Processing Guest Reservations
Means of communication with the client; room inventory data banks; systems for reservation, confirmation, deposits, and cancellations; and blocking procedures, a process of reserving a room on a specific day, are the major components of a well-organized guest reservation processing system.
Cancellations
Cancellations due to the guest’s change in plans are easily handled by a computerized reservations system. The guest calls the central reservation system or the hotel where the reservation has been made.
Some lodging organizations stipulate a time period for canceling reservations. Twenty-four, 48, or 72 hours’ notice may be required for the guest to be exempt from paying the first night’s room rate. Policies vary
among reservation systems, based on the historical frequency of cancellations (and the subsequent effect on the profit-and-loss statement) and the public relations policy (the potential of lost repeat business) of the organization.
RESERVATION 3
2. Определите в каждой из четырех групп предложение, соответствующее содержанию текста.
1. a. Easy access to a hotel’s data bank of rooms helps in fulfilling the customers’ needs.
b. Close access to a hotel’s data bank of rooms helps in fulfilling the customers’ needs.
c. Easy access to a hotel’s data bank of guests helps in fulfilling the customers’ needs.
2. a. Guest reservations come from only one market segments.
b. Guest reservations come from a variety of market segments.
c. Guest reservations come from a variety of economic segments.
3. a. One of the purposes of a rooms forecast is to form the income statement.
b. One of the purposes of a rooms forecast is to define the income statement.
c. One of the purposes of a rooms forecast is to preview the income statement.
4. a. Cancellations are currently registered guests who wish to extend their stay beyond the time for which they made reservations.
b. Understays are currently registered guests who wish to extend their stay beyond the time for which they made reservations.
c. Stayovers are currently registered guests who wish to extend their stay beyond the time for which they made reservations.
3. Дайте развернутые ответы на следующие вопросы:
1. What does a well-organized reservation system allow?
2. What is the franchisee?
3. What is the function of reservation referral system?
4. What are the sources of reservations?
5. What is the purposes of a rooms forecast?
6. What are the reasons of overbooking?
7. Are no-show rates the same for all types of tourists?
8. What is the difference between confirmed and guaranteed reservation?
9. How can travelers become stayovers and understays?
10. How are cancellations handled?
4. Переведите на русский язык следующие выражения:
1) interhotel property referrals
2) referral member
3) concept of overbooking
4) confirmed reservations
5) guaranteed reservations
6) Processing Guest Reservations
7) creating exciting marketing programs
8) targeted daily occupancy rate
9) yield percentage
10) favorable income statement
5. Найдите в тексте английские эквиваленты следующих выражений и составьте с ними свои собственные предложения:
1) хорошо организованная система бронирования
2) независимые владельцы отелей
3) легкий доступ к банку данных
4) превышение наличных поступлений компании над платежами
5) реклама по всей стране
6) получать значительные преимущества
7) корпоративные клиенты
8) в течение определенного периода
9) перспективные оценки
10) менее непостоянная группа
RESERVATION 4
Прочитайте и письменно переведите текст на английский язык, используя словарь.
Бронирование
К функциям службы бронирования относятся: прием заявок на бронирование номеров, их обработка, а также составление необходимой документации (графика заезда на каждый день, на неделю, на месяц, на квартал, на год). На базе имеющихся данных служба составляет картотеку гостей, ведет статистический учет и предоставляет данные отделу маркетинга для дальнейшего анализа.
Прием заявок может осуществляться в устной форме, по телефону, по факсу, по почте, по электронной почте, по электронной системе бронирования.
Каждая заявка должна содержать следующие реквизиты:
_ дата, день и время заезда;
_ дата, день и примерное время отъезда;
_ категория номера (одноместный, двухместный, люкс), количество человек;
_ услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холодильника и т.д.);
_ услуги по питанию (только завтрак, полупансион, полный пансион);
_ цена (при указании цены следует точно определить, за что платит клиент: имеется ли в виду цена за номер, за один день пребывания, за каждого проживающего и т.д.);
_ кто будет оплачивать (фамилия);
_ вид оплаты (наличный или безналичный, расчет через фирму, кредитной картой);
_ особые пожелания (заранее забронировать стол в ресторане, трансфер, животное в номере и т.д.).
Обработка заявок. После получения заявки заполняется специальный бланк, затем клиенту направляется подтверждение или отказ. При этом на заявку, полученную в устной форме или по телефону, направляется подтверждение в письменной форме в течение одного дня. На заявку, полученную по телексу или электронной почте, ответ дается в течение нескольких часов соответственно по телексу или электронной почте. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде, и он отсылается по почте в течение одного-двух дней. После подтверждения каждая заявка вносится в электронную систему бронирования. Если в бронировании произошли какие-либо изменения или заявка была аннулирована, то это фиксируется работниками службы, для чего также используются специальные бланки. Для удобства и более четкой работы используются бланки разного цвета (например, заявка на бронирование белого цвета, изменения в бронировании–розового, аннуляция – зеленого) или разного размера.
Вся документация, подготовленная службой бронирования, направляется в службу приема для дальнейшей работы с ней.
Заполните форму бронирования
