Порядок работы стенда
Руководитель стенда
Руководитель стенда отвечает за слаженность хода работы на стенде, причем как снаружи - по отношению к посетителям, так и изнутри - то есть по отношению к сотрудникам.
Руководитель стенда должен обладать особым чутьем и целым рядом качеств для обхождения с людьми самых разных темпераментов. Они таковы:
опыт работы на торговых ярмарках и выставках
желание и способность принимать решения
высокое качество мотивации и руководства
организаторский и импровизационный талант
сознание ответственности
опрятный внешний вид
уверенная манера держаться
хорошо поставленная речь
готовность к разговору и переговорам
основы знаний в области техники и торговли
хорошая память на лица
Задачи руководителя стенда
Приемка стенда перед началом всего мероприятия
Поручение конкретных заданий отдельным сотрудникам
Разработка и соблюдение рабочего плана и расписания для сотрудников
Прием важных посетителей
Помощь в переговорах с клиентами
Передача важных сообщений на фирму
Заместитель руководителя стенда (на короткий срок или из-за отсутствия по непредвиденным обстоятельствам) должен быть назначен заблаговременно.
Организация выставочного стенда
Руководитель стенда должен своевременно, до начала выставки, убедиться в том, что весь стенд смонтирован по плану, что оборудование, оформление и надписи на месте, что рекламные материалы и все нужное для угощения имеется в достаточном количестве, что подсоединение правильно, а все приборы функционируют.
Вечером накануне открытия выставки нужно отдать инструкции персоналу и разъяснить порядок работы стенда:
представление коллектива, возможно, также дополнительно привлеченного персонала
информация о выставке
информация о целях выставки
мероприятия и особые события во время выставки
комментарии к важным документам
разъяснения по поводу учета посетителей
указания по обслуживанию клиентов
поручения ответственному за прессу
распределение обязанностей в соответствии с рабочим планом
кодекс поведения
В рабочем плане должно быть четко распределено, кто именно отвечает за выполнение отдельных поручений, - например, за раскладку проспектов на стендах, за чистоту выгороженных кабинок для переговоров и уголков для сидения в течение дня, за угощение. Одновременно рабочий план четко определяет время перерывов.
На ежедневных летучках - утром и вечером - сотрудники получают информацию об успехах выставки и об особенностях предстоящего дня (важные посетители или мероприятия). Замеченные в ходе работы недостатки тоже можно здесь обсудить и немедленно ликвидировать. Такая маневренная критика должна быть продумана и для дня окончания выставки.
Хорошо организованный выставочный стенд и хорошо управляемая выставочная команда гарантируют,
что выставочный стенд в любое время дня будет чистым и прибранным
что потребительские и продовольственные товары (рекламные материалы, угощение) не станут дефицитом
что все техническое оборудование стенда будет бесперебойно функционировать
что правила работы и рабочий план стенда будут соблюдаться
что атмосфера на выставочном стенде всегда будет дружелюбной и спокойной
что руководитель будет точно знать, где в данный момент находится любой из его сотрудников
что переговоры с посетителями стенда будут письменно зафиксированы и впоследствии обработаны.
Обслуживание
И на небольшом стенде можно организовать угощение посетителей. Можно предложить безалкогольные или алкогольные напитки. В отношении печенья, чипсов, орехов и т.д. следует обратить внимание на то, чтобы продукты были свежими, а сервировка - аппетитной.
Стенд лучше запомнится посетителю, если предложенное угощение будет ассоциироваться с происхождением экспонента (франкское вино, мюнхенские белые колбаски, вестфальская ветчина). Все выставочные комплексы работают на договорных началах с фирмами, организующими поставку напитков и т.д. для участников выставок.
Угощение посетителей стенда - стандарт качества немецких ярмарок. Не в последнюю очередь признаком качества является посуда. Из репрезентативных соображений не рекомендуется пользоваться одноразовой посудой. Кафе и рестораны выставочных комплексов уже давно отказались от одноразовой посуды. Следует следить за сохранностью посуды и экономным расходом воды и электроэнергии при мойке.
В рамках анализа, выполненного по заказу AUMA одноразовая и многоразо-вая посуда оценивались с точки зрения экологии. Результаты показали, что применение многоразовой посуды оправдано при выполнении следующих условий:
сравнительно короткие пути доставки посуды;
требования гигиены выполнимы только при использовании посудомоечных автоматов;
применяются посудомоечные автоматы энергосберегающего типа;
обеспечена оптимальная загрузка посудомоечных машин, позволяющая избежать непроизводительных затрат энергии;
исключительное применение моющих средств без содержания фосфатов и хлора;
количество битой посуды не превышает 20%.
При использовании одноразовой посуды рекомендуется:
пользоваться только посудой из материалов, рассчитанных на вторичную утилизацию;
организовать рациональную гигиеническую систему сбора отходов, не создающую скопления отходов;
пользоваться одноразовой посудой только при небольшом количестве посетителей.
Учет посетителей
Для эффективности последующей обработки и для конкретного подтверждения успеха на выставке необходимо вести учет контактов с посетителями. Специально заготовленные для этого бланки сокращают затраты времени: сотрудник может очень быстро их заполнить. Только точность при заполнении учетного листка гарантирует безукоризненное выполнение заявок. Опыт показывает: по прошествии некоторого времени сотрудники убеждаются в том, что эта анкета - ценнейший рабочий материал.
Но до того нужно определить, какие именно беседы можно рассматривать как материал, заслуживающий записи. Общее правило гласит, что учетный листок подлежит заполнению только в том случае, если посетитель выразил серьезную заинтересованность в товаре. А короткие частные вопросы, после которых посетитель не оставляет и своего адреса, должны, вероятно, учитываться в списках по товарам или по тематическим группам. Но и эти короткие консультации могут привести к интересным выводам о восприятии экспоната.