5. Функциональные аспекты АРМ менеджера как элемента автоматизированной информационной системы
5.1. АРМ учета затрат на производство
Условием функционирования АРМ учета затрат на производство является формирование на машинных носителях необходимой исходной информации, возникающей при решении задач по учету основных средств, материальных ценностей, заработной платы, финансово-расчетных операций, учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации.
Информационная система предприятия состоит из:
-АРМ по учету основных средств ;
- АРМ по учету материальных ценностей ;
- АРМ по учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации ;
- АРМ по учету труда и заработной платы ;
- АРМ сводного учета и составления отчетности ;
- АРМ по учету финансово-расчетных операций .
Процесс учета затрат на производство организуете в виде некоторой схемы рабочих мест, отражающей взаимодействие различных работников при реализации учетных функций. В эту схему должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых в какой-либо мере связаны с ведением учета затрат. К ним следует отнести не только лиц, осуществляющих документирование, систематизацию и обобщение информации, не только лиц, использующих эту информацию при выполнении функций бухгалтерского учета и управления, но и технический персонал, обеспечивающий оформление документов, их архивирование, отображение и т.п.
5.2. Категории АРМ
Наиболее рационально разделить АРМ на такие категории:
- АРМ I категории (цеха, участки, отделы и т.д.) ;
- АРМ II категории (бухгалтерия, сектор учета затрат на производство) ;
- АРМ III категории (управленческий состав) .
Целевая функция учета затрат на производство, заключающаяся в выявлении и устранении недостатков организации производства и материально-технического обеспечения, направлена на максимальную экономию материальных и трудовых затрат и на повышение производительности труда.
АРМ учета затрат на производство I категории назначен для формирования и подготовки первичной информации, которая формируется непосредственно на местах возникновения информации. АРМ решает задачи таких затрат на производство, касающиеся отдельных подразделений, позволяет организовать систематическое своевременное выявление отклонений от нормальных условий, проводить оперативный учет и осуществляет внутренний аудит.
АРМ II категории контролирует информацию, получаемую из АРМ I категории, и решает регламентные и запросные задачи по учету затрат на производство в целом по предприятию.
АРМБ III категории предназначен для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, обобщения сводных данных затрат на производство, осуществления оперативного контроля за использованием трудовых, материальных и денежных средств, организации внутреннего аудита.
5.3. Структура АРМ затрат на производство
Для решения задач на АРМ затрат на производство используется трехуровневое меню. Меню первого уровня содержит директивы по загрузке комплекса программ и выполнению директив функционального назначения.
Структура меню I уровня следующая:
-Первичная информация ;
-Нормативно-справочная информация ;
- Выходная информация ;
-Ведение информационной базы ;
При выборе функции "Нормативно-справочная информация" на П уровне меню выдается следующий перечень:
-Справочник плановых процентов косвенных расходов ;
-Справочник нормативных затрат на деталь, изделие, заказ, вид услуг ;
-Справочник допустимой корреспонденции счетов ;
-Справочник сметных ассигнований на обслуживание производства и управление ;
-Справочник плановой себестоимости продукции ;
-Справочник причин и виновников отклонений от норм ;
-База знаний ;
-Справочник бухгалтерских проводок ;
-Справочник предприятий;
-Справочник структурных подразделений .
Справочник плановых процентов косвенных расходов необходим для оценки незавершенного производства, вспомогательного производства, для определения доли накладных расходов на изделие, заказ, вид услуг.
Справочник имеет следующую структуру: статья затрат расчетная, статья затрат базовая, структурное подразделение, процент или сметная ставка.
Справочник нормативных затрат на деталь, изделие, заказ, вид услуг необходим для определения нормативных затрат продукции (услуг). Его структура: код изделия (калькуляционная единица), структурное подразделение, статья затрат, единица измерения, количество, сумма.
Справочник допустимой корреспонденции счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок аудиторских проверок проведенных хозяйственных операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий допустимость корреспонденции счетов (дебет, кредит))
Справочник сметных ассигнований на обслуживание производства и управление составляется для анализа отклонений от нормальных условий работы по косвенным расходам. Его структура: структурное подразделений основной счет, субсчет, код аналитического учета, статья затрат, наименование статьи, затраты с начала года, затраты по месяцам.
Справочник плановой себестоимости продукции используется для анализа состояния фактических данных, а также для моделирования и прогнозирования затрат на производство. Он содержит следующие данные: код сводного учета (изделие, вид услуг и т.д.), наименование изделия, вид услуг, статья затрат, сумма.
Справочник причин и виновников отклонений от расхода необходим для группировки данных, для принятия управленческих решений. Справочник имеет следующую структуру: код причин отклонений от норм, наименование причин отклонения норм, виновники отклонений. База знаний используется для формирования, ведения и отображения информации и управленческих решений.
Справочник бухгалтерских проводок используется, для автоматического формирования корреспонденции бухгалтерских счетов.
Справочник предприятий и Справочник структурных подразделений применяется для формирования информации по структурным подразделениям и предприятиям, в входящим в состав акционерного общества, концерна, ассоциации, корпорации и т.д.
5.4. Автоматизация работы в условиях АРМ различных категорий
На АРМ по учету затрат на производство I категории осуществляются следующие работы:
-ввод, контроль и печать исходных данных;
-формирование нормативно-справочных данных;
-расчет нормативной себестоимости незавершенного производства, нормативной себестоимости готовой продукции (видов услуг, товаров), нормативной себестоимости кованной продукции;
-формирование данных, полученных с других АРМ и от информационной системы, о фактическом расходе материальных ценностей, заработной плате и о других прямых затратах;
- группировка валовых затрат;
- группировка затрат по статьям;
- распределение затрат по объектам учета;
- определение затрат по местам их возникновения;
- аудит затрат на производство по структурным подразделениям;
- моделирование и анализ затрат по структурным подразделениям и по видам выпускаемой продукции, выполненных работ и услуг.
На АРМБ I категории формируется и отображается следующая выходная информация:
- Ведомость отклонений от норм фактических затрат на производство;
- Ведомость аналитического учета общепроизводственных расходов;
- Модель анализа общепроизводственных расходов.
Для осуществления контроля и принятия управленческих решений по расходованию материальных, трудовых и денежных средств по каждому структурному подразделению в разрезе статей формируется ведомость отклонений фактических затрат от нормативных.
Эта ведомость позволяет руководителям подразделе принимать конкретные решения по имеющимся отклонениям. Для анализа общепроизводственных и общехозяйственных расходов используется "Модель анализа общепроизводственных расходов", которая формируется как на АРМ I категории для анализа затрат каждому структурному подразделению, так и на АРМ II категории для анализа затрат в целом по предприятию.
Данная модель может отображать общепроизводственные и общехозяйственные расходы в разрезе статей затрат отдельных заказов, видов услуг или работ, что позволяет на основе базы знаний автоматически получать управленческие решения, необходимые для руководителей подразделений. Для анализа используется смета общепроизводственных расходов, привязанная к объему производства.
При аудите анализируются причины отклонений и виновники, а также влияние этих отклонений на финансово-хозяйственную деятельность структурного подразделения и предприятия в целом.
Для анализа по статьям общепроизводственных затрат на АРМ 1 категории формируется ведомость аналитического учета общепроизводственных затрат.
Бухгалтер (аудитор) имеет возможность проанализировать общепроизводственные расходы не только за отчетный период (месяц, квартал и т.д.), но и с начала года. Аналогичную ведомость формируют по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования.
На АРМ по учету затрат на производство II категории выполняются следующие работы:
- формирование валовых затрат;
- распределение затрат по объектам учета в целом по предприятию по производственным счетам;
-закрытие производственных счетов;
- формирование регистров аналитического учета по производственным счетам;
-калькуляция себестоимости продукции;
-расчет фактической себестоимости готовой продукции, работ и услуг;
-аудит затрат на производство в целом по предприятию.
На АРМ по учету затрат на производство III категории решаются следующие задачи:
-анализ отклонений фактических расходов от текущих норм и правильность отнесения затрат на соответствующие изделия, заказы, виды услуг и т.д., выявление причин и виновников отклонений;
-составление отчетности на уровне предприятия;
-моделирование затрат на производство;
-аудит хозяйственной деятельности пред прията
-выработка и принятие управленческих решений по мобилизации внутренних резервов.
После завершения расчетов осуществляется отображение выходной информации.
Особое значение в условиях рыночных отношений приобретает прогнозирование затрат на выпускаемую продукцию с целью получения наивысшего результата. Для этих целей в АРМ по учету затрат на производство используется функция "Моделирование затрат на производство". Данная функция связана с поиском оптимальных хозяйственных решений, расчетом наиболее выгодных вариантов и разовых решений и с долговременной хозяйственной политикой предприятия.
На основании имеющихся фактических данных, нормативно-справочной информации и базы знаний осуществляются расчет и отображение оптимального использования ресурсов, а также возможность получения информации об отклонениях и предлагаемых путях недопущения перерасходов по отдельным статьям затрат.
При этом автоматизированным путем выбирается оптимальное состояние производства, оценивается целесообразность выполнения заказов и видов услуг. Руководителю предоставляется возможность спрогнозировать состав затрат с целью получения максимальной прибыли.
6. Использование прикладных программ универсального назначения для автоматизации рабочего места менеджера