III . Передача документов по личному составу
в государственный архив.
Прием архивных документов от ликвидированных организаций архив осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации:
1. В государственный архив документы по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступить в следующих случаях:
- при ликвидации организации, при этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства17
2. По письменному обращению конкурсного управляющего или ликвидатора архив принимает архивные документы по личному составу в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично вместе:
- с тремя экземплярами описи дел на бумажном носителе с соответствующим научно-справочным аппаратом (предисловие, титульный лист);
_____________________
17 – части 8,10 статьи 23 № 125-ФЗ;
- электронной копией описи в формате, согласованном с архивом;
- исторической справкой фонда18.
3. При приеме архив осуществляет проверку19:
- физического и санитарно-гигиенического состояния архивных документов; - комплектности описей дел;
- наличия дел, указанных в описях;
- правильности описания и оформления дел;
4. При обнаружении дефектов составляется акт, выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация, недостатки в описании и оформлении документов).
5. Устранение недостатков осуществляется стороной, передающей документы20.
6. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, передающая сторона (организация) принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составленной и утвержденной передающей стороной21.
6. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 4), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой в организации21.
7. Транспортировка документов в архив осуществляется передающей стороной.
______________________
18,19 – пункт 37.6 Правил, утвержденных приказом Росархива № 24;
20 – пункт 11.3 Правил, утвержденных приказом Росархива № 24;
21 - пункт 37.8 Правил, утвержденных приказом Росархива № 24;
8. Архив обеспечивает сохранность и использование архивных документов организации, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 20.03.2020 №24.