Тема лекции: Функционально-стоимостной анализ
Понятие функционально-стоимостного анализа и его характеристика
В общем ряду методов принятия управленческих решений важное место занимает функционально-стоимостный анализ (ФСА), который предполагает проведение экономической оценки функций с помощью выделения из общих затрат расходов на их осуществление. Цель этой оценки — выявить, минимизировать или устранить излишние, функционально неоправданные затраты, а также лишние функции.
Функционально-стоимостный анализ - метод комплексного системного исследования функций объектов, направленный на обеспечение общественно необходимых потребительских свойств объектов и минимальных затрат на их проявление на всех этапах жизненного цикла., относится к формально-эвристическим методам.
Таким образом, в ФСА осуществляются:
1) анализ функций;
2) анализ затрат;
3) анализ ресурса фактически выполняемых функций.
Метод ФСА базируется на допущении, что затраты, связанные с созданием и использованием любого объекта, выполняющего заданные функции, наряду с необходимыми для его изготовления и эксплуатаций затратами включают в себя и дополнительные, функционально неоправданные, излишние затраты. Эти затраты возникают в связи с осуществлением ненужных функций, не имеющих прямого отношения к назначению объекта, или связаны с несовершенством конструкции, технологических процессов, применяемых материалов, методов организации производства, труда и т.д.
Функционально-стоимостный анализ носит универсальный характер: средства м методы ФСА могут быть реализованы практически дня любых объектов (технических, производственных, социально-экономических). Следует отметить вместе с тем, что сложность объекта, стадии его жизненного цикла и некоторые другие факторы обусловливают особенности практического использования ФСА.
Методологической основой ФСА является функциональный подход как часть системно-целевого подхода. Если функциональный подход определяет способ мышления менеджера, то ФСА служит средством практической реализации данной методологии.
Применение ФСА фактически расчленяет объект на составные части, что позволяет глубже изучить его сущность.
ФСА базируется на совокупности принципов, которая включает в себя системный и функциональный подходы:
• принципы соответствия значимости функций и затрат на их осуществление;
• соответствие реального параметра требуемому;
• принципы активизации творческого мышления, коллективного труда, междисциплинарного подхода, применения новейших знаний и др.
Функциональный подход является определяющим принципом; ФСА — на его основе изучаемый объект расчленяется на отдельные функции.
Функция в широком понимании — это деятельность, обязанность, работа, назначение, роль, внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений. Соответственно описание функции отвечает на следующие вопросы: «Какую потребность может удовлетворить исследуемый объект?», «С помощью какой физической операции (для технических объектов) или информационных операций (для нетехнических объектов) происходит реализация потребности?»
Выявить функции — значит определить действия, которые совершает система (объект) или ее (его) составные части (элементы); обнаружить прямой или косвенный результат этих действий, направленных на достижение заранее поставленных целей и решение заранее выбранных задач. Процедура выявления функций системы (объекта) в целом сводится, таким образом, к установлению целей, которые преследовались в прошлом или поставлены в настоящее время применительно к данному объекту, краткому формулированию выполняемых объектом действий, нахождению прямого или косвенного результата этих действий.
Общепринятый подход к формулированию функций предусматривает выполнение следующих требований.
1. Формулировка функций должна быть крайне лаконичной н по возможности состоять из двух слов: глагола и существительного (например, «осуществить платеж», «снизить себестоимость» и т.д.).
2. При формулировке функций рекомендуется использовать существительные, - выражающие понятия, которые можно представить количественно.
По отношению к субъекту управления ФСА имеет два аспекта. Первый связан с мышлением управляющего субъекта, т.е. способностью ЛПР мыслить в категориях ФСА, уметь находить в явлениях определенные функции (функциональный анализ) во взаимосвязи с анализом затрат (стоимостный анализ) и постоянно помнить о неразрывном единстве эффекта и затрат, требуемых для его достижения.
Вопрос заключается в том, какими должны быть затраты для получения необходимого эффекта. В этом и состоит суть первого аспекта.
Вторым аспектом является способность ЛПР использовать метод ФСА в качестве инструмента для принятия решений. В данном случае речь идет о сложных решениях, где ФСА используется на стадии принятия решений, а также частично на стадии их подготовки. Следует отметить особенность данного метода, связанную с процедурами принятия решений. Так, процесс принятия решений связан с будущим, а традиционный ФСА используется применительно к существующим конструкциям, т.е. направленным в прошлое. При этом появляются некоторые моменты, которые ~ нужно учитывать, например, при функционально-стоимостном анализе механизма подготовки, принятия и реализации решений с полным основанием можно использовать методику ФСА для анализа функций и затрат. Единственной особенностью здесь будет размытость, расплывчатость элементов данного механизма.
Виды функций и их взаимосвязь
Все функции в ФСА принято делить на главные, основные и вспомогательные в соответствии с их ролью в удовлетворении потребностей и степенью относительной полезности.
Главной называется внешняя функция, определяющая назначение, сущность и основную цель создания объекта в целом. Для организации главная функция приобретает вид миссии. Система чаще всего имеет одну главную функцию, однако иногда ей присущи и две, и даже большее число главных функций (например, таможня имеет такие главные функции, как контролирование вывоза й ввоза товаров).
Основная функция непосредственно не связана с назначением объекта и в большинстве случаев является результатом технологических или организационных решений, которые используют для реализации главной функции. Без строго заданной, установленной совокупности (набора) основных функций не может быть реализована главная функция.
Вспомогательные функции способствуют осуществлению главной, одной или нескольких основных функций либо обусловлены этими функциями, их взаимодействием между собой.
Реальные объекты описываются и оптимизируются набором как основных, так и вспомогательных функций. Для правильного выявления основных функций. И их разграничения от вспомогательных рекомендуется пользоваться следующими тестами для проверки:
1. Если главная функция объекта неосуществима с помощью выявленного набора основных функций — значит, в наборе недостает одной или нескольких основных функций.
2. Если главная функция объекта может быть реализована без какой-либо функции из этого набора — значит, данная функции не является основной.
Совокупность основных функций, осуществляющих главную функцию технического объекта, характеризует в подавляющем большинстве случаев его идеальный конечный результат, к которому необходимо стремиться при проектировании или совершенствовании существующих систем (объектов).
Ненужная (излишняя) функция не имеет влияния или взаимодействия ни с одной из рабочих функций. Кроме классифицирования функций на основные и вспомогательные, их можно подразделять также и по степени полезности на полезные, бесполезные и вредные (особое внимание следует обратить на недостающие функции).
Этапы проведения ФСА
Эффективность применения ФСА зависит от совокупности организационных, методических, экономических и социально-психологических условий, призванных обеспечить необходимые качество и затраты, от специалистов, вовлеченных в этот процесс, системного использования современных приёмов поиска наиболее эффективных решений.
Непременное условие эффективного применения метода ФСА — четкая последовательность его проведения. Отечественные методики предусматривают 7 основных этапов проведения функционально-стоимостного анализа:
1) подготовительный;
2) информационный;
3) аналитический;
4) творческий;
5) исследовательский;
6) рекомендательный;
7) внедрение и контроль за результатами.
Подготовительный этап начинается с выбора конкретного объекта, который будет подвергнут анализу. Объектами ФСА могут быть технические системы или их составные части, а также любые другие системы (социально-экономические, управленческие, информационные и др.). .
Дальнейшие процедуры подготовки к проведению анализа выбранного объекта включают:
• подбор состава исследовательской рабочей группы с регламентацией порядка привлечения специалистов к анализу;
• составление плана-графика работ;
• согласование с подразделениями или предприятиями-контрагентами и утверждение календарного плана или сетевого графика проведения анализа;
• составление перечня информационных материалов по объекту анализа и задания по их представлению;
Информационный этап предполагает:
а) подготовку, систематизацию и изучение информации, относящейся к созданию и
использованию объекта анализа (в том числе конструкторско-технологической, экономической, патентной, научно-технической); .
б) сбор и систематизацию данных о реальных условиях функционирования объекта;
в) изучение рациональных предложений. поданных по объекту анализа, но не внедренных;
г) обработку и изучение данных о материальных и трудовых затратах на создание и функционирование объекта;
д) построение структурно-стоимостной и функционально-стоимостной моделей объекта;
е) определение первоочередных зон анализа.
Данная последовательность отвечает главной цели информационного этапа — тщательно изучить все особенности исследуемого объекта.
Эффективность решений, принимаемых по итогам проведения ФСА, во многом зависит от содержания, рациональной структуры и полноты информационной базы, совокупности информационных фондов, содержащих сведения теоретического (формулировки и описания новых идей, графические зависимости и т.п.), конструкторско-технологического (схемы, чертежи, параметрические ряды изделий, свойства материалов), справочного и другого характера. Такие фонды создаются специально для ФСА в форме карточек, содержащих сведения по проблематике отрасли и выпускаемой продукции.
Аналитический этап. На этом этапе осуществляется:
а) выявление и формулирование функций объекта как единого целого и его составных частей, выделение видов и классификация функций;
б) определение реально проявляемого в анализируемом объекте и требуемого ресурса функций;
в) выделение зон с наибольшим сосредоточением затрат, определение функциональных и параметрических резервов;
г) построение функциональных моделей совершенствуемых, или вновь разрабатываемых объектов;
д) классификация видов анализируемых затрат;
е) поэлементный анализ затрат на осуществление функций;
ж) экспертная и другие виды оценки значимости функций.
Творческий этап включает:
а) уточнение направлений и задач поиска новых решений, включая сведения о «дефектных зонах»;
б) выбор приемов и методов активизации творческого процесса и поиска идей с учетом специфики решаемых задач;
в) выявление и анализ информации о путях решения подобных задач в других областях науки и техники;
г) поиск альтернативных вариантов выполнения объектом анализа и его составными частями необходимых функций (по каталогам, справочникам, патентному фонду, а также другими способами и средствами, в том числе путем совмещения и разделения функций);
д) проработку выдвинутых идей, формирование и предварительный отбор наиболее целесообразных вариантов.
Наибольшую сложность на творческом этапе ФСА вызывает формирование набора идей по совершенствованию способа реализации функций. Эта работа проводится по 2 направлениям:
1) ликвидация излишних (ненужных) функций, выявленных при анализе;
2) совершенствование способа реализации необходимых (полезных) функций, носители которых на предыдущем этапе были признаны как имеющие высокие затраты или низкое качество исполнения.
Формирование набора идей по реализации функций осуществляется на творческом совещании специалистами различных подразделений предприятия.
Далее проводится анализ и предварительная экспертная оценка практической реализуемости идеи. Конструктивно, технологически, организационно неосуществимые или неэкономичные идеи отклоняются, остальные группируются по функциям.
Коллективное обсуждение идей ведет к выработке нескольких конкретных вариантов осуществления различных функций новыми способами. На основе предложений, оцениваемых на данном этапе ФСА в качестве наиболее эффективных, иногда строят теоретически оптимальный вариант исследуемого объекта, ориентируясь на который можно проводить сравнение всех других вариантов.
Работа на творческом этапе заканчивается, когда количество альтернативных вариантов оказывается достаточным для выбора оптимального решения по надежному способу осуществления функций исследуемым объектом при минимальных затратах. По результатам анализа формируются варианты исполнения объекта в целом.
Исследовательский этап складывается из:
а) разработки моделей по отработанным вариантам;
б) сравнительной технико-экономической оценки вариантов;
в) экспертизы подготовленных решений и оценок вариантов в службах предприятия (организации);
г) отбора наиболее рациональных вариантов для реализации.
Исследовательский этап как один из наиболее ответственных в ходе ФСА связан с выполнением нескольких видов сложных оценочных процедур по отношению к тем вариантам идей и решений, которые были сформулированы на творческом этапе. Важнейшими в методическом отношении оценочными процедурами являются:
1.оценка значимости и допустимых затрат на функции. Абстрактность объектов ФСА (функции в их смысловом, логическом описании), высокий уровень информационной неопределенности (при выполнении анализа и поиске вариантов решения) и ряд других факторов не позволяют исследователю оперировать прямыми и расчетными (формализованными) методами оценки. Поэтому используются экспертные или комбинированные методы в сочетании с математической обработкой экспертных оценок;
2.оценка качества исполнения функций по вариантам. Совокупность свойств объекта, проявляющихся через функции и делающих его пригодным для удовлетворения потребностей общества, составляет качество данного объекта;
3.оценка возможных (прогнозных) затрат на функции по вариантам. Задача оценки вариантов заключается в том, чтобы с помощью специальных методов спрогнозировать уровень затрат, ожидаемых при реализации каждого варианта, и на основе полученных показателей выбрать и обосновать наиболее эффективное решение;
4.оптимизация (процесс нахождения наилучшего варианта из множества возможных) как задача возникает на исследовательском этапе ФСА, когда из состава идей и вариантов решений по реализации функций объекта требуется выбрать лучший, а затем рекомендовать его к внедрению. Искомый вариант должен удовлетворять разнообразным требованиям (заказчика, изготовителя, потребителя), которые часто оказываются противоречивыми. В связи с этим приходится обращаться к таким методам принятия решений, которые бы позволили найти наилучшие соотношения между конкурирующими показателями, в том числе между качеством и затратами, т.е. прибегнуть к их оптимизации.
Оценка функций и функциональный анализ
Для выявления ненужных, бесполезных, высокозатратных функций необходимо провести их оценку. Цель такой оценки состоит в определении необходимой системы функций и выявлении возможных резервов их использования.
Для оценки функций необходим подсчет следующих составляющих показателя значения функции
-величины степени выполнения функции
-величины затрат на функцию
При определении показателя значения функции методом попарного сравнения определяется величина значения функции. Затем с помощью шкалы отношений определяется показатель значения отдельных функций по формуле:
Величина затрат на функцию устанавливается аналитически, т.е. расчетным путем. Экспертным путем определяется доля участия отдельных элементов структуры объекта в обеспечении отдельных функций. Затраты на функции оцениваются исходя из затрат на отдельные элементы, в той пропорции, в какой они обеспечивают реализацию данной функции.
Назначение функционального анализа— определение его критической функции как источника резервов для повышения эффективности. Под критической понимается функция, которая по своим параметрам, функциональности и затратоемкости отрицательно отличается от требуемого уровня. Критическими являются отсутствующие, ошибочные и лишние функции.
Наиболее распространенный метод определения критических функций - метод построения диаграммы их оценки. Сущность данного метода заключается в сравнительном анализе графического изображения результатов.
При применении этого метода производятся следующие шаги.
Шаг 1. Составляется диаграмма-график оценки функций. Показатель значения функции анализируемого объекта отражается (в соответствии с его величиной) в верхней части графика.
Шаг 2. Затраты на отдельные функции анализируемого объекта в форме колонок чертятся в нижней части графика оценки функций против колонок, выражающих значение соответствующих функций. Определяется критическая функция с точки зрения затрат. Путем сравнения показателя значения функций с затратами на их обеспечение выявляется критическая функция, затраты на которую не должны быть чрезмерно большими по сравнению с показателем ее значения.
