Поэтому, после завершения ввода данных в таблицу обязательно необходимо провести проверку орфографии.
Для проверки орфографии выделите один или несколько столбцов и выполните команду Главная ð Орфография.
5. ПОЛЯ ПОДСТАНОВОК И СПИСКИ ЗНАЧЕНИЙ
Достаточно часто в поля таблиц приходится вводить информацию, уже имеющуюся в других таблицах или ограниченный набор повторяющихся значений. Для этого используются поля со списком подстановок или списком значений.
5.1. Поля со списком подстановок или списком значений
Мастер подстановок Access позволяет создать поле, в котором выводится список значений одного из двух следующих типов:
· Список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или запроса.
· Список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.
Каждый из таких списков может быть представлен в виде «Списка» или «Поля со списком».
Если поле подстановок используется в таблице или в запросе в режиме таблицы, то оно всегда отображается в виде поля со списком, вне зависимости от сделанного выбора. После создания для поля таблицы списка подстановок или списка значений добавление этого поля в форму приведет к автоматическому переносу в форму описания этого поля.
Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы. Так, в таблице "Заказы", в поле "Код сотрудника" можно создать список кодов.
Список постоянных значений выглядит так же, как список подстановок, однако, содержит постоянный набор значений, которые вводятся при создании списка. Список постоянных значений используется для ввода в поля значений, принадлежащих к ограниченному набору, для которых не предполагается частое изменение. Поэтому, нет надобности сохранять образующие список значения в таблице. Например, удобно создать для заполнения поля "Обращение" список значений типа "Г-н.", "Г-жа. Выбираемое из списка значение заносится в запись без создания отношения со связанной таблицей. Если какое-либо значение из списка будет в дальнейшем изменено, это не отразится на ранее заполненных записях.
Создавать поля со списком подстановок или списком значений можно как в режиме конструктора таблицы, так и в режиме таблицы. Однако, если поле, которое будет использовано как поле внешнего ключа для поля подстановок, уже существует, необходимо открыть содержащую это поле таблицу в режиме конструктора и определить поле подстановок. Например, в таблице "Заказы"вам нужно создать новое поле «Сотрудник» перед полем «Дата Размещения». Это поле будет содержать коды сотрудников фирмы, оформивших заказы. Сведения о кодах сотрудников уже имеются в таблице «Сотрудники». Вам целесообразно превратить его в поле подстановок, в котором будут выводиться весь перечень кодов сотрудников.
5.2. Создание в режиме конструктора поля, заполняемого значениями из ссылочной таблицы
Откройте таблицу «Заказы» в режиме конструктора.
Для того чтобы вставить поле «Сотрудник» в таблицу выберите ячейку в строке поля, над которой требуется вставить описание нового поля (в нашем случае – это поле «ДатаРазмещения». и нажмите кнопку «Вставить строки» на панели инструментов. (Для добавление поля в конец таблицы выберите ячейку в первой пустой строке).
Введите в ячейку столбца "Имя поля" в новой строке «Сотрудники1».
Выберите ячейку в столбце "Тип данных", нажмите кнопку раскрытия списка и выберите "Мастер подстановок".
Выберите параметр, указывающий определение ссылочной таблицы или запроса и нажмите кнопку "Далее».
На втором шаге выберите таблицу из которой будет осуществляться подстановка – «Сотрудники» и нажмите кнопку «Далее».
На третьем шаге Мастера подстановок выберите поля значения которого будет использоваться для подстановок – «Код сотрудника» и нажмите кнопку «Далее».
На четвертом шаге согласитесь с предложенной шириной столбца выбранного поля или выберите новую. Нажмите кнопку «Далее».
На пятом, (последнем шаге Мастера подстановок) задайте подпись, которую будет содержать столбец подстановок – «Сотрудники1» и нажмите кнопку «Готово».
Создается поле подстановок, и задаются некоторые свойства поля на основании параметров, выбираемых пользователем в окнах диалога мастера.
Откройте таблицу «Заказы» в режиме таблицы поле «Сотрудники1» в соответствии с приведенной ниже таблицей. Вам надо будет только выбирать необходимые коды сотрудников из появляющегося списка.
Закройте таблицу.
Создайте связь между полем «Код сотрудника» таблицы «Сотрудники» и полем «Сотрудники1» таблицы «Заказы» типа «один-ко-многим», как это было описано в п. 2.2. первого задания. Если связи не получается, то проверьте, что бы оба поля были одинакового типа. При необходимости измените тип поля таблицы «Заказы».
Закройте окно «Схема данных».
5.3. Создание поля со списком постоянных значений в режиме конструктора таблицы
В таблицу «Сотрудники» вам требуется вводить в поле «Обращение» одно из четырех выражений:
· г-н
· г-жа
Чтобы каждый раз не печатать данный текст, создайте список постоянных значений.
Откройте таблицу «Рецепты» в режиме конструктора.
Выберите ячейку «Обращение» в столбце "Тип данных", нажмите кнопку раскрытия списка и выберите "Мастер подстановок".
Выберите параметр, «Будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку «Далее». Выполняйте инструкции, выводящиеся в окна диалога мастера подстановок.
6. СОРТИРОВКА, ПОИСК И ЗАМЕНА ДАННЫХ
Если вы хотите изменить порядок расположения записей в таблице, то можете использовать процедуры сортировки.
6.1. Сортировка данных по одному полю
Сортировка данных в таблице может быть выполнена в порядке возрастания или убывания значений поля.
Откройте таблицу «Товары». Записи в ней отсортированы в порядке возрастания значений ключевого поля «Код товара».
Щелкните в (или полностью выделите) столбец «Описание товара».
Для выполнения сортировки могут быть использованы кнопки Инструментальной панели - «Сортировать по возрастанию» и «Сортировать по убыванию».
Для сортировки записей таблицы щелкните по одной из кнопок сортировки (в зависимости от того в каком порядке вы хотите отсортировать данные).
6.2. Сортировка данных по нескольким полям
Иногда необходимо провести более сложную сортировку данных. Вы хотите, чтобы записи в таблице, содержащей данные о сотрудниках, были отсортированы по двум полям: «Город», а внутри группы городов с одинаковыми названиями должны быть расположены записи, относящиеся к сотрудникам, отсортированным по полю «Фамилия» (в порядке возрастания или убывания). Для этого:
· Расположите поле, которое вы хотите отсортировать первым (в нашем примере – поле «Город»), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле «Фамилия»).
· Нажмите кнопкой мыши на области маркировки поля «Фамилия» и переместите его справа от поля «Город» (п. 1.2. данного задания).
Выделите оба поля и нажмите одну из кнопок сортировки данных (п. 5.1. данного задания).
Access отсортировал поля так, что все города теперь расположены в алфавитном порядке. В каждой группе сотрудников с одинаковыми фамилиями их записи упорядочены по алфавиту.
Закройте таблицу.
7. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ
Если таблица достаточно велика, то даже, проведя сортировку записей, бывает трудно найти информацию о нужном объекте таблицы. В этом случае целесообразно провести фильтрацию данных, т.е. вывести на экран только те записи, которые отвечают заданным условиям.
Access предлагает три разновидности фильтров:
· Фильтр по выделенному.
· Обычный фильтр.
· Расширенный фильтр.
7.1. Фильтр по выделенному
Фильтр по выделенному – это наиболее простой тип фильтра. Критерием фильтрации служит одна или несколько выделенных ячеек или просто та ячейка, где находится курсор.
Откройте таблицу «Товары».
Установите курсор в ячейке (или выделите ее), значение которой должно определять условия фильтрации.
Выполните команду Главная ð Сортировка и фильтр ð Выделение или воспользуйтесь контекстным меню.
Если же вы хотите вывести на экран все записи за исключением тех, что отвечают заданному (по выделению) критерию выполните команду Главная ð Сортировка и фильтр ð Выделение ð Не содержит либо щелкните на кнопке «Применить фильтр». Данная кнопка в зависимости от ситуации может менять свое значение на «Применить фильтр» или «Удалить фильтр». Эта кнопка работает подобно переключателю.
Для отмены фильтрации (возврата к прежнему состоянию таблицы) выполните команду Главная ð Сортировка и фильтр ð Дополнительно ð Очистить все фильтры или щелкните на кнопке «Применить фильтр».
7.2. Обычный фильтр
Применение фильтра этого типа дает более широкие возможности фильтрации данных таблицы.
Откройте таблицу «Сотрудники». У вас возникла идея найти в ней сведения о начальниках отделов или представителях фирмы.
Выделите команду «Изменить фильтр» вкладка «Дополнительно».
В верхней части окна установки фильтра расположены все поля таблицы. В нижней части окна выведены два ярлычка «Найти» и «Или».
Установите указатель мыши (сделаете щелчок) в поле «Должность» таблицы. В этом окне появиться кнопка со стрелкой, при нажатии на которую откроется список всех возможных значений этого поля.
Из предложенного списка выберите поле «Начальник отдела».
Нажмите кнопку «Применить фильтр».
В результате выполненных действий, на экране появиться таблица, содержащая записи, содержащие сведения о начальниках отделов.
Щелкните на ярлычке «Или» в нижней части окна и выполните все необходимые операции по выборке из таблицы сведений о представителях фирмы.
Объединение по «Или» означает, что после фильтрации в таблице будут показаны совместно все записи, отобранные по критериям на каждой из вкладок. Результат представлен ниже. Таким образом вы можете добавлять критерии «Или» один за другим.
В строке критериев вы можете задавать дополнительные условия, такие как: операторы отношений, объединения (конкатенации), сравнения строковых объектов, логические операторы и функции. Более подробно на их использовании мы остановимся в разделе запросов Access.
Для того, чтобы организовать фильтрацию данных по критерию «И» достаточно выбирать критерии поиска в разных полях фильтра.
7.3. Расширенный фильтр
В некоторых случаях, оказывается, достаточно трудно организовать фильтрацию данных, используя вышеописанные типы фильтров и сложные критерии фильтрации. Расширенный фильтр позволяет это сделать значительно проще и при этом появляется возможность провести дополнительную сортировку данных по любому полю (или любому их сочетанию).
Расширенный фильтр запускается командой Главная ð Сортировка и фильтр ð Дополнительно ð Расширенный фильтр.
В открывшемся окне вы имеете возможность создать фильтр самостоятельно.
Это окно очень похоже на окно Запроса в режиме конструктора. Позднее, в разделе Запросы вы детально изучите создание запросов.
8. ПОИСК ДАННЫХ
Access, имеет в своем распоряжении очень простое, но эффективное средство, позволяющее быстро найти требуемую запись по значению одного из полей. Более того, кроме поиска требуемого значения вы можете внести необходимые изменения, воспользовавшись средством поиска и замены.
Вам необходимо найти все записи, касающиеся представителей фирмы. Для этого:
· Выделите поле «Должность» по значению которого вы хотите отыскать запись.
· Выполните команду Главная ð Найти, либо щелкнув по кнопке 
инструментальной панели.
Действие данной процедуры аналогично той, что вы изучали в Word и Excel.
В поле «Образец», открывшегося диалогового окна «Поиск и замена» введите значение «Представитель», которые Access должен найти.
10. ИТОГОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО РАЗДЕЛУ
1.Введите данные в созданные ранее таблицы.
· При вводе в таблицы данные используйте способы копирования и вставки информации. Например, если часть Ваших сотрудников живет в одном и том же городе, задайте это значение «по умолчанию».
· Для ввода номеров телефона, даты рождения и даты приема на работу введите в соответствующие поля «свойства» маски ввода информации.
· В строки «Сообщение об ошибке» введите текст, который будет выводится на экран при попытке не правильного ввода.
2. Создайте новую базу данных и импортируйте в нее таблицы «Сотрудники» и «Клиенты» вашей базы данных, дав им названия «Сотрудники1» и «Клиенты1»