Вариант 1 – работа с распечаткой электронной адресной базы
Вы готовите к отправке поздравительное письмо к 23 февраля кандидата в депутаты Псковского областного собрания Матвеева Д.В. Вам надлежит заполнить почтовые реквизиты на конверте и строчку с именным обращением в «шапке» самого письма.
Вы работаете по распечатке адресной базы, в которой есть и адрес, и ФИО избирателя.
Придерживайтесь следующей последовательности в работе:
Положив перед собой листы адресной базы, начинаете отрабатывать адреса строго в той последовательности, в которой они приведены в базе.
По каждой позиции базы сначала пишете адрес на конверте, затем вписываете в «шапку» письма имя и отчество адресата, а затем, свернув письмо, вкладываете его в конверт.
Конверты пакуете в пачки по 50 штук, строго в той последовательности, в которой они были отработаны. Каждая пачка отработанных конвертов перетягивается резиновым жгутом. Сверху в нее вкладываете небольшой листок бумаги с указанием порядкового номера и номера участка (например, 1/92, 2/92 и т.д.). Готовые пачки заполненных конвертов по порядку укладываются в картонную коробку. Желательно, чтобы на каждый участок была отдельная коробка. Если в коробке оказались конверты с разных участков, надо переложить их между собой бумагой (можно газетной). Именно в таком систематизированном виде Вы сдаете работу в штаб.
Делается это для того, чтобы избежать почтовой сортировки конвертов и выиграть время.
Еще раз: при работе не допускайте пересортицы адресной базы и заполняемых Вами конвертов.
Теперь о том, как заполнять почтовые реквизиты на конверте и именную строчку в «шапке» письма.
По конверту
Письма по адресам будут разносить не почтальоны, а наши агитаторы, закрепленные за участками. Поэтому сокращаем до минимума адрес на конверте.
В позиции КУДА – город Великие Луки не пишем. Сразу указываем улицу, дом и квартиру.
В позиции КОМУ – пишем фамилию и инициалы. Например: Чубарову П.И. Если поздравление «семейное» (к примеру, отцу и двум сыновьям) – пишем: Чубаровым (мужчинам).
По «шапке», т.е. по именной строчке письма
Здесь надо вписать только окончание слова «УВАЖАЕМ …» и имя и отчество адресата. Вот так (полужирным курсивом помечен заполняемый текст):
УВАЖАЕМый Федор Иванович!
Если по данному адресу указано несколько мужчин с одной фамилией (например, сын и отец) пишется одно письмо. Шапка должна выглядеть так:
УВАЖАЕМые Федор Иванович и Дмитрий Федорович!
Заполнив реквизиты письма и конверта, сразу же вложите письмо в конверт и заклейте его.