Тема 3. Оформление кассовых операций
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.
Не редко ООО «Донецкая выпечка» приобретает товары за наличный расчет, что оформляется расходными кассовыми ордерами, к которым прикладываются накладные на поступление товаров.
Приходные кассовые ордеры подписывает главный бухгалтер, или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, им уполномоченные. Также, каждый ПКО и РКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
В течение дня кассир делает записи в кассовой книге на основании приходных и расходных ордеров. Записи в кассовой книге кассир делает в двух экземплярах через копировальную бумагу.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир:
¾ подсчитывает итог операций за день;
¾ определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
¾ передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.
Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он расписывается в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.
Рассмотрим оформление кассовых операций на ООО «Донецкая выпечка» на примере таких документов:
- Расходный кассовый ордер № 250 от 21.03.2022 (Приложение 5);
- Платежная ведомость № ДВ000000008 от 21.03.2022 (Приложение 6);
- Приходный кассовый ордер № 143 от 21.03.2022 (Приложение 7);
- Авансовый отчет № 88 от 15.03.2022 (Приложение 8);
- Оборотно-сальдовая ведомость по счету 30 за февраль. (Приложение 9).
Поступление наличности в кассу ООО «Донецкая выпечка» оформляется приходными кассовыми ордерами. На примере приходного кассового ордера № 143 от 21.03.2022 г. рассмотрим порядок оформления приходных кассовых операций ООО «Донецкая выпечка».
Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером, кассиром и он ставит печать.
Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:
В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее ЕГРЮЛ, присвоенный отделом статистики.
Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.
Приходный кассовый ордер на предприятии ООО «Донецкая выпечка» нумеруются, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа».
В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.
В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов. В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу. В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.
В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору». В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
Следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.
Далее рассмотрим порядок составления расходного кассового ордера.
Производится выдача наличных денежных средств из кассы на ООО «Донецкая выпечка» через расходный кассовый ордер. Оформляется расходными кассовыми ордерами. На примере расходного кассового ордера
№ 250 от 21.03.2022 г. рассмотрим порядок оформления расходных кассовых операций ООО «Донецкая выпечка».
Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.
При заполнении расходного кассового ордера следует учитываются в ООО «Донецкая выпечка»следующие моменты:
Поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.
В строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация.
В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов.
В поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк.
В поле «Сумма, руб. Коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами.
Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.
Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
Сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк.
Поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.
После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера Пантелеева О.М. и руководителя Пащенко С.В.
Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.
В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.
После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.
Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.
Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.
После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу.
Далее рассмотрим журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.
После того как заполнили расходный и приходный кассовый ордер мы записываем данные в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Оформляется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. На примере журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов за 2022 г. рассмотрим порядок оформления операций ООО «Донецкая выпечка»
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3.
Он состоит из обложки и собственно журнала. Обложка журнала содержит такие сведения, как:
- наименование организации и ее структурного подразделения, код по ЕГРЮЛ;
- период, за который ведется журнал;
- должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.
- Далее идет таблица, в графах которой отражаются:
- номер и дата приходного или расходного документа;
- сумма, на которую составлен документ;
- примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.