-т. – Пермь, 2009. – 88 с.
Издание носит справочно-информационный характер и содержит сведения о стилистических, языковых и речевых особенностях служебных (деловых) писем. Методические рекомендации включают 4 раздела: 1) «Общая характеристика деловых документов»; 2) «Речевые нормы служебного письма»; 3) «Отсылочные обороты в текстах служебных писем. Ссылки на нормативные правовые акты»; 4) «Текстовые нормы служебного письма».
Особую практическую ценность рекомендациям придают приложения, в которых содержатся материалы, необходимые составителю деловых писем и позволяющие повысить его профессиональную и коммуникативную компетенцию.
Методические рекомендации адресованы работникам органов управления различного уровня, студентам, изучающим дисциплину «Культура деловой речи», а также широкому кругу читателей.
Печатается по решению методической комиссии и ученого совета филологического факультета Пермского университета.
Ó М.А.Ширинкина
Л.Г.Кыркунова
С.В.Каменских
Содержание
| ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………. | 3 |
| Диагностирующие тесты…………………………………… | 5 |
| РАЗДЕЛ 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………….. | 11 |
| 1.1. Основные черты официально-делового стиля…………. | 12 |
| 1.2. Деловое письмо. Письмо-ответ как тип текста………. | 13 |
| 1.3. Рекомендации составителю деловых писем………….. | 16 |
| РАЗДЕЛ 2. РЕЧЕВЫЕ НОРМЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА……………………………………………………………. | 18 |
| 2.1. Документная орфография……………………………… | 18 |
| 2.2. Пунктуационные нормы……………………………….. | 23 |
| 2.3. Речевые нормы…………………………………………. | 29 |
| РАЗДЕЛ 3. ОТСЫЛОЧНЫЕ ОБОРОТЫ В ТЕКСТАХ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ. ССЫЛКИ НА НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ…………………………... | 38 |
| 3.1. Функции отсылочных оборотов……………………….. | 38 |
| 3.2. Типичные ошибки при употреблении отсылочных оборотов………………………………………………… | 38 |
| 3.3. Список стандартных конструкций…………………… | 39 |
| РАЗДЕЛ 4. ТЕКСТОВЫЕ НОРМЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА…………………………………………………….. | 42 |
| 4.1. Логико-смысловые ошибки в деловых письмах……… | 42 |
| 4.2. Формулы делового письма …………………………….. | 49 |
| 4.3. Смысловые модели деловых писем…………………... | 50 |
| ЛИТЕРАТУРА……………………………………………… ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………. 1. Слова для запоминания…………………………………… 2. Список официальных нормативно-правовых наименований…………………………………………………….. 3. Наиболее часто употребляемые сокращения…………… 4. Вводные слова и словосочетания………………………... 5. Краткий словарь управления……………………………... 6. Список отсылочных оборотов……………………………. 7. Формулы делового письма……………………………….. | 60 62 62 63 69 72 76 83 84 |
ВВЕДЕНИЕ
«Деловые письма предназначены не для того,
чтобы вызвать восхищение читателя,
а чтобы его убедить и победить…»
(Из французского пособия деловым людям)
Большую часть рабочего времени государственный служащий занимается документированием: изучает, составляет, редактирует деловые тексты.
Неслучайно в европейских странах вопрос оценки персонала и продвижения чиновника по служебной лестнице давно поставлен в зависимость от его умения готовить разного рода документы и другие служебные материалы. Госслужащим периодически предлагают выполнять языковые тесты, писать диктанты или сочинения с целью проверки их знаний в области родного языка и умений грамотно излагать свои мысли на бумаге. Поэтому каждый человек, став госслужащим, вынужден ежедневно повышать свою лингвистическую грамотность, причем делать это самостоятельно. А это длительный и часто малоэффективный процесс.
Предлагаемые рекомендации адресованы специалистам аппарата администрации, работающим с гражданами, и призваны помочь составлять деловые бумаги, в частности письменные ответы на обращения граждан.
В рекомендациях содержится справочная информация, касающаяся общей характеристики деловых документов как текстов официально-делового стиля современного русского литературного языка, некоторые правила документной орфографии и пунктуации, освещаются наиболее частотные логико-смысловые ошибки, выявленные авторами методических рекомендаций в ходе анализа писем-ответов на жалобы граждан.
Все вопросы, замечания и предложения, возникшие в ходе работы с изданием, просим направлять начальнику отдела по работе с обращениями граждан Аппарата Администрации города Перми Светлане Васильевне Каменских.
ДИАГНОСТИРУЮЩИЙ ТЕСТ № 1
1. Выпишите номера предложений, в которых при написании выделенных слов допущена ошибка.
1. Во избежании неприятностей платите налоги.
2. В течение марта 2009 г. провести обучение сварщиков.
3. Не смотря на неоднократные напоминания, мы до сих пор не получили ответа.
4. В заключение экспертов были неожиданные выводы.
5. Обучающий семинар состоится в большом зале Культурно делового центра.
6. В соответствии со статьей 59 НК РФ,..