1-й этап. Подготовка базы данных к работе.
Трудоемкость, временные и стоимостные затраты по подготовке базы зависят от характера имеющейся базы данных.
При наличии полной электронной базы округа весь адресный массив разбивается на избирательные участки, а внутри участков - по улицам и домам. Это избавит в дальнейшем от сортировки писем.
База в виде отрывных талонов (наказов) и на прочих бумажных носителях при наличии времени тоже подлежит сортировке. Ее массив – примерно 60 тысяч адресов. Если на данном этапе базу отсортировать не удается, сортировка переносится на 4-й технологический этап.
2-й этап. Подготовка текста и тиража письма. Без комментариев.
3-й этап. Заполнение адресных и именных реквизитов, упаковка писем.
Заполнение адресных и именных реквизитов производится в "шапке" обращения (адресного письма) и на конверте.
Способ заполнения – от руки. Расчетная скорость заполнения – 400 адресов в день на человека (при 10-часовом рабочем дне).
Расписка полной электронной базы (240 тыс. адресов) потребует привлечения при сроках:
а) 3 дня (240 000:3:400) – 200 чел.
б) 5 дней (240 000:5:400) – 120 чел.
Для расписки базы по отрывным талонам (примерно 60 тыс. адресов) людей потребуется примерно в четыре раза меньше. Расчетная скорость заполнения реквизитов – 350-370 адресов в день на человека ( при 10-часовом рабочем дне).
Примечание: Если нет людей, которых можно привлечь на полный рабочий день, приведенные нормативы пересчитываются.
Писари работают дома. Они должны быть снабжены ручками с запасными стержнями, картонными коробками и резиновыми жгутиками для упаковки писем в пачки.
Часто требуется автотранспорт для развозки конвертов и тиража агитационного письма писарям и сбора от них отработанного материала.
Необходимо изготовление формализованных бланков, отражающих выдачу адресной базы и конвертов писарям.
4-й этап. Сортировка писем
Сортировка 240 тыс. писем, отработанных по электронной базе, производится писарями при расписке базы. Отработка адресов ведется строго в той последовательности, в которой они приведены в базе. В этой же последовательности пакуются в пачки (примерно по 50 штук) отработанные конверты.
Для сортировки 60 тыс. писем, отработанных по наказам, потребуется 1 день, 4 человека и свободное помещение (зал) от 30 кв. м. Письма раскладываются сначала по улицам (в алфавитном порядке), потом по домам и квартирам и упаковываются в картонные коробки.