Диаграмма FAST как разновидность ФСА
Функционально-стоимостный анализ может применяться в различных своих модификациях. В практике американских корпораций в 1970—80-х гг. наибольшее распространение получил так называемый метод системного анализа функций (FAST—Functional Analysis System Technique), предложенный Г. Батуэем. Сущность метода FAST сводится к построению и анализу диаграммы функций, или функциональной модели.
Функции на диаграмме располагаются в иерархически упорядоченной последовательности, в зависимости от важности или стоимости той или иной функции. Для правильного расположения каждой функции на диаграмме используются текстовые вопросы, ответами на которые и являются цепочки логически взаимосвязанных функций. В простейшем случае тестирование каждой функции осуществляют с помощью двух вопросов: «Как осуществляется данная функция?» и «Почему (зачем) осуществляется данная функция?»
Применительно к анализу такого типа объекта процедура построения диаграммы FAST включает
1) выявление и формулирование всех функций анализируемого объекта с записью каждой из них на отдельной карточке;
2) выбор из совокупности функций той, которая, по мнению аналитика, является главной;
3) выбор функции более низкого уровня по отношению к анализируемой основной функции. Она должна отвечать на вопрос: «Как осуществляется обусловленная ею основная функция?»
Функция более низкого уровня всегда располагается на диаграмме FAST справа от анализируемой основной функции. Функция более высокого уровня всегда располагается слева от анализируемой функции. Последовательно задавая тестовые вопросы по отношению ко всем выявленным функциям, можно осуществить их классификацию и построить полную диаграмму FAST исследуемого объекта.
Обычно рамки исследуемой проблемы ограничиваются на диаграмме двумя вертикальными пунктирными линиями, между которыми располагаются анализируемые функции. Левая граничная линия отделяет главную функцию от функции более высокого уровня (функция высшего уровня), а правая граничная линия — анализируемые функции от функций более низкого уровня.
Функция высшего уровня характеризует цель, на достижение которой направлено действие или для достижения которой предназначен результат действия главной функции объекта;
4) выбор из оставшихся функций тех, которые являются функциями более высокого уровня по отношению к главной. Данная функция должна отвечать на вопрос: «Почему (зачем) осуществляется данная (главная) функция?»
Функция низшего уровня является как бы первопричиной существования или появления анализируемой системы (объекта).
Одна из важнейших особенностей построения диаграммы FAST состоит в выявлении функций критического пути. На линии критического пути располагаются те функции, которые должны быть обязательно осуществлены для реализации главной функции, т.е. основные функции. Различают функции главного критического пути, т.е. основные внутриобъектные функции, описывающие основные функции объекта, и функции малого критического пути, т.е. вспомогательные функции того же объекта. Вспомогательные функции способствуют реализации одной из основных или проявляются одновременно с ней. Указанные независимые вспомогательные функции в другой подсистеме могли бы стать главными и входить в совершенно другую систему.
Независимые вспомогательные функции располагаются над линией главного критического пути или под ней. Положение этих функций на диаграмме FAST определяется следующим образом: те независимые вспомогательные функции, которые осуществляются одновременно с какой-либо функцией главного критического пути или обусловлены ею, располагаются под этой функцией или над ней. Формулировки этих функций должны отвечать на вопрос: «Когда осуществляется данная функция?»
Все основные функции, предшествующие главной, в некотором смысле характеризуют подход, выбранный для ее реализации, т.е. концепцию, которая отражает существующее положение в подсистеме либо формирует принцип действия подсистемы на основе внесенных экспертами новых предложений.
Следует отметить, что на диаграмме FAST необходимо указать целевые ориентиры и технические характеристики. Они, как правило, располагаются в верхнем левом углу диаграммы.
Построив диаграмму FAST реально существующего или вновь создаваемого объекта, исследователь может нанести на нее наименование методов и механизмов, реализующих или способных реализовать ту или иную функцию, а также стоимостные данные по функциям критического пути и вспомогательным функциям.