112. Для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.
113. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом МВД России от 31 мая 2011 г. N 600 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов", согласованным с Федеральным архивным агентством.
114. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
115. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем (начальником) органа внутренних дел.
Пункт 115 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.
116. Иные особенности работы с электронными документами при необходимости устанавливаются специальным ведомственным правовым актом.
Пункт 116 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.
Особенности работы с правовыми актами
117. Подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, после номера слитно с ним проставляется "л/с". Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.
118. Подлинники правовых актов, изданных в органе внутренних дел, хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение спецфондов в порядке, установленном Инструкцией по организации архивной работы в системе МВД России<1>. Рассылать подлинники запрещается.
--------------------------------
<1> Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 "Об организации архивной работы в системе МВД России".
119. Полученные и тиражированные экземпляры (копии) документов, содержащих правовые предписания (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и иные правовые акты) учитываются в журнале учета несекретных правовых актов (приложение N 42) по разделам в зависимости от органа, издавшего правовой акт, или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
Приказы по личному составу, в том числе по командировкам и о предоставлении отпусков, учитываются в отдельных разделах.
Регистрация должна ежегодно начинаться с номера один.
120. На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов (приложение N 42) и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.
121. Журнал учета несекретных правовых актов (приложение N 42), в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).
122. Тиражированные правовые акты (копии правовых актов) рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах.
Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в соответствующее правовое подразделение органа внутренних дел. В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) и протоколы.
На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем (начальником) структурного подразделения-разработчика правового акта. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно.
Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел.
Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел - разработчика правового акта.
123. Ознакомление с правовыми актами производится под подпись на листе ознакомления по письменному указанию руководителя (начальника) органа внутренних дел или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении. Листы хранятся вместе с правовыми актами.
Указания по исполнению правовых актов, подлежащих возврату, пишутся на листах ознакомления, которые остаются в подразделении делопроизводства и режима.
Контроль за своевременным ознакомлением с правовыми актами личного состава возлагается на подразделение делопроизводства и режима.
124. На всех отмененных (утративших практическое значение) правовых актах, а также в журналах (карточках), где они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.
Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет.
125. Поступившие тиражированные правовые акты после регистрации в журнале учета несекретных правовых актов (приложение N 42) для удобства пользования хранятся по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле (приложение N 43), которые в номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел не включаются и сотрудникам на рабочие места не выдаются. Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается.
126. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются экспертными комиссиями и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.
Библиотеки документов
127. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в орган внутренних дел, так и подготовленных в органе внутренних дел<1>, ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки документов<2>.
--------------------------------
<1> Далее - "издания", если их наименования не будут оговорены особо.
<2> Далее - "библиотека".
При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников, что отражается в его должностной инструкции.
128. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий (приложение N 44) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45).
129. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38). На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий (приложение N 44) или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45). На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, наименование органа внутренних дел и дата регистрации.
130. Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий (приложение N 44) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45) со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены (возвращены).
131. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.
132. На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий (приложение N 44) и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45), проставляются подписи о получении и обратном приеме издания.
133. В библиотеках издания могут выдаваться под подпись в читательском абонементе (читательском билете) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.
134. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.
Учет и анализ объемов документооборота
135. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота и содержания документов, поступающих в подразделение и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
136. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
137. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности сотрудников.
V. Организация контроля и исполнения документов и поручений
138. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах<1>. Контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и о выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
--------------------------------
<1> Далее - "поручение".
139. Контроль исполнения поручений включает следующие мероприятия:
139.1. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек (приложения N 46, 47).
139.2. Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.
139.3. Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководству.
139.4. Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.
140. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:
140.1. Организационно-аналитический департамент МВД России<1>, Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России<2>, Договорно-правовой департамент МВД России<3> - в Министерстве.
--------------------------------
<1> Далее - "ОАД МВД России".
<2> Далее - "ДДО МВД России".
<3> Далее - "ДПД МВД России".
140.2. Штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля), правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима - в структурных подразделениях органов внутренних дел.
141. ОАД МВД России осуществляет контроль за исполнением<1>:
--------------------------------
<1> ОАД МВД России осуществляет контроль и проверки фактического выполнения поручений и мероприятий на основании поручения руководства Министерства внутренних дел Российской Федерации (приказ МВД России от 27 июня 2011 г. N 727).
141.1. Федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.
141.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.
141.3. Решений коллегии МВД России, объединенных коллегий МВД России, протоколов коллегий МВД России, протоколов оперативных совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации.
141.4. Приказов и распоряжений МВД России по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера.
142. ДДО МВД России осуществляет контроль за исполнением:
142.1. Поручений, данных Министром и заместителями Министра, по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ОАД МВД России, обращений граждан и организаций, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
Подпункт 142.1 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.
142.2. Документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно".
143. ДПД МВД России осуществляет контроль:
143.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых в установленном порядке на подпись Министру нормативных правовых актов, а также проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации по законопроектам, проектов международных договоров, договоров и контрактов, предусматривающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг МВД России, и иных актов управления.
143.2. За исполнением Перечня нормативных правовых актов, подлежащих разработке и (или) сопровождению (приложение к Плану основных организационных мероприятий МВД России), иных планов и программ МВД России в части осуществления нормотворческой деятельности.
143.3. За исполнением плана командирований специалистов МВД России за границу и приемов иностранных делегаций.
143.4. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к МВД России и направленным в соответствующие подразделения Министерства (органы внутренних дел) для исполнения.
144. Штабные подразделения органов внутренних дел осуществляют контроль за выполнением: