8-й отдел - произвести проверку счетов и цен, по которым осуществляются приобретения.
9-й отдел - провести учет имущества компании и инвентаризацию, установить нормы износа, назначить за каждый объект ответственных сотрудников.
9-й отдел - при необходимости упорядочить складской учет и учет использования материалов, добиться полного соответствия данных учета настоящему положению дел.
9-й отдел - добиться формирования еженедельных отчетов по себестоимости производимых продуктов.
8-й отдел - требовать предоставление всех необходимых руководителям данных для проведения еженедельного распределения средств.
Глава 15
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ (4)
Обычно это отделение не бывает самым слабым звеном в потоке производства, но тем не менее, в этой области есть сложности с планированием производственных процессов, в основе которых лежит непонимание взаимосвязи между различными функциями, связанными с производством.
Для разработки оргсхемы четвертого отделения необходимо в первую очередь понять, какой именно продукт производит компания и каковы подпродукты. Какой бы не производился продукт, его составляющими являются:
планирование, предсказание деятельности;
обеспечение производства всем необходимым;
непосредственно производство.
Например, для того, чтобы типография могла производить свой продукт, отдел Планирования и обеспечения должен:
составить планы и техническую документацию на каждый заказ, сформировать общий план производства и задания на каждую смену;
закупить все, что необходимо для выполнения этих планов;
поддерживать работоспособность оборудования;
обеспечить бесперебойное снабжение электроэнергией.
Если любой из этих подпродуктов отсутствует, страдает все производство, так как каждый из них необходим, а все они связаны в единый технологический процесс. Например, если нет хорошего плана производства, который учитывает точное время, когда будет производиться обслуживание оборудования и сроков поставки нужных для этого материалов, производство не сможет выполнить план. Сбои в снабжении сделают невозможным провести регламентное обслуживание оборудования и т.д. Подпродукты - это взаимосвязанная цепочка, их согласованное производство приводит к производству продуктов отдела.
ЦКП отделов также являются подпродуктами по отношению к продукту всего отделения. Например в типографии:
Отдел Планирования и обеспечения подготавливает все, что необходимо для согласованной деятельности последующих отделов;
Отдел Допечатной подготовки разрабатывает макеты и производит все согласования с заказчиком по каждому отдельному заказу;
Производственный отдел - непосредственно изготавливает продукцию.
Если отдел Допечатной подготовки не производит свой продукт, например, и не разработает вовремя макет или пропустит на выход форму с ошибками, производственники не смогут выполнить план.
Конечно, в дистрибьюторской компании, розничном магазине и любом другом бизнесе, в зависимости от технологии производства продукта, функции и соответственно отделы и секции совершенно другие, но они будут также придерживаться этих принципов.
Функции Технического отделения торгового предприятия совсем иные:
обслуживание оборудования и помещений;
работа с поставщиками товара;
доставка товара на склад компании;
складское хранение;
комплектация и доставка товара;
гарантийное обслуживание.
Если компания предоставляет клиентам несколько разных ЦКП, например, производит смазочные материалы и одновременно занимается дистрибуцией масляных фильтров, которые поставляет тем же клиентам, то на оргсхеме может быть два Технических отделения. Можно сказать, что в таком случае поток производства выходит из отделения Финансов и делится на два, каждый из которых идет через соответствующее Техническое отделение, и которые затем соединяются в отделении Квалификации. В этом случае отделения нумеруют как 4А и 4Б и это означает, что они выполняют свои функции не последовательно в потоке, а параллельно.
Ниже приведен более подробный пример состава функций Технического отделения для полиграфического предприятия, а в приложении вы сможете найти примеры полных оргсхем для разных компаний.
Техническое отделение полиграфического предприятия
Занимается выпуском цветной полиграфической продукции: плакаты, листовки, буклеты, брошюры56, журналы и подобная продукция. В данном примере рассмотрена типография, которая изготавливает печатные формы и некоторые виды послепечатных работ у субподрядчиков.
ЦКП Технического отделения: изготовленная в срок качественная полиграфическая продукция.
ОТДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ (10)
В отличии от большинства отделений, в Технических отделениях компаний разных видов деятельности очень часто создают отдельные секции, занимающиеся планированием. Это связано с тем, что планирование производственных процессов обычно требует особых навыков и специального программного обеспечения, которое позволяет учесть производительность оборудования, квалификацию производственного персонала.
Секция планирования - составляет планы по производству, обеспечению и обслуживанию оборудования с учетом имеющихся ресурсов таким образом, чтобы дать максимальную загрузку персоналу и оборудованию. Диспетчер производства отслеживает ход выполнения каждого заказа и информирует об этом компанию.
ЦКП: планы производства заказов, обеспечивающие максимальную загрузку производства при соблюдении технологии.
Секция технологической документации - разрабатывает набор технологических карт и заданий на заказ, которыми руководствуются все производственные подразделения.
ЦКП: полная и точная технологическая документация для производства заказов.
Секция снабжения - осуществляет закупки бумаги и других материалов для производства, следит, чтобы необходимые материалы согласно плану были доступны на складе материалов до начала работ.
ЦКП: своевременно и в полном объеме приобретенные по оптимальной цене материалы и товары для производства, оприходованные и переданные на склад.
Секция обслуживания оборудования - производит наладку всех станков, профилактическое обслуживание и ремонтные работы, осуществляя это точно по плану, чтобы не препятствовать производству.
ЦКП: бесперебойно работающее благодаря хорошему обслуживанию оборудование, позволяющее производить продукцию высокого качества.
Секция газо- и электрообеспечения - обеспечивает бесперебойное снабжение оборудования и помещений газом и электричеством, при необходимости подключает автономные генераторы.
ЦКП: бесперебойное обеспечение газом и электроэнергией оборудования и цехов производства.
ЦКП отдела: эффективные планы производства, обеспеченные всем необходимым и бесперебойно работающим оборудованием.
ОТДЕЛ ДОПЕЧАТНОЙ ПОДЕОТОВКИ (11)
Секция дизайна - в соответствии с требованиями заказчика разрабатывает дизайн продукции, получает одобрение заказчика. Здесь создают макеты плакатов, листовок и брошюр.
ЦКП: качественный дизайн продукции, утвержденный заказчиком.
Секция приема и доработки файлов - получает у заказчика файлы макетов печатной продукции, проверяет их для обнаружения и исправления технических ошибок, дорабатывает эти файлы и согласовывает изменения с заказчиком.
ЦКП: своевременно принятые, проверенные и доработанные файлы, которые можно использовать для производства.
Секция подготовки спусков полос57 - на основе готовых электронных макетов делает макеты спусков и передает субподрядчикам для изготовления печатных форм58 .
ЦКП: переданные для производства форм спуски.
Секция пруфов59 и цветопроб60 - делает распечатки пруфов и цветопроб, получает письменное одобрение заказчика, передает утвержденные распечатки и цветопробы на производство.
ЦКП: распечатанные и утвержденные клиентом пруфы и цветопробы, переданные на производство.
ЦКП отдела: подготовленные для изготовления форм файлы и подписанные клиентом пруфы.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ (12)
Цех печати - непосредственно производит печать по готовым формам, здесь находятся посты всего персонала цеха: мастеров смен, печатников, помощников, резчиков, сортировщиков и разнорабочих.
ЦКП: качественная продукция, отпечатанная согласно плану.
Цех постпечататных работ - выполняет все постпечатные работы: фальцовку, брошюровку и прочие. Здесь находятся посты всего персонала цеха: мастеров, операторов, рабочих.
ЦКП: качественная продукция, прошедшая постпечатные работы по плану.
Секция субподрядных работ - размещает заказы на необходимые работы у субподрядчиков, контролирует качество и сроки выполнения работ, обеспечивает своевременную доставку продукции с производства к субподрядчикам и обратно.
ЦКП: качественно и вовремя выполненные субподрядные работы.
ЦКП отдела: качественная полиграфическая продукция, изготовленная по плану.
Признаки того, что отделение не производит свои продукты
Для торгового предприятия:
Дефицит товаров на складе.
Большие или непредсказуемые расходы на логистику.
Большой процент потерь товара.
Большое время на комплектацию и отгрузку заказов.
Ошибки в комплектации заказов.
Срывы сроков выполнения заказов.
Для производственного предприятия:
Нет планов производства или планы не выполняются.
Себестоимость больше запланированной.
Большие финансовые потери из-за брака.
Производство срывает выполнение планов из-за отсутствия всех материалов или работающего оборудования.
Некачественная продукция или нестабильность качества производимого продукта.
Первоочередные действия по развитию отделения:
10-й отдел - описать технологию производства продукта, из каких действий оно состоит, нормы времени и необходимое обеспечение на выполнение каждой операции.
10-й отдел - наладить планирование деятельности отделения, чтобы был в наличии актуальный план, на основе которого формируются планы на неделю и на день для всех подразделений.
10-й отдел - добиться получения данных и формирования ежедневных и еженедельных отчетов руководителям по выполнению плана.
10-й отдел - организовать регулярную координацию планов по предоставлению продукта с другими отделениями, как минимум с отделением Распространения.
Глава 16
ОТДЕЛЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ (5)
У этого отделение особая роль: оно отвечает за повышение качества предоставления продукта компании. От того, какой результат мы получили, зависит не только степень удовлетворенности отдельного клиента, на кону все развитие компании, так как не имея достойных результатов, невозможно создать хороший имидж и заявить о себе. Нет смысла повышать объем производства, если в итоге, недовольных клиентов все больше и больше.
Это отделение состоит из трех отделов:
13 - Отдел Качества;
14 - Отдел Обучения персонала;