Особливості організації дипломатичних прийомів
Лекція
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДИПЛОМАТИЧНИХ ПРИЙОМІВ
План лекції
I. Характеристика основних форм відносин за дипломатичним протоколом.
II. Класифікація дипломатичних прийомів та структура підготовчої роботи щодо їх влаштування,
III. Класифікація та характеристика прийомів.
IV. Складання схеми розміщення гостей за столами.
V. Складання меню для прийомів.
VI. Особливості сервірування бенкетних столів.
VII. Організація обслуговування гостей на бенкетах-прийомах.
І. Характеристика основних форм відносин за дипломатичним протоколом
Багатовіковий досвід розвитку міжнародних відносин дозволив затвердити найважливіші основні правила спілкування між представниками різних країн. Ці правила в найбільш сконцентрованому вигляді надані в дипломатичному протоколі та етикеті.
Особлива роль дипломатичного протоколу була пов’язана з тим, що протягом багатьох років міжнародні відносини головним чином розвивалися на міждержавному рівні, де відхилення протоколу могло спричинити серйозні політичні наслідки. Ще сивої давнини укладання угод з іноземцями обставлялося низкою обов'язкових умов, відповідними нормами. Першу спробу систематизації та законодавчого оформлення цих норм було здійснено у 1774 p., а у 1827 р. їх було доповнено та розвинуто у зводі норм та правил Російської Імперії у документі "Высочайше утвержденные этикеты при Императорском российском дворе".
Дипломатичний протокол - це сукупність правил, традицій та умовностей, які визнають і дотримують уряди країн та їх офіційні представники.
На сьогодні Існують загальновизнані протокольні правила та звичаї, якими керуються у всіх країнах, хоча кожна держава має свої особливості, які виходять із її історичних і національних традицій. Базовим документом, що визначає відповідні норми та принципи в умовах сучасності, е Віденська конвенція про дипломатичні відносини.
Найбільш розповсюдженою формою ділового спілкування є прийом. Прийоми є важливим засобом спілкування і встановлення контактів між членами дипломатичного корпуса, представниками міністерства іноземних справ, урядовими, громадськими і діловими колами держави. Вони є також засобами отримання інформації, роз'яснень тощо. Ділові питання вирішуються не лише за столом переговорів або через листування чи телефонний, факсимільний, електронний зв’язки, але й під час прийомів. Дипломатичні прийоми завжди мають політичний характер, тому що на них відбувається контакт різних держав через їх представників
Серед основних форм відносин з іноземним дипломатичним корпусом є ділові зустрічі, прийоми та візити. Організація їх підготовки та обслуговування має певні специфічні риси.
Ділова зустріч - це один з основних видів контактів. Вона організується з ініціативи одного з учасників шляхом особистої домовленості під час зустрічі, по телефону, через листування та ін. Місцем зустрічі може бути приміщення одного чи Іншого учасника зустрічі.
Перед зустріччю належить підготувати приміщення і зробити сухе та вологе прибирання, прибрати документи на столах, зачинити всі шафи та сейфи. Оформлення столу, за яким відбуватиметься зустріч, вимагає наявності наступного: блокнотів, олівців, ручок, сигарет, сірників, попільничок, мінеральної газованої або негазованої води, фужерів для води на лляній серветці або на таці, вкритій лляною серветкою. Цукерки, бутерброди, фрукти на стіл не ставлять, бо ділова зустріч - це відповідальна та офіційна робота. Коли ділова зустріч триває досить довго, то може бути подано бутерброди, каву, чай, мінеральну воду. Обслуговування здійснюють офіціанти або офіціантки. Якщо зустріч влаштовується як гостева (перший або останній візит), то гостям можна запропонувати чай або каву. У виняткових і особливо у святкових випадках, коли сторони дуже добре І давно знають одна одну, можна запропонувати до кави чарку коньяку або лікеру.
П. Класифікація дипломатичних прийомів та структура підготовчої роботи щодо їх влаштування
Традиції проведення прийомів є символами миролюбства, добросердя, гостинності, честі держави та хлібосольства її народу.
У практиці роботи дипломатичних представництв найбільш поширеними є прийоми для вшанування голів та членів уряду, діячів науки, культури, мистецтва, представників бізнес- еліти, а також повсякденні зустрічі дипломатів із метою розширення зв'язків між державами.
В основі всіх протокольних правил є визнання принципу шани, по-перше, до дипломатичного представника тієї чи Іншої держави; по-друге, до офіційних осіб та установ тієї держави, в якій цього дипломатичного представника акредитовано.
Структура підготовчої роботи з організації прийому
IV. Визначення виду прийому
V. Складання списку запрошених осіб
VI. Розсилання запрошень
VII. Складання плану-схеми розміщення гостей за столами
VIII. Вибір варіанта розсаджування гостей
IX. Вибір варіанта підготовки та оформлення приміщень до обслуговування
X. Складання меню, карти вин та аперитиви
XI. Вибір варіанта сервірування столів
XII. Вибір сценарію обслуговування гостей
XIII. Підготовка тостів, промов і промов у відповідь
XIV. Складання порядку проведення прийому
Ш. Класифікація та характеристика прийомів
У залежності від події, з якої треба влаштувати прийом, вибирається вид прийому. Не
рекомендується влаштовувати прийоми в дні. національного трауру в гостей або денний
прийом із запрошенням гостей мусульман у період Рамадану. Прийоми класифікують за
різними ознаками.
Прийом вважається офіційним, якщо запрошені є виключно офіційними посадовими особами. Чоловіки мають бути присутніми на прийомі без дружин, а запрошені жінки - залежно від посади або офіційного стану - без своїх чоловіків.
Сніданок, на який чоловіків запрошено з дружинами, є неофіційним незважаючи на кількість запрошених осіб. Згідно французької офіційної дипломатичної термінології такий змішаний сніданок вважається інтимним незалежно від кількості посадових осіб.
Обіди, на які запрошуються дружини голів дипломатичних представництв, можуть розглядатися ж офіційні, оскільки їх дружили розділяють зі своїми чоловіками офіційний стан (насправді це правило має умовний характер).
На прийоми запрошують, використовуючи спеціальні запрошення. Офіційні запрошення відрізняються від неофіційних за формою. На запрошеннях зазначається титул (ранг) особи, що запрошується, без зазначення її імені та імені дружини. У тексті запрошення використовується форма "має честь запросити".
У дипломатичному протоколі має місце розподіл прийомів на денні та вечірні.
У дипломатичній практиці також трапляються інші види прийомів. Прийом Жур фікс у залежності від обраного часу проведення може бути віднесеним до гурту денних чи вечірніх прийомів.
Прийом Жур фікс (фр. - певний день) зазвичай влаштовується дружиною міністра або іншої офіційної особи (у закордонній дипломатичній практиці) або дружиною Президента (у вітчизняній). Влаштовується регулярно, один раз на тиждень у певний день, об одній і тієї ж годині протягом усього осінньо-зимового періоду. Прийом схожий на Чай. Іноді цей прийом трансформується в літературно-художні вечори, прем'єри вистав, салонів, арт-галерей тощо. Запрошення розсилаються на початку сезону і діють увесь сезон.
Прийом Раут (англ. - святковий званий вечір), часто має політичне значення. Запрошується вітчизняна та іноземна політична, ділова, наукова еліта суспільства. Організатори прийомів раутів можуть бути одягнені в національне вбрання.
У системі Державного протоколу України, який покликаний створити належні умови для діяльності Голови держави у галузі зовнішніх відносин, особливе місце відводиться протоколу дружини Президента як самостійного та повноправного учасника міждержавного спілкування. Схема обов'язкових офіційних заходів від імені дружини Президента є практично незмінною. Зазвичай вона включає також І прийом Чай, на який запрошується дружина Голови держави (уряду), дружина посла країни гостя в Україні, дружина посла України в країні гостя, інші офіційні особи та перекладачі.
Широкого розповсюдження набули наступні види прийомів
Келих шампанського
Влаштовують цей прийом із нагоди національного свята, приїзду делегації, остаточного від’їзду посла тощо. Початок - о 12.00 дня, тривалість - не більше години.
Під час прийому подається лише шампанське, але можна окремо організувати бар або подавати на тацях віскі, джин, горілку, вина, соки, мінеральну воду тощо. Закускою можуть бути канапе, сандвічі, тарталетки, воловани, профітролі з різними наповнювачами тощо, горішки солоні в асортименті, чіпси, птіфури, фрукти, цитрусові тощо.
Келих вина
Прийом головним чином нагадує попередній. Влаштовують його також із нагоди відкриття виставок, фестивалів тощо. Час влаштування о 12.00 год.
Із напоїв подають переважно вина, із закусок - різні види твердого та м'якого сиру, фрукти та закуски з них, маслини, оливки фаршировані, солоні горішки, канапе, сандвічі, тарталетки, воловани, профітролі з різними наповнювачами тощо. На цей та попередній прийоми є можливим запрошення гостей з дружинами. Особливість цих прийомів полягає також у тому, що вони не вимагають складної та тривалої підготовчої роботи, столів і стільців не розставляють, за винятком столів для тютюнових виробів і паління.
Келих вина із сиром
Прийом відрізняється від попередніх простотою і порівняною економічністю його організації та можливістю широкого вибору варіантів еногастрономічних поєднань різних видів і сортів сиру та вина. Обговорення смакових якостей та видів сиру і вин допомагає незнайомим гостям зав’язати жваву бесіду. Крім сиру пропонуються також деякі страви, але головною стравою повинен залишатися сир. Слід класти великі шматки сиру і до кожного подавати відповідний ніж. До меню можуть входити різні хлібці (поруч із ними ставлять масло), паштети, фаршировані яйця, у тому числі перепелині, фрукти. Цей вид прийому проводиться на кшталт прийому-фуршету. Якщо сир - єдина закусочна страва, то його подають із розрахунку 200 г на особу. Час влаштування такий, як у попередніх прийомах.
Сніданок ( Lunch )
Прийом влаштовують із нагоди приїзду та від'їзду послів, високих іноземних осіб, а також для підтримання контактів з іноземними дипломатичними представництвами. Починається цей прийом об 12.00 або 13.30 і триває до 15.00. Тривалість прийому -1-1,5 години, із них ЗО хвилин гості проводять за кавою.
Меню враховує національні традиції. Зазвичай на сніданок подають одну або дві холодні закуски (рибна, м’ясна) одну гарячу закуску, одну чи дві другі страви, десерт, каву, чай. Якщо початок прийому ~ о 15.00, то до меню може бути включено суп. Перед лан-чем як аперитив подають соки, прохолодні напої, пиво, квас, воду мінеральну негазовану та газовану, в тому числі з льодом (влітку). До страв подають білі та червоні сухі вина, до десерту - шампанське. Спосіб подавання страв - переважно французький (в обніс).Оскільки сніданок має здебільшого діловий характер (крім офіційних на честь високого гостя), то запрошені приходять без подружжя.
Діловий (робочий) сніданок ( Business lunch )
Особливість полягає в тому, що подають одну холодну, одну гарячу закуску та одну гарячу другу страву. Тривалість прийому - не більше 1-1,4 години. На нього запрошується обмежена кількість гостей. Цей вид прийому - дуже поширений в Сполучених Штатах Америки перед засіданнями в Організації Об'єднаних Націй. Він також зазвичай влаштовується з нагоди прибуття делегації з робочим візитом.
Чай, Кава ( Tea , Coffee )
Прийом цього виду зазвичай влаштовують тільки жінки і для жінок.
Наприклад, дружина міністра іноземних справ влаштовує Чай для дружин голів дипломатичних представництв; дружина посла - для дружин інших послів. Час влаштування прийому - між 16.00 та 18.00, тривалість - не більше 1-1,5 години. Може бути зосереджене чи розосереджене розміщення гостей, що залежить від чисельності запрошених (зазвичай на прийом запрошується 7-15 осіб).
Меню прийому - обмежене і включає наступне: легкі закуски, коктейль-салати, канале, сандвічі, десерт, кондитерські борошняні та цукрові вироби, пиріжки з різними фаршами (за винятком м'ясного, рибного та з ліверу) у невеликій кількості, цукерки, шоколад в асортименті, східні ласощі, фрукти тощо. Чай або каву подають із різними наповнювачами: цукром або ж його замінниками, з вершками, молоком та з варенням, повидлом, джемом, конфітюром, лимоном, цитрусовими, цукатами тощо. Подають до страв десертні та сухі вина, у деяких випадках - шампанське.