Составление делового письма клиенту
Практическое занятие№39 Тренинг Коммуникативные формы взаимодействия в деловом общении.
Теоретическая основа
Составление делового письма клиенту
Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Например:
Директор школы Подпись М. Ю. Сидоров
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор школы Подпись М. Ю. Сидоров
Главный бухгалтер Подпись Н. С. Волкова
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Текст письма
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.)
В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
«Уважаемый Игорь Леонидович!»;
«Господин Зорин!»;
«Уважаемые господа!».
Большинство писем продолжаются далее словами:
«В связи с…»;
«Согласно договору от… №…»;
«Нами рассмотрены Ваши предложения»;
«В соответствии с Вашей просьбой…» и т. д.
Текст письма не следует начинать с указания своего предприятия, так как письмо составляется на бланке, содержащим это наименование.
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа («просим рассмотреть», «направляем на согласование»);
От первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
От третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:
Отправка документа
Отправляем Вам…
Направляю Вам…
Высылаем Вам…
В соответствии с вашей просьбой направляем…
Согласно нашей договоренности, отправляем Вам…
Напоминание
Напоминаем Вам, что…
По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Подтверждение
Концерн … подтверждает получение…
Подтверждаю, что партия ТНП получена…
Извещение
Сообщаем Вам, что…
Ставлю Вас в известность, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность…
Просьба
Мы будем благодарны, если Вы сможете…
Нам хотелось бы получить…
Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса…
Благодарность
Мы признательны Вам…
Выражаем благодарность за…
С благодарностью подтверждаем…
Письма могут заканчиваться фразами:
«Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
«Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
«мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;
«С уважением» и т. п.
Порядок выполнения практической работы
Задание № 1. Составьте 2 деловых письма первое клиенту (заказчику), второе деловому партнёру. Образец делового письма представлен ниже.
Образец
ОАО «Полянка» Директору ЗАО «Храст»
Ленина, 20 А.Г.Траубе
Омск, Россия, 644010 Краснопресненская наб., 12
тел. 241016 Москва, 123100
факс (812)241017
О возобновлении поставок ТНП
Альфред Генрихович!
Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2001 № 245.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
С уважением
Исполнительный директор Антонов И.И.Антонов
Серова Ольга Николаевна
Тел. 236 17 19