К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.
Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.
Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.
Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.
1.2. Реализация технологии распределенной обработки информации на базе вычислительной сети
Структурно распределенная обработка информации реализуется в виде сетей вычислительных машин (глобальных или локальных). Для автоматизации управления производственно-хозяйственной деятельностью на объекте управления типа предприятие, учреждение, коммерческая структура технологию распределенной обработки информации целесообразно реализовать на базе локальной вычислительной сети, что обеспечивает объединение ЭВМ и иных способов вычислительной техники, размещенной на расстоянии до 2 км один от одного.
Концепция распределительной обработки экономической информации, что реализуется на базе современных персональных ЭВМ и локальных сетей, предусматривает создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) планово-управленческого персонала.
Согласно с государственным стандартом 34.003-90 АРМ - это программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности указанного вида. АРМ можно применить при решении комплексов задач управления в различных сферах деятельности и на различных уровнях управления.
Созданные на базе персональных ЭВМ АРМ имеют развитую систему периферийного оснащения и интерфейс с локальными вычислительными сетями и центральной ЭВМ. С помощью АРМ специалист может автоматически подготавливать тексты, присылать и принимать сообщение, которые хранятся в памяти ЭВМ, принимать участие в телеконференциях, организовывать и вести личные архивы документов на машинных носителях, проводить имитационное моделирование для изучения обращения системы, выполнять начисления и доставать готовые результаты в табличной или графической форме.
Поскольку процесс принятия решений в процессе управления в целом реализуется коллективом, необходима проблемная специализация АРМ управленческого персонала, что отвечает различным управленческим цепям и функциям, которые реализуются.
Реализация разнообразных фаз принятия решений (подготовка информации для принятия решений, как раз принятие решений; реализация принятых решений) имеет много общего с различными службами объекта управления (учету, плану, сбыту службы). Это дает возможность создавать гибкие, перестроечные структуры управления, повышать эффективность и оперативность работы служб. Локальные сети, на основе которых могут функционировать комплексы АРМ, как в рамках отдельных подразделов, так и на уровне смежных функций, выполняемых различными подразделами, служат базой для взаимосвязи отдельных АРМ в системе.
Ориентацию АРМ на конечного пользователь, что не является специалистом в области обработки данных, можно обеспечить применением в АРМ алфавитно-цифровых дисплеев способов введения и обработки информации, а также с помощью развитой системы диалоговых процедур, что входит в состав программного обеспечения АРМ и используется для общения с ЭВМ языком, понятной пользователю.
Нужна разработка комплекса языков очень высокого уровня, которые учитывают специфику объектов, где будут применяться АРМы различных специалистов. Различные диалекты таких языков учитывают специфику функций, которые выполняются отдельными членами коллективов подразделов аппарата управления.
Созданные на базе ПЭВМ АРМ функционально, физически и органично настраиваются на конкретного пользователь (персональное АРМ) или группу пользователей (групповое АРМ).
1.3. Назначение АРМ
Главным назначением АРМ является решение задач профессиональной направленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности, планирования и прогнозирования и т.п.).
Процесс ведения таких задач на предприятии представляет собой совокупность информационных и контрольно-организационных операций. К информационным операциям относятся операции сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки данных. Контрольно-организационные операции связаны с контролем и использованием информации, полученной в результате выполнения информационных операций, и занимают наибольший удельный вес в деятельности управленческого аппарата.
1.4. Классы задач организационного управления, которые решаются
в составе АРМ и классы типичных АРМ (АРМ-руководителя , АРМ-С, АРМ-Т)
Задачи организационного управления, которые решаются в составе АРМ, можно условно поделить на три класса.
К 1-го классу относятся полностью формализованные задачи (хозяйственный и финансовый учет, подготовка производства), для которых можно разработать структурированные процедуры изготовления решений. Задачи могут решаться на ЭВМ без участия человека по заранее подготовленным алгоритмам, то есть алгоритм заменяет человека.
Для 2-го класса задач характерные слабо структурированные процедуры подготовки решений в условиях неполной информации. К этому классу относятся задачи поточного и оперативно-календарного планирования производства и управления запасами.
Задачи 3-го класса требуют применения неструктурированных процедур подготовки решений, творческого подхода, что основывается на информированности, классификации, таланте и интуиции человека.
Работников организационного управления можно поделить на три группы: руководители (директора, главные администраторов), специалисты (начальники функциональных служб, главные специалисты), технические работники (секретари, кассиры, кладовщики). Руководители решают, как правило, задачи 3-го класса, редко - 1-го. Специалисты решают задачи 2-го класса, технические работники - 1-го. Согласно с характером решаемых задач можно выделить три класса типичных АРМ: АРМ руководителя (АРМ-), АРМ специалиста (АРМ-С), АРМ технического и вспомогательного персонала (АРМ-Т).
1.5. Характеристика функций АРМ руководителя (АРМ - менеджера)
АРМ - менеджера может иметь распределительную и локальную структуру. При распределительной структуре дисплей устанавливается на столе руководителя, а основная функциональная структура (с дополнительным дисплеем) - у секретаря или помощника. Локальная структура АРМ предусматривает полную функциональную замкнутость, что обеспечивает автономную работу.
Требования к АРМ:
- наличие достаточно развитой базы данных, постоянно дополняемой оперативной информацией; обеспечение руководителя или его помощников оперативностью поиска необходимой информации в базе данных и наглядностью предоставления информации в форме, адаптированной к психологическим характеристикам человека (при условии высокого уровня ее интеграции на экране независимо от источника данных);
- наличие диалоговых программных способов, которые обеспечивают принятие решений с максимальной адаптацией и регулируют организационно-административную деятельность;
- обеспечение оперативной связи с иными источниками информации (в границах организационной структуры) и с непосредственными помощниками;
- обеспечение возможности накопления в памяти АРМ опыта работы и ранее принятых решений.
С учетом характера и особенностей труда руководителя программное обеспечение АРМ содержит подсистемы обеспечения и деловой деятельности (ПОДД), принятие решений (ППР), рутинных работ (ПРР), коммуникаций (ПК).
Одна с главных - подсистема ПОДД, поскольку 47 % рабочего времени руководители находятся в деловых контактах. В состав этой подсистемы входить деловой пакет руководителя. Главное меню пакета содержит электронную записную книжку, личный архив, картотеку поручений. Модуль электронной записной книжки, например, содержит электронный перекидной календарь, куда руководитель заносить ежедневный личный план (дневник), еженедельный личный план (еженедельник) с блоком самых важных дел недели и перечнем самых важных дел месяца.
1.6. Характеристика функций АРМ специалиста (АРМ-С)
При создании АРМ-С необходимо исходить из того, что специалист - это профессионал в указанной области, поэтому АРМ предстоит таким, лишь бы давать ему возможность проводить аналитическую работу с документами (на это в среднем в специалиста расходуется 54 % рабочего времени), употребляя разнообразную информацию.
Его профессиональная ориентация обуславливает требования к программному и техническому обеспечению АРМ-С. Специалисту предоставляется возможность работать с персональной и центральной базами данных, вести коммуникационные диалоги с вспомогательными источниками информации.
Для компьютерной поддержки творческого процесса система содержит блок моделирования анализируемых процессов с учетом нагроможденного опыта. Самое важное требование к АРМ-С - обеспечению высокого уровня многофункциональности и гибкости системы.
Автоматизированное рабочее место специалиста содержит системы обеспечения деловой и профессиональной деятельности, обеспечение рутинных работ и поддержки коммуникаций. Основа АРМ-С - подсистема обеспечения профессиональной деятельности. Она, как правило, содержит развитую базу данных, способы электронной обработки форм и деловой графики, а также набор программных способов для проведения математических расчетов и моделирования.
База данных АРМ-С предназначенная для сохранения текстовой, числовой и фактографической информации. В ее основу, как правило, положены типичные базы данных ПЭВМ, которые обеспечивают близкую к природной язык общения.
Набор пакетов для математических расчетов и моделирования, экспертные системы и базы знаний используются в АРМ-С для поддержки решений формализованных и неформализованных задач. Они в высшей степени обеспечивают достижение цели повышения эффективности и качества управления, поскольку они есть одним из новых видов программных способов общего назначения.
1.7. Характеристика функций АРМ технических работников (АРМ-Т)
Автоматизированные рабочие места технических работников предназначенные для работников, которые выполняют техническую работу, что требует определенных профессиональных навыков. Для такой категории служащих характерная работа с документами (68 % всего рабочего времени) и телефонные переговоры (20 % рабочего времени). Основные их функции - ввод информации, оформление документов (печать, тиражирование, рассылка и т. пр.), ведение картотек и архивов, обработка входной и исходной документации, контроль исполнительской деятельности. Эти роботы с высокой степенью эффективности можно автоматизировать, употребляя разнообразные АРМ-Т на базе персональных ЭВМ.
В условиях использования АРМ-Т труд становится менее монотонным, а поэтому работник меньше утомляется, благодаря чему можно расширить функциональный диапазон исполнителей, сделать разнообразный процесс работы, сделать его более интересным и благодаря этому в 2-3 разы повысить производительность труда.
Характер деятельности технических работников зависит от специфики области, учреждения, организации. Поэтому возможный массовый выпуск типичных АРМ-Т:
- АРМ оператора текстовых документов,
- АРМ архивариуса,
- АРМ кладовщика,
- АРМ инспектора,
- АРМ секретаря.
Основные требования к программным и техническим способам АРМ-Т:
- обеспечение максимальной эргономичности и «дружественности» - удобного размещения технических способов,
- высокое качество визуальной информации,
- использование клавиатур, которые дают возможность быстро вводить информацию,
- простой диалог с подсказками в случае ошибочных действий пользователей,
- наличие технических способов для печатания и тиражирования документов,
- возможность ведения архива.
1.8. Дальнейшее развитие АРМ в организационном управлении
Дальнейшее развитие АРМ в организационном управлении связано с использованием рабочих станций управления (РСУ) вместо ПЭВМ. В основу концепции РСУ возложены идеи интегрированного «интеллектуального» интерфейса пользователя с манипулированием данными и широким доступом к развитым обслуживающих подсистем. Эти свойства РСУ дают возможность использовать их базу для. построения персональных и групповых АРМ. С точки зрения на то, что РСУ - универсальная система, необходима определенная функциональная специализация этой системы с трансформацией ее в конкретное деловое автоматизированное рабочее место.
2. Основные способы внедрения АРМ в организациях
2.1. Концепции построения АРМов
Основные концепции построения АРМов:
-децентрализованная обработка информации на рабочем месте управленческого персонала;
-создание баз данных и банков данных;
-создание сетей АРМов;
- повышение интеллекта АРМов.
2.2. Автоматизация документооборота в информационной системе
Информация, циркулирующая в системе управления, объединяется в смысловые группы и фиксируется на каком либо материальном носителе. Такое объединение называют документированием, а сам носитель информации, предназначенный для использования в ИС – документом.
Документооборот – процесс прохождения документов внутри системы управления – от источника их формирования до использования в управлении.