11 – пункт 4.22 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526
ПОРЯДОК
передачи ликвидированными организациями документов по личному составу на хранение в КУВО «ГАВОДЛС»
I . Общие положения
1. Порядок передачи ликвидированными организациями документов по личному составу в Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (далее – Порядок) разработан в соответствии:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г. № 58396) (далее – Правила, утвержденные приказом Росархива № 24);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526) (далее Правила, утвержденные приказом Минкультуры № 526);
- Методическими рекомендациями по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Росархив, ВНИИДАД, М., 2018).
2. Настоящий Порядок устанавливает правила передачи документов по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, при ликвидации, в том числе в результате банкротства в государственный архив. 3. Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.1
4. К основным группам документов по личному составу относятся:
-документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;
- документы о награждении работников;
- учетные документы работников;
- документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;
- документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;
- отчетные документы по кадровому составу;
- трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).
II . Подготовка документов по личному составу
к передаче в архив
1. При ликвидации государственных организаций документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный архив2.
_____________
1 - Часть 3 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2 – пункт 8 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и архивом3.
3. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Минкультуры № 526 от 31.03.20154.
4. Упорядочение архивных документов включает:
- формирование архивных документов в дела (единицы хранения);
- оформление дел (единиц хранения);
- составление описей, предисловий к описям, исторической справки к фонду.
5. Экспертиза ценности.
5.1. При подготовке документов по личному составу к передаче в архив проводится экспертиза ценности документов: изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения состава документов
______________________
3,4 – пункт 10 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»;
и сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение. А также выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения5.
5.2. Результатом экспертизы ценности является:
- составление описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;
- акта о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек.
5.3. При проведении экспертизы ценности и отборе на хранение документов по личному составу следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125 –ФЗ, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения6(Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный № 57449).
5.4. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
___________________
5 – часть 16 3 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»;
6 – части 1,2,3,4,5 статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5.5. На хранение отбираются подлинные документы, а в случае отсутствия подлинника его заменяют заверенными в установленном порядке копиями7.
6. Формирование дел
6.1. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2. При проведении группировки документов в дела необходимо соблюдать следующие требования8:
6.2.1. В дело помещаются:
- только исполненные подлинные документы, имеющие основные реквизиты: вид документа, номер, дата, подпись; без наличия, которых использование документов невозможно (в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дела могут включаться заверенные копии);
- одного календарного года (за исключением переходящих дел, личных дел);
- по одному вопросу (одного работника);
- одного срока хранения (документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу формируются в дела раздельно);
- по одному экземпляру каждого документа;
6.2.2. Подлинники документов должны быть отделены от копий, проектов и черновиков, годовая документация – от квартальной и месячной.
6.2.3. Приложения к документам, как правило, должны быть сформированы вместе с документами, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения или составления.
___________________________
7- пункт 37.6 Правил, утвержденных приказом Росархива № 24.;
8- пункт 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры № 526;
6.2.4. Дело не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра, большие по объему дела разбиваются на тома (части).
6.2.5. Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу (заявления, представления), включаются в соответствующие личные дела сотрудников или формируются в отдельные дела;
6.2.6. Внутри дела документы располагаются с учетом:
- последовательности освещения определенного вопроса,
- в хронологическом порядке;
- в порядке алфавита фамилий, имен и отчеств.
7. Оформление дел.
7.1. Оформление дел по личному составу представляет комплекс работ по их технической обработке, включающей подшивку в твердую обложку, переплет, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи,
в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.9
7.2. Подшивка и переплет дела:
- документы по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций. При этом из документов удаляются все металлические скрепления. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель.10
7.3. Нумерация листов в деле:
- в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, все листы, кроме листа с заверительной надписью, чистых
_______________________
9- пункт 4.21-4.29 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526;
10 – пункт 4.21 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526;
листов нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Нумерация внутренней описи документа производится отдельно.11
7.4. Составление заверительной надписи дела (приложение № 1).
- в заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, также количество листов внутренней описи, наличие в деле листов с пропущенной и литерной нумерацией.12
7.5. Обложка дела по личному составу оформляется в соответствии с требованием ГОСТ 17914-72, протокола заседания ЭПК управления делами Воронежской области № 3 от 19.02.2016 с указанием следующих реквизитов13: (приложение № 2).
- наименование организации, подчиненность (полностью в именительном падеже, в скобках – официально принятое сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами);
- наименование структурного подразделения;
- заголовок дела (отражает реальное содержание и состав документов в деле и переносится полностью из описи с указанием копийности);
- крайние даты дела;
- количество листов дела;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
____________________________
11 – пункт 4.22 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526
12 – пункт 4.23 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526
13 – пункт 4.24-4.25 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526
8. Опись дел по личному составу.
8.1. Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия их состава и содержания, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета (приложение № 3).
8.2. Дела по личному составу систематизируются и включаются в отдельную опись по личному составу или несколько описей в соответствии с выбранной схемой систематизации дел14.
8.3. Систематизация заголовков дел в описи, как правило, осуществляется в соответствии с хронологической или хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами – названия структурных подразделений. В отдельных случаях возможно применение номинального принципа формирования документов по личному составу15.
8.4. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет.
8.5. Заголовки дел в описи по личному составу располагаются в следующей последовательности:
-приказы, распоряжения, постановления, указания по личному составу;
-списки личного состава;
-трудовые договоры;
-личные карточки работников;
-личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
-лицевые счета;
-расчетные ведомости;
__________________________
14 – пункт 4.31 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526;
15 – пункт 4.32 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526;
-документы по аттестации, повышению квалификации.
-журналы регистрации документов по личному составу;
-невостребованные трудовые книжки и др. личные документы (при отсутствии отдельной описи);
8.6. В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, а также особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера).
8.7. Описи дел по личному составу могут составляться:
- на все дела организации до момента ее ликвидации;
- на дела одной структурной части (либо филиала);
- на дела одного вида документов (приказы, документы по заработной плате работников, личные дела и др.).
8.8. К законченной описи дел по личному составу в обязательном порядке составляется предисловие, оглавление, титульный лист, при необходимости список сокращенных слов, указатели16:
8.8.1 Предисловие к описи:
- в предисловии к описи дел по личному составу указывается даты создания и переименования (все изменения в названии) организации со ссылкой на нормативные акты (документы), подтверждающие указанные изменения в хронологической последовательности;
- предисловие составляется за период, соответствующий крайним датам документов, включенных в опись;
- в предисловии перечисляется состав и содержание документов в описи, особенности формирования дел, раскрывается состав справочного аппарата к описи.
подведомственности в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования.
__________________________
16 – пункт 5.5 Правил, утвержденные приказом Минкультуры № 526;
8.8.2 Титульный лист содержит: название фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, содержащихся в описи. При этом на титульном листе указываются все изменения названия организации. В исторической справке содержится информация об истории организации, истории фонда и дается краткая характеристика документов фонда.
8.9. При упорядочении документов ликвидированных организаций составляется историческая справка фонда за весь период деятельности