Приложение 2. Проверочный лист к оптимизации административной процедуры[9]
| № | Проверочный вопрос / проверяемая характеристика проблемного процесса | Целевое значение: присутствие / учет фактора (характеристики) | Комментарий | Источники информации | |
| 1. | Возможность сокращения объема действий ИП и юридических лиц (СОНКО и МСП) | ||||
| 1.1. | Наличие возможности дистанционного прохождения части процедур ( всей процедуры) | «Требование выполняется» | Для процедур, которые могут исполняться дистанционно | Информация из опросов СОНКО сотрудников РОИВ | |
| 1.2. | Неэффективная последовательность действий СОНКО и МСП (физических и юридических лиц, задействованных в исполнении госфункции) | Отсутствие неэффективных элементов в последовательности действий получателя | Например, дополнительное посещение ОИВ в связи с тем, что первоначально был представлен неполный пакет документов, т.к. негосударственный поставщик не обладал достаточной информацией о перечне необходимых документов | Информация из опросов СОНКО и МСП, сотрудников РОИВ | |
| 1.3. | Сотрудники РОИВ требуют от юридических и физических лиц выполнения действий, обязательность которых не закреплена нормативными актами | «Требование не выполняется» | Например, предоставление копий документов, не предусмотренных порядком взаимодействия ; требование дополнительных документов отчетности | Информация из опросов СОНКО и МСП, сотрудников РОИВ, нормативные требования | |
| 1.4. | Сотрудники РОИВ требуют от юридических и физических лиц предоставления дублирующей информации | «Требование не выполняется» | Например, требование заполнения форм документов, многократно содержащих одинаковые информационные поля | Информация из опросов СОНКО и СП, сотрудников РОИВ, информация из порядков и регламентов | |
| 2. | Избыточные работы | ||||
| 2.1. | Результаты работы дублируют результаты других работ | «Требование не выполняется» | Например, многократный запрос одной и той же информации | информация из порядков , регламентов; кейсы | |
| 2.2. | Работа не имеет первичных результатов ( аналогично к требованиям к содержанию административного регламента) | «Требование не выполняется» | Первичный результат - результат, создание которого может быть основанием для введения работы. Первичный результат работы - результат, без которого невозможно получения первичных результатов процедуры | оценка «первичности» результата по результату опроса сотрудников РОИВ и СОНКО | |
| 2.3. | Отказ от исполнения работы не повлияет на результаты процедуры | «Требование не выполняется» | Оценивается с учетом информации из опросов СОНКО и МСП, сотрудников ОИВ | ||
| 3. | Избыточные процедуры | ||||
| 3.1. | Процедура не имеет первичных результатов ( аналогично требованиям к административным регламентам услуги) | «Требование не выполняется» | Первичный результат - результат, создание которого может быть основанием для введения процедуры. Первичный результат процедуры - результат, без которого невозможно получения первичных результатов процесса | Информация из опросов, описания практики (кейсов) | |
| 3.2. | Отказ от исполнения процедуры не повлияет на результаты процесса | «Требование не выполняется» | Оценивается группой разработчиков с учетом информации из опросов СОНКО и МСП, сотрудников ОИВ | ||
| 4. | Возможность переложения части издержек РОИВ на третьих лиц | ||||
| 4.1. | Результаты работ, выполняемых сотрудниками РОИВ, могут быть получены в результате деятельности третьих лиц | «Требование выполняется» | РОИВ может отказаться от выполнения действий, когда аналогичный результат может быть достигнут в результате действий, выполняемых другим субъектом | Оценивается с учетом информации от СОНКО и МСП, из опросов сотрудников РОИВ | |
| 5. | Возможность переложения на РОИВ части издержек третьих лиц | ||||
| 5.1. | Действия СОНКО и МСП (физических и юридических лиц, задействованных в исполнении госфункции) могут быть полностью или частично выполнены сотрудниками ОИВ | «Требование выполняется» | Например, сбор справок, необходимых для предоставления государственной услуги, может выполнять негосударственный поставщик, а может сотрудник РОИВ | Оценивается с учетом информации из опросов СОНКО и МСП | |
| 6. | Неверное планирование / организация рабочего процесса | ||||
| 6.1. | Простаивают ресурсы при взаимодействии с негосударственным поставщиком (исполнении государственной функции) | РОИВ привлекает различные ресурсы для выполнения процессов. Такие привлеченные ресурсы как рабочая сила, арендованные помещения оплачиваются исходя из того времени, которое они находятся в распоряжении РОИВ. При этом время непосредственного использования ресурсов в расчет не принимается. Простаивающие ресурсы с точки зрения издержек оказываются эквивалентны работающим. Поэтому принципиально важно выявить факты простоя ресурсов и причины их слабого вовлечения в процесс. После чего - либо создать механизмы вовлечения свободных ресурсов в процесс, либо создать механизмы отказа от незанятых в процессе ресурсов. | |||
| 6.2. | Длительность ожидания задания сотрудником | Предельное значение зависит от конкретной работы | Сотрудник не выполняет работ из-за ожидания получения входящих результатов | Информация из опроса сотрудников | |
| 6.3. | Имеются "узкие места" в процессе | «Требование выполняется» | "узкое место" - работа, по которой существует "очередь" входящих заданий, притом что по работам - получателям ее результатов наблюдается простой ресурсов | Информация из опроса сотрудников, опроса СОНКО и МСП | |
| 7. | Затягивание сроков выполнения процедуры | ||||
| 7.1. | Задержка между возникновением юридического факта и фактическим началом выполнения работ | Предельное значение зависит от конкретной работы | Затягивание выполнения работы в связи с потерями времени, выраженными в задержке между возникновением юридического факта (поступило заявление, поступил отчет), и фактическим началом выполнения работ (оценка отчета и передача информации для оплаты произведенных работ). Данная ситуация возможна при высокой загруженности исполнителя, когда полученные задания долго ожидают очереди на выполнение | Информация из опроса сотрудников; СОНКО и МСП | |
| 7.2. | Задержка между завершением выполнения работ и передачей результата получателю ("пролеживание" результатов работ у исполнителя) | Предельное значение зависит от конкретной работы | Затягивание выполнения работы в связи с потерями времени, выраженными в задержке между завершением выполнения работ и передачей результата получателю (реакция на отчет готова, а негосударственный поставщик об этом не уведомлен) | Информация из опроса сотрудников, СОНКО и МСП | |
| 7.3. | Разница в сроках между моментом передачи результата исполнителем и моментом получения результата получателем (долгий путь движения результата от исполнителя к получателю) | Предельное значение зависит от конкретной работы | Затягивание выполнения процесса в связи с потерями времени, выраженными в разнице между моментом передачи результата исполнителем и моментом получения результата получателем. Данный вид потерь времени может быть связан, например с неэффективно организованной системой документооборота, когда документы долго "пролеживают" в канцелярии, либо с использованием "медленных" средств передачи (например, пересылка документов обычной почтой). | Информация из опроса сотрудников, опроса физических и юридических лиц (СОНКО и МСП) | |
| 8. | несовершенство IT-решений | ||||
| 8.1. | Программный продукт дает свою трактовку законодательства | «требование не выполняется» | Зачастую, уровня регламентации, заложенного в нормативных актах, недостаточно для создания алгоритма жесткого работы информационной системы. Преследуя цели минимизировать возможности отклонений в сценарии работы сотрудников, разработчики программных продуктов часто дают свои толкования недоговоркам законодательства.[10] | Документация к ПО, информация из опроса сотрудников, опроса физических и юридических лиц | |
| 8.2. | Несовместимость форматов данных используемых программных продуктов | «Требование не выполняется» | Сотрудникам приходится дополнительно затрачивать время на перевод данных из одного формата в другой | Информация из опроса сотрудников, СОНКО и СП | |
| 8.3. | Выполнение работ "вручную" в обход автоматизированному алгоритму | «Требование не выполняется» | По причине неудобства или некорректности работы программного обеспечения сотрудникам приходится выполнять работы без использования информационной системы | Информация из опроса сотрудников, СОНКО и СП | |
| 9. | Слабая формализация процесса | ||||
| 9.1. | Использование недокументированной информации | «Требование не выполняется» | Использование устной информации, движение которой трудно отслеживать. В данной ситуации высок риск искажения информации, трудно управлять потоками информации, невозможно накапливать информацию | ||
| 9.2. | Для развилок выбора, существующих в процессе, нормативно закреплены закрытые списки возможных решений, а также критерии выбора решений | «Требование выполняется» | Непрозрачность процесса принятия решений для третьих лиц и трудность самостоятельного принятия решения сотрудником РОИВ при отсутствии алгоритма | ||
| 9.3. | По всем документам , включая отчеты, пояснительные записки, учетные регистры, запрашиваемым с юридических и физических лиц в процессе исполнения госфункции разработаны формы документов | «Требование выполняется» | Отсутствие форм документов создает издержки как для заявителей, так и для РОИВ | Из опросов СОНКО и МСП, анализа документов | |
| 9.4. | При возникновении очереди заданий на выполнение работы, соблюдается порядок поступления заданий | «Требование выполняется» | Нарушение очередности выполнения заданий (рассмотрения входящих документов) создает неравноправные условия для заявителей, некоторые из которых могут быть обслужены вне очереди | Информация из опроса сотрудников, опроса физических и юридических лиц – СОНКО и МСП | |
| 10. | Обеспечены ли потребности негосударственных поставщиков во взаимодействии с уполномоченными органами (аналогично Рекомендациям по формированию стандарта комфортности предоставления государственных /муниципальных услуг) | ||||
| 10.1. | Пешеходная доступность от остановок общественного транспорта | 10-минутная доступность от остановок общественного транспорта для городских территорий и 20-минутная доступность для межселенных территорий | |||
| 10.2. | Наличие указателей по дороге от близлежащих остановок общественного транспорта до здания (строения) территориального подразделения | «требование выполняется» | Условие проверяется методом наблюдения | ||
| 10.3. | Этажи здания, на которых размещены помещения для работы с гражданами | Не выше 1-го этажа | Условие проверяется методом наблюдения | ||
| 10.4. | Вход в здание оборудован лестницей с поручнями | «Требование выполняется» | Условие проверяется методом наблюдения | ||
| 10.5. | Вход в здание оборудован пандусами для беспрепятственного передвижения инвалидных колясок | «Требование выполняется» | Условие проверяется методом наблюдения | ||
[1] Административные барьеры также можно определять как формальные обязательные правила ведения хозяйственной деятельности на рынках товаров и услуг, устанавливаемые органами государственной власти и местного самоуправления, частные издержки от введения которых для хозяйствующего субъекта, подпадающего под них, превышают его частные выгоды с учетом эффекта дохода (Административные барьеры в экономике:
институциональный анализ. // Под ред. А.А. Аузана, П.В. Крючковой. М.:ИИФ «СПРОС» КонфОП, 2002. с. 22.)
[2] Под неформальными платежами в данном случае будут подразумеваться не столько упоминаемые
и невозможные к корректной верификации «взятки», различного рода подарки, «откаты» и т.п., сколько платежи, которые не могут быть отнесены к себестоимости, целевой характер которых будет трудно доказать контролирующим органом и т.п.
[3] Отсутствие закрытого перечня требований к услуге; отсутствие доступной инфраструктуры (лаборатории, стенды, доступ к проведению супервизии специалистов и т.п.); непередача контроля рынку или саморегулированию – при их наличии; создание искусственных барьеров, бизнес и посредники, аффилированные с органами власти; дублирующие функции органов из-за дисбаланса в полномочиях и компетенциях по отраслям и уровням и др.
[4] Например, с целью привлечения на рынок социальных услуг некоммерческих организаций министерством социального развития Саратовской области в регионе создана рабочая группа по развитию рынка социальных услуг в Саратовской области.
[5] Стандарт деятельности органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации по обеспечению благоприятного инвестиционного климата в регионе // Агентство стратегических инициатив, ООО Деловая Россия. https://asi.ru/upload/medialibrary/91d/STD-v3-RUS_f.pdf. См. также: Региональный стандарт // АСИ https://asi.ru/investclimate/standard/
[6] Утверждены приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 26 марта 2014 г. № 159 «Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению процедуры оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и экспертизы нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации»
[7] Подход сформулирован в следующих работах: Вишневский В., Веткин А. Уклонение от уплаты налогов и нерациональный выбор налогоплательщика // Вопросы экономики. - 2004.- №2; Аузан А.,Крючкова П.
Административные барьеры в экономике: задачи деблокирования// Вопросы экономики. - 2001. - №5. - С. 73-88; Исаев Ф.Э. Методические подходы к оценке блокирующих эффектов административного регулирования предпринимательской деятельности//Управление экономическими системами: электронный научный журнал. - 2013.
[8] Имеется в виду Координационный совет по организации доступа СОНКО, осуществляющих деятельность в социальной сфере, к бюджетным средствам, выделяемым на предоставление социальных услуг населению, иной координационный орган по реализации комплекса мер и «дорожной карты» по поддержке доступа негосударственных организаций к предоставлению услуг в социальной сфере.
[9] Использовались разработки Консалтинговой компании «Про-грамма» о создании текстов административных регламентов услуг и функций
[10] Для обеспечения стройности конструкции процесса авторами по вносятся дополнительные требования, с одной стороны повышающие прозрачность конструкции процесса, но с другой стороны нарушающие права физических и юридических лиц, которым вменяется выполнение действий, не предусмотренных законом. Сотрудники РОИВ оказываются "заложниками" информационных систем, которые зачастую построены на пошаговом принципе работы - к следующему шагу перейти оказывается невозможно, пока не будут выполнены все требования алгоритма, в том числе требования к предоставляемой информации физическими и юридическими лицами