Приемка товаров в магазине по количеству.
Технологии документального оформления приемки товаров по количеству
Все товары, поступающие в розничные торговые предприятия, должны быть приняты по количеству и качеству. Это позволяет обеспечить контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей в магазинах, предотвратить попадание в реализацию некачественных товаров, способствует организации контроля за выполнением поставщиками договорных обязательств.
Организация приемки должна обеспечивать прохождение товаров в максимально сжатые сроки с наименьшими затратами и при полном сохранении их качества. В значительной степени это зависит от подготовки товаров к отправке поставщиком, организации их загрузки и качества оформления документации
Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку выполнения поставщиками договорных обязательств. Приемка осуществляется материально ответственными лицами склада (магазина).
Она включает следующие операции:
проверка количества и качества поступивших товаров;
оформление приемки соответствующими документами;
принятие товаров на учет.
Порядок проведения приемки определяется сторонами договора поставки.
Приемка товаров по количеству проводится с целью проверки соответствия фактически поставленного количества товаров количеству, указанному в транспортных и сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации). Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляется акт о фактическом наличии товара и в нем указывается, какие документы отсутствуют.
Приемка может проводиться:
в магазине (при централизованной доставке);
на складе поставщика (при вывозе товаров транспортом магазина);
в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки не опломбированных транспортных средств и контейнеров;
на складе органа транспорта.
Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки. Товары, поступившие без тары, в открытой или поврежденной таре, следует принимать по массе нетто и количеству единиц в том месте, где происходит фактическая сдача их поставщиком получателю (для магазина в момент их доставки в магазин). Окончательная приемка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24 часов с момента получения товаров или выдачи груза органом транспорта.
В случае обнаружения недостачи приемка приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров и принимаются меры по предотвращению их смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче составляется акт за подписями лиц, производящих приемку. Для продолжения приемки получатель обязан вызвать представителя отправителя или изготовителя. Уведомление о вызове представителя должно быть направлено не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящейся продукции – немедленно после обнаружения недостачи.
В уведомлении указываются:
- наименование товаров, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;
- количество недостающих товаров и характер недостачи (количество отдельных мест, недостача в поврежденной таре);
- состояние пломб;
- стоимость недостающих товаров;
- время, на которое назначена приемка товаров по количеству.
Не позднее, чем на следующий день после получения уведомления иногородний отправитель обязан сообщить получателю, будет ли направлен представитель для участия в проверке количества товаров. Неполучение ответа на вызов дает право получателю осуществить приемку товаров до истечения срока, установленного для явки представителя отправителя.
Причем представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее, чем на следующий день после получения вызова, а по скоропортящимся товарам – в течение 4 часов. Представитель иногороднего отправителя обязан явиться не позднее, чем в 3-дневный срок после получения вызова.
Представитель отправителя может принимать участие в процессе приемки только при наличии у него удостоверения , дающего на это право. В удостоверении указывается:
- дата выдачи и номер;
- ФИО, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение;
- в приемке какого товара уполномочен участвовать представитель.
Удостоверение является разовым.
Если при приемке с участием представителя будет выявлена недостача, то результаты приемки оформляются актом. Он составляется в день выявления недостачи. В акте указываются:
- наименование получателя, составившего акт, его адрес;
- дата и номер акта;
- место приемки товаров;
- время начала и окончания приемки;
- ФИО лиц, принимавших участие в приемке товаров по количеству, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке товаров, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров;
- наименование и адрес отправителя (изготовителя, поставщика);
- дата и номер телеграммы, телефонограммы, факса о вызове представителя отправителя;
- дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
- дата отправки товаров;
- дата прибытия товаров, время выдачи грузов органом транспорта, время вскрытия вагона, время доставки товаров на склад получателя;
- номер и дата коммерческого акта, если он был составлен при получении товаров от органа транспорта;
- условия хранения товаров на складе получателя до их приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах;
- состояние тары и упаковки с момента осмотра товаров, содержание наружной маркировки тары, дата вскрытия тары;
- за чьим весом или пломбами отгружены товары, исправность пломб, содержание оттисков на них, общая масса товаров – фактическая и по документам, масса каждого места, в котором обнаружена недостача – фактическая и по трафарету на таре;
- транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие упаковочных ярлыков, пломб;
- каким способом определено количество недостающих товаров (взвешиванием, счетом мест и т.д.);
- точное количество недостающих товаров и их стоимость;
- заключение о причинах и месте обнаружения недостачи.
Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. К акту приемки прилагаются:
- копии сопроводительных документов;
- упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;
- пломбы от тарных мест;
- подлинный транспортный документ;
- коммерческий акт, если он был составлен;
- удостоверение представителя отправителя;
- односторонний акт.
Не позднее, чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